E-mail er blevet en vigtig form for virksomhedskommunikation. Selvom personlig e-mail er uformel, kræver e-mail for erhvervslivet professionalisme og høflighed. De grundlæggende dele af et papirforretningsbrev gælder også for internetkorrespondance.
Emne
Gør emnelinjen kort og præcis. Undgå at bruge betegnelser, der kan udløse modtagerens spamfilter, såsom "Re", en traditionel kontormemo-forkortelse for "Regarding" eller "Fwd", som betyder en videresendt e-mail-meddelelse. Udfyld altid emnelinjen; Hvis du forlader den tom, kan det også sende din besked ind i spam-mappen.
Dagens video
Hilsen
Brug en professionel hilsen til forretnings-e-mail-beskeder. "Dear Mr. Foster" skaber et meget bedre indtryk end "Hey, Bob" og afspejler dit image som forretningsmand. Efterlad en tom linje efter hilsenen, og begynd derefter e-mailens brødtekst. Dette mønster gør hele beskeden lettere at læse for modtageren.
Legeme
Følg standardretningslinjerne for forretningsbreve for din e-mails brødtekst. Brug et høfligt sprog til at fremsætte en anmodning eller forklare en pointe. Hvis du ikke er sikker på, at modtageren vil huske dig, eller hvis du tager kontakt for første gang, så præsentere dig selv i første linje. "Tak, fordi du talte med mig i torsdags angående Johnson-kontrakten" vil rykke modtagerens hukommelse, før du kommer ind på detaljerne i den aktuelle forretning.
Underskrift
Tilføj en tom linje efter brødteksten i e-mailen igen for at gøre beskeden lettere for øjnene, og afslut derefter beskeden med et høflig sign-off, såsom "Med venlig hilsen", "Med venlig hilsen" eller endda "Tak". Efter dit navn skal du tilføje din e-mailadresse, telefon nummer. din titel med virksomheden og endda kontorets adresse, hvis det ønskes. Dette giver modtageren alle dine kontaktoplysninger på ét sted.
Læs to gange, send én gang
Før du trykker på "Send", genlæs e-mailen for at søge efter problemer: Er modtagerens e-mailadresse korrekt i "Til" feltet, er der en passende linje i feltet "Emne" og er meddelelsen fri for stavning, kontekst eller grammatisk fejl. Dobbelttjek også din signatur og kontaktoplysninger.
Forbliv professionel
Brug kun sort tekst på hvid baggrund. Vælg en forretningsmæssig skrifttype, såsom Times New Roman eller Courier. Brug ikke farvede, kurvede skrifttyper, grafiktunge baggrunde, humørikoner eller internetslang, såsom "LOL" (Laughing Out Loud). Undgå at skrive en besked med store bogstaver, som anses for at råbe i tekstform. Hvis du sender en virksomheds-e-mail til et stort antal modtagere, skal du bruge indstillingen Blind Carbon Copy (BCC). På den måde er hver enkelt læsers e-mailadresse beskyttet og mindre tilbøjelige til at ende på nogens spamliste.
