Sådan undskylder du en glemt e-mail

Det er svært at undgå at gå glip af den lejlighedsvise e-mail. Indbakker er fyldt med daglige nyhedsbreve, forretnings-e-mails og personlige e-mails, og man vil uundgåeligt glide igennem. Selvom der ikke er nogen dårlige hensigter, kræver det en grundlæggende strategi at forklare, hvorfor e-mailen blev savnet, og at undskylde. De fleste modtagere er tilgivende, når de ser en "Beklager det sene svar", da alle er tilbøjelige til at gå glip af en e-mail lejlighedsvis.

Konteksten og indsatsen er afgørende for dit svar og vil i sidste ende forme svaret. Hvis du går glip af en afslappet e-mail eller en rutinemæssig meddelelse på arbejdet, er en simpel undskyldning tilstrækkelig. Hvis du går glip af en vigtig e-mail, er konsekvenserne dog vedhæftet. Dit svar bør have en undskyldende og seriøs tone. At gå glip af en e-mail fra en potentiel kunde kan koste dig og din arbejdsgiver indtægter, og manglende en e-mail med instruktioner eller opgaver, der er kritiske for dit job, kan have alvorlige negative konsekvenser. I dette tilfælde ændres dit svar fra "Beklager det sene svar" til noget mere i stil med "Hastende undskyldning for at gå glip af din e-mail".

Langvarige undskyldninger er mudrede og afspejler desperation snarere end en simpel fejltagelse. For e-mails, der ikke er af kritisk betydning, skal du holde dig til en grundlæggende undskyldning og lade e-mail-afsenderen vide, at du gik glip af e-mailen i din indbakke, og du vil gense samtalen. Genoplivning af samtalen på denne måde giver personen en grund til at svare og vende tilbage til din normale udveksling.

Korte e-mails er mere læsbare, og det er mere sandsynligt, at modtageren læser dit svar. Begræns det til et afsnit, hvis det er muligt, og afslut undskyldningen med et spørgsmål eller opfordring til handling. Bed om et møde eller telefonopkald for at gøre diskussionen mere personlig. Når du går glip af en vigtig e-mail, så bed helt sikkert om et personligt møde eller telefonopkald. Muligheden for at forbinde personligt gør din undskyldning mere ægte og kan genoprette forholdet eller afhjælpe problemet.

Hvis du kæmper for at skrive en effektiv undskyldnings-e-mail, så brug en, der er bevist og allerede skrevet. Skabeloner er nemme at finde gennem en grundlæggende internetsøgning. Vær dog forsigtig med at kopiere og indsætte fuldstændigt. Ideelt set bør du tilpasse og personliggøre skabelonen for at sikre, at teksten er ægte og læses korrekt til din situation. Skabeloner bruges bedst som en guide til din undskyldnings-e-mail, ikke en erstatning.