Hvorfor bruge Microsoft Excel

Microsoft Excel er regnearkssoftware, der bruges til at beregne økonomiske, statistiske og tekniske beregninger information, og bruges en lang række steder, fra individuelle husstande til Fortune 500 virksomheder. Komponenterne i Excel er celler, regneark og projektmapper. Arbejdsbøger indeholder regneark, og regneark indeholder celler. Derfor er tusindvis af celler i et regneark, og to eller flere regneark udgør en projektmappe. De funktioner, Excel tilbyder, gør det muligt for brugeren at spare tid ved beregning af formler, oprettelse af diagrammer og grafer samt deling og sikring af information.

Microsoft Excel er praktisk, når du udfører beregninger. Softwaren indeholder indbyggede formler til grundlæggende matematik, statistik og endda tekniske funktioner. Beregninger, der kan kræve flere iterationer for at nå frem til et svar, kræver kun indtastning af nogle få grundlæggende formelkomponenter til Excel for at beregne det endelige svar. Derudover reduceres den tid, der er nødvendig for at få svaret, kraftigt ved at bruge Microsoft Excel.

Microsot Excel kan også bruges til at lave diagrammer og grafer. De data, der indtastes i et regneark, kan føre til de mange typer grafer, der er tilgængelige i Excel. Microsoft Excel har mulighed for at oprette cirkeldiagrammer, søjlediagrammer, 3D-grafer og endda punktdiagrammer. At skabe disse typer diagrammer på papir ville være meget tidskrævende, hvis ikke umuligt for nogle typer grafer. Excel indeholder også guider (trin-for-trin instruktioner) til at guide brugeren i at skabe den type graf, han har brug for.

Flere regneark kan linkes til hinanden ved hjælp af Excel. For eksempel, hvis salgsafdelingsdata er i et regneark, og marketingdata er i et andet, kan de to regneark sammenkædes uden at indtaste oplysningerne igen. Forbind oplysningerne ved at beregne cellerne i et regneark med cellerne i et andet. Det endelige resultat vil være kombinationen af ​​salgsdata og marketingdata. Vær opmærksom på, at hvis oplysningerne i ét regneark ændres, vil det endelige resultat også ændre sig.

Excel har en anden funktion, der giver brugeren mulighed for at formatere celler. Celleformateringsfunktionen er især praktisk til at forstå ydeevnen. I Excel kan cellerne formateres til at vise en bestemt måde, hvis der er et bestemt resultat. For eksempel, hvis det økonomiske mål er at være 10 procent under budgettet, men det aktuelle resultat er 1 procent over budgettet, så kan cellen formateres til at blive vist med rødt. På den anden side, hvis resultatet er 12 procent under budget, kan det formateres til at blive vist med grønt.

Excel kan også beskytte oplysninger. Der er en cellelåsefunktion i Excel, der forhindrer andre brugere i at ændre oplysningerne i cellen. Derudover kan hele regnearket eller projektmappen være adgangskodebeskyttet. Hvis der er dele af projektmappen, der ikke skal ses, skal du placere en adgangskode på disse dele af projektmappen eller hele projektmappen.

Microsoft Excel kan også integreres med anden software. Excel-data kan importeres til Microsoft Access, og Access-data kan eksporteres til Excel. Microsoft Word og PowerPoint bruger Excel til at oprette tabeller i deres dokumenter. Hvis en tabel, et diagram eller en graf oprettes i Excel, kan den kopieres og indsættes i Microsoft Word og PowerPoint.