Sådan opretter du en forklaring til et regneark

Data er blevet afgørende for stort set alt, hvad virksomheder gør i dag. Men rækker af tekst og tal kan ikke få din pointe igennem. Cirkeldiagrammer og søjlediagrammer er den perfekte måde at illustrere de oplysninger, du indsamler, og det er nemt nok at oprette dem i Excel. Når du laver en graf, skal du bruge en forklaring til den. Forklaringen lader normalt læseren vide præcis, hvad de forskellige farver i diagrammet betyder. Farverne kan repræsentere forskellige år, aldersgrupper, køn eller et hvilket som helst andet segment af data. Det er nemt at oprette en forklaring i Excel, når først du har diagrammet på plads.

Før du kan oprette en diagramforklaring, hjælper det at kende forskellen mellem en forklaring og en forklaringsnøgle – to funktioner i Microsoft Excel. Uanset om det er et diagram eller en grafforklaring, er forklaringen elementet til venstre, højre, øverst eller nederst, der forklarer dataene i diagrammet. Så hvis du for eksempel viser forskellen mellem 2017 og 2018 resultater, vil det være din legende. Forklaringsnøglen refererer til hvert element i diagrammet. Hvis du sammenligner iPhone-brugere i din kundebase med Android-brugere, kan iPhone-brugere være farvet blå og Android-brugere røde. Blå og rød er forklaringsnøglerne i dette tilfælde, fordi de er elementer i forklaringen.

For at oprette en forklaring i Excel, start med at klikke på diagrammet eller grafen. Du vil se et plustegn til højre. Klik på dette, og en menu med diagramelementer dukker op. Marker afkrydsningsfeltet ud for "Legend". En diagram- eller grafforklaring vises straks. I nogle tilfælde er det alt, du skal gøre, men nogle gange skal du opdatere de ord, der er tildelt forklaringen.

For at omdøbe indgange i en forklaring i Excel skal du klikke på diagrammet, vælge "Diagramfiltre" og klikke på "Vælg data". Vælge den post, der skal ændres, og vælg "Rediger". Du kan derefter indtaste et nyt navn for den del af diagrammet legende. Du kan flytte forklaringen rundt ved at vælge diagrammet, klikke på fanen "Design", vælge "Tilføj diagramelement og forklaring" og derefter vælge en ny position til forklaringen. Hvis du har brug for at fjerne forklaringen, efter du har oprettet den, skal du vælge "Ingen" i afsnittet "Tilføj diagramelement" på fanen "Design".