Excel kan skære ned på fejl ved at automatisere beregninger.
Billedkredit: rgbdigital/iStock/Getty Images
Excel har et ry for brug i regnskabsafdelinger, og selvom dets matematiske funktioner er afgørende for bogføring, programmets regneark og diagrammer hjælper med alt fra at bygge en indkøbsliste til at analysere videnskabelige optegnelser. At flytte fra Word til Excel til daglige opgaver kan virke skræmmende i starten, men når du først har vænnet dig til at arbejde i et regneark, gør Excel organisering og beregning meget enklere.
Lav en liste til hjemmet eller arbejdet
En af Excels enkleste men mest grundlæggende evner er organisere data. Excel kan ikke konkurrere med Microsoft Access til opbygning af komplekse databaser, men til daglig organisation har Excel masser af funktioner og er langt nemmere at bruge. For at lave en liste skal du bare skrive i hvilke celler du har brug for -- uanset om du har brug for en grundlæggende to-søjlet indkøbsliste eller en inventar eller en katalog over hele dit bibliotek
, hjælper Excel med at holde dine data på plads og giver sortering og søgning.Dagens video
For et mere avanceret layout uden ekstra arbejde, start med en skabelon ved at søge på siden "Ny" i menuen Filer i Excel 2010 eller 2013. Microsoft tilbyder adskillige gratis skabeloner til at bygge lister, lige fra sportslister til fakturaer til telefonbøger.
Tegn dine data i et diagram
Indtast en række data i Excel, og programmet kan automatisk visualisere det som et diagram eller en graf. Når du har indtastet dine data, skal du vælge dem og vælge en af diagramformaterne på fanen Indsæt. Excel 2013 gør processen endnu nemmere med "Anbefalede diagrammer"-knap, der scanner dine data og viser de mest relevante diagrammer.
Korrekt udlægning af data til et diagram kræver lidt øvelse. For at bygge et cirkeldiagram skal du f.eks. bruge to kolonner: den første indeholder etiketter og den anden indeholder procenter. På samme måde bruger et linjediagram kun to kolonner: en til etiketter og en anden til punkter på Y-aksen. Hvis dine data inkluderer X- og Y-koordinater, skal du bruge et punktdiagram i stedet.
Automatiser bogføring med funktioner
Excels funktioner automatiserer matematiske formler, forenkler bogføring, regnskab og anden datasporing. En af de mest almindelige funktioner, SUM, føjer andre celler sammen og har en genvej med én knap: vælg en gruppe celler og tryk på "Alt-lig" for at udfylde summen. Nogle funktioner analyserer cellernes indhold og kan endda arbejde med tekst. For eksempel kontrollerer EXACT, om to celler har det samme indhold, og returnerer "TRUE" eller "FALSE".
For at indtaste en funktion, skriv et lighedstegn, funktionens navn og en åben parentes, og udfyld derefter dens variabler ved at klikke på andre celler for at henvise til deres indhold. For en guidet forklaring på brugen af en funktion skal du vælge den fra funktionsbiblioteket på fanen Formler.
Beregn med komplekse formler
For at få mest muligt ud af Excels funktioner, streng dem sammen i flerdelte formler at gennemføre komplekse beregninger. Næsten ethvert sæt funktioner kan arbejde sammen. Tilføj f.eks. en kolonne af celler og afrund den til nærmeste hundrede ved at kombinere SUM med RUND: =RUND(SUM(A1:A5); -2) runder summen af cellerne A1 til A5 til to pladser tilbage af decimalen, hvilket resulterer i en rund hundredeplads.
Formler kan også referere til andre formler. En brug er til hurtigt at spore fakturering og betalinger for din virksomhed. Sum en kundes fakturaer i én kolonne, sum betalinger i en anden kolonne, og brug derefter IF-funktionen til at udskrive et simpelt svar: =HVIS(B10>=A10,"BETALT","UBETALT") kontrollerer, om summen af betalinger i B10 svarer til eller overstiger summen af gebyrer i A10 og rapporterer enten "BETALT" eller "UBETALT" i almindelig tekst.
