Sådan komprimeres filer, før du sender dem via e-mail

Når du overfører store filer i en e-mail, risikerer du at overskride størrelsesgrænsen for vedhæftede filer, hvilket får afsendelsen til at mislykkes. Komprimering af filer reducerer deres størrelse, hvilket gør det nemmere at sende dem uden at nå disse grænser. Nogle af de bedste kandidater til komprimering er store multimediefiler som videoer, fotos og lydfiler, da disse har tendens til at overskride størrelsesgrænserne alene - især videoer.

Flere komprimeringsformater er almindeligt anvendte, og valg af det rigtige afhænger af et par forskellige faktorer. ZIP-komprimering er den mest almindeligt understøttede og er mere universel end andre, men den tilbyder mindre komprimering end formater som RAR og 7Z. Disse formater kræver dog specialiserede programmer til at dekomprimere filerne. De formater, som din fils modtager kan dekomprimere, spiller en stor rolle i din beslutning. I de fleste tilfælde gør dette ZIP til det bedste valg, da ZIP-komprimering er integreret med Windows, hvilket eliminerer behovet for yderligere plug-ins eller downloads.

Den nøjagtige proces med filkomprimering varierer afhængigt af det program, du bruger. For at bruge Windows' indbyggede ZIP-komprimering i Windows 7 skal du højreklikke på filen eller mappen, holde musen over "Send til" og derefter vælge "Komprimeret (zippet) mappe" fra den resulterende rullemenu. For Windows 8 skal du vælge filen og klikke på "Del" efterfulgt af "Zip". I andre programmer opretter du normalt arkivet, tilføjer filer til det og instruerer derefter programmet i at komprimere. Se dokumentationen til dit arkiveringsprogram for specifikke anvisninger.

Hvor lille du skal have, den komprimerede fil skal være, afhænger af den e-mail-tjeneste, du bruger til at sende den. Grænserne varierer fra udbyder til udbyder, så du bliver nødt til at kontakte din specifikke udbyder for at få nøjagtige detaljer. Populære muligheder som Gmail og Yahoo begrænser dig til 25 MB pr. e-mail, mens Outlook.com begrænser dig til 10 MB pr. e-mail. E-mail-klienter ligner ofte hinanden, hvor Microsoft Outlook begrænser dig til 20 MB pr. vedhæftet fil, Windows Live-mail begrænser dig til 10 GB pr. e-mail og ikke mere end 50 MB pr. fil, og Mozilla Thunderbird tilbyder ubegrænset størrelse.

Cloud storage tilbyder et solidt alternativ, hvis din fil stadig overskrider din størrelsesgrænse, uanset hvor meget du komprimerer den. Ved at gemme den komprimerede fil på en skyserver som OneDrive, Google Drive eller Dropbox og sende et downloadlink til modtager, sparer du den tid, det ville tage at vedhæfte filen og sende store filer - selv dem, der strækker sig til multi-gigabyte territorium. Dette er også en mere bekvem måde at dele filen med flere personer, da den kun skal uploades én gang. Dine modtagere kan derefter downloade filen, når det passer dem.