Rozdíl mezi kontakty a adresářem v aplikaci Outlook

Zatímco většina lidí obeznámených s Microsoft Outlook jej může používat především k odesílání a přijímání e-mailů, Outlook je výkonná aplikace s mnoha užitečnými nástroji, včetně kalendáře, správy úkolů a psaní poznámek Vlastnosti. Dalším klíčovým prvkem aplikace Outlook je její schopnost pomoci vám uspořádat osobní údaje vašich kontaktů, ať už jde o kolegy nebo lidi mimo vaši společnost. To provedete pomocí nástrojů Kontakty a Adresář.

Funkce Kontakty aplikace Outlook i Globální adresář jsou hodně podobné elektronickému Rolodexu, kde máte přístup ke kontaktním informacím lidí, se kterými pravděpodobně pravidelně jednáte. Funkce Kontakty je však obvykle seznam externích kontaktů, zatímco Adresář obsahuje informace o lidech, kteří pracují ve vaší společnosti. Toto je běžné nastavení v obchodním světě, protože adresáře jsou uloženy na serveru Exchange a lze je sdílet s každým ve společnosti.

Funkce Kontakty je navržena tak, aby vám pomohla rychle získat přístup k informacím o lidech, se kterými jste již byli v kontaktu, ale nemusí nutně pracovat pro vaši společnost. Globální seznam adres je navržen tak, aby vás rychle spojil s kolegy nebo seznamy adres definovaných společností.

Zatímco nástroje Kontakty i Adresář obsahují kontaktní informace, uživatelé mohou upravovat pouze Kontakty, protože jsou uloženy ve vašem počítači. Můžete přidávat nové kontakty, upravovat informace o existujícím kontaktu a mazat kontakty. Naproti tomu Adresář může obvykle upravovat pouze správce systému. Pro domácí uživatele jsou oba seznamy editovatelné.

Adresář obvykle obsahuje seznam každého zaměstnance a oddělení v rámci společnosti, včetně e-mailové adresy, telefonní linky nebo telefonního čísla, titulu a umístění. Kliknutím na jednotlivou položku získáte další kontaktní údaje, jako je druhé obchodní číslo a poštovní adresa. Výpis kontaktu obsahuje jméno, zobrazované jméno a e-mailovou adresu. Kliknutím na jednotlivý kontakt se otevře formulář s poli pro zadání dalších informací, včetně společnosti, poštovní adresy, pracovní pozice, telefonních čísel a fotografie.

Kontakty i adresář vám pomohou rychle najít kontaktní informace o lidech nemusíte ztrácet čas hledáním vizitek nebo listováním v adresářích firem. V horní části rozhraní programu pravděpodobně máte malou ikonu, která vypadá jako otevřená kniha. Když na něj kliknete, objeví se vyhledávací pole. Do tohoto vyhledávacího pole můžete zadat jméno a zvolit, zda chcete hledat v adresáři nebo v seznamu kontaktů.