RFID-systemer ligner stregkodescanning.
Funktionerne i et RFID-mærkesystem omfatter intern kontrol af anlægsaktiver, intern kontrol af udgiftsførte aktiver og tyveriforebyggelse. RFID-systemet involverer et tag og en læser. Når den scannes, opfanger antennen i mærket radiobølgen og sender et svar tilbage til læseren.
Fysiske varebeholdninger
En nøglekomponent i intern kontrol af anlægsaktiver er den fysiske beholdning, hvor en revisor lokaliserer og registrerer alle aktiverede aktiver. RFID-systemets funktion er at gøre den fysiske opgørelse lettere. Et RFID-tag skal være fysisk knyttet til aktivet på anskaffelsestidspunktet og registreret i ejendomsregistret. Tagnummeret bliver derefter den primære identifikator for aktivet, fordi det er knyttet til alle oplysninger i posten vedrørende det pågældende aktiv. Forudnummererede tags kan også give numerisk kontrol.
Dagens video
Under en fysisk opgørelse/revision scanner revisoren RFID-tagget på hvert aktiv. Dette udløser en transmission, der "afmærker" aktiverne i ejendomsregistreringsdatabasen. Revisor kan derefter udskrive listen over aktiver og se, hvilke der ikke var lokaliseret.
Intern kontrol af udgiftsførte aktiver
Virksomheder kan også vælge at bruge RFID-tags på mindre aktiver, da et godt ejendomskontrolsystem inkluderer alle virksomhedsaktiver, især dem, der kan blive stjålet eller mistet. Virksomheden bør bruge et separat system eller fil for udgiftsførte poster, da det er den aktiverede aktiver, der genererer periodiske afskrivningsudgifter og skal afstemmes med det økonomiske udsagn. Intern kontrol bør ikke være betinget af prisen på en vare eller kapitaliseringspolitikker.
Forebyggelse af tyveri
Virksomheder med en stor mængde tyveri eller i en branche med højt klassificerede oplysninger kan vælge at installere RFID-scannere ved døren. Scanneren ville advare receptionisten eller sikkerhedsvagten, hvis en medarbejder forsøgte at forlade med en mærket genstand.
RFID vs. Stregkodemærkning
Den primære ulempe ved stregkodemærkning er, at mærkerne kan blive snavsede og blive svære at læse. RFID-tagget bekæmper denne ulempe, fordi læseren kun skal være inden for et par fod fra tagget; det kræver ikke direkte synsfelt for at læse. Det skærer også ned på den tid, der kræves til at fuldføre en fysisk opgørelse, på grund af hvordan det fungerer.
Den primære ulempe ved RFID-tags er omkostningerne; de er meget dyrere, blandt andet fordi det kræver systemintegration og en integrator. Den sparede tid (inklusive timeløn til lageranalytikeren) kan dog opveje startomkostningerne.
