Jak "Marie Kondo" svou kancelář

Od Netflixu po Instagram jste si pravděpodobně všimli, že minimalistický přístup Maria Konda k úklidu nepořádku ve vaší domácnosti a zlepšení vašeho života v tomto procesu nabírá na síle. Ve svém oblíbeném pořadu Netflix Uklidit s Marií Kondo, Kondo pomáhá lidem organizovat vše od kuchyní po skříně. Její jednoduché pravidlo: pokud ve vás předmět nevyvolává radost, hoďte ho.

Ale co ten pracovní prostor? Jak můžete použít stejné techniky ve své kanceláři, kde se nepořádek často hromadí? Zde je návod, jak „Marie Kondo“ svou domácí kancelář.

Co můžete přesunout do cloudu?

Je velká šance, že cloud již používáte pro některé věci, jako jsou fotografie, hesla nebo projekty spolupráce. Ale je dobré si projít dokumenty, které denně používáte – zejména všechny tištěné soubory – a zeptat se sami sebe: „Mohu ušetřit místo a čas tím, že si to uložím a sdílím v cloudu?“

Nezapomeňte používat stejnou cloudovou službu, kterou preferuje vaše společnost (běžné možnosti zahrnují Disk Google, Dropbox, iCloud a různá řešení Office 365), nebo v případě potřeby požádejte o povolení k ukládání dokumentů v cloudu. Pokud to dokážete, je to skvělé řešení pro úklid nepořádku a zefektivnění vašich každodenních úkolů.

Vyměňte noviny a časopisy za tablet

Pokud je váš stůl přeplněný časopisy, deníky nebo novinami, zbavte se jich. Můžete snadno přejít na online metodu čtení těchto publikací. Naštěstí tablety jako např Kindle Fire nebo iPad nabízejí vynikající alternativu. Aplikace jako např Apple News nebo Flipboard vám umožní spravovat své vlastní zdroje zpráv z libovolné publikace, přizpůsobovat zpravodajské kanály svým vlastním potřebám a zobrazit libovolné zprávy, které chcete, pouhým přejetím prstů. Nastavte si na své pracovní stanici tablet a zbavte se nepořádku v papírové podobě.

Odstraňte papíry a soubory ze stolu

Pokud to s Kondo-izeizací svého pracovního prostoru myslíte vážně, je tu pro vás pravidlo: Žádné papíry ani soubory na vašem stole. Konec příběhu. Pokud aktivně nekonzultujete kus papíru, neměl by být na vašem stole.

V dnešních bezpapírových pracovních procesech to není tak těžké, jak to zní. Pravděpodobně budete potřebovat přístup k kartotéce, abyste mohli uložit nějaké věci pro dlouhodobé použití, ale to je tak vše. Ve zbytku přejděte na digitální dokumentaci/podepisování popř skenování souborů do počítače takže je nemusíte nechávat.

Pokud nutně potřebujete mít nějaké soubory blízko, vyzkoušejte závěsnou polici nebo stolní pořadač organizér, který je všechny udrží na jednom místě a nedovolí žádnému zůstat na povrchu vašeho stolu sám. Budete překvapeni, jaký rozdíl to znamená.

Jo, a bonusový tip pro ty, kteří si rádi dělají poznámky na post-it: Existuje jich nepřeberné množství aplikace digitálních poznámek tam venku. Zkouším přejít na jeden!

Odstraňte také osobní dekorace ze svého stolu

Čas drsné pravdy: Na vašem stole není místo pro osobní sběratelské předměty. Chcete pěknou rostlinu pro rozveselení? Skvělý. Co takhle zarámovaná fotka vašich blízkých? Jeden je fajn. Nechte to být. Nic jiného. Konec příběhu.

Pokud svůj stůl používáte jako domov pro celou sbírku osobních věcí, figurek nebo čmáranic, je čas se jich zbavit. Ano, všechny. Přesuňte je na místo u vás doma, kde si jich budou vážit, protože práce pro tyto věci není místo a značně zaplňují váš prostor. Pokud vám vaše konkrétní kolekce opravdu přináší radost a neumíte si bez ní představit práci, pak investujte v poličce a přesuňte je všechny na tu polici, aby vám na stole žádné nezůstaly.

Použijte podložku pro bezdrátové nabíjení

Zamotané kabely jsou jedním z nejhorších typů nepořádku… a nejsou zdaleka tak nutné, jako kdysi. Zvažte a podložka pro bezdrátové nabíjení nebo nabíjecí stojan, nejlépe takový, který v případě potřeby pojme více zařízení. Nejen, že ušetříte čas při zapojování a odpojování zařízení, ale pomůže vám vyčistit váš stůl od otravných kabelů a vy se budete méně stresovat.

Zaznamenávejte poznámky chytrým způsobem

Pokud vaše práce vyžaduje, abyste si dělali poznámky a opravdu se vám líbí ruční proces zapisování věcí, najděte způsob, jak tento proces digitalizovat. Dnešní stylusová pera (od společností Microsoft, Samsung, Apple a dalších) vám mohou pomoci snadno dělat poznámky na tabletovém počítači nebo chytrý telefon místo toho, kde si je můžete uložit na později nebo nahrát a sdílet podle potřeby. Pokud opravdu potřebujete pocit papíru pod perem, podívejte se na něco takového Rocketbook, chytrý notebook, který dokáže přenést vaše psaní do digitální kopie na vašem počítači, když skončíte.

Až s tím budete hotovi, možná budete chtít věnovat trochu času a vyprázdnit většinu zásuvky na pera a tužky do koše. Věřte nám, bude to dobrý pocit!

Na konci dne vytvořte 5minutový odpadkový čas

Nastavte si časovač, který si připomene asi pět minut předtím, než obvykle skončíte s pracovním dnem. Udělejte si těchto pět minut a ukliďte. Vyhoďte vše, co můžete, dodržujte pravidlo „žádný papír na stole“ a obecně si organizujte. Odložte věci, proveďte úpravy na poslední chvíli a odstraňte dočasný nepořádek, aby nečekal na příště.

Získejte skvělou aplikaci pro odstranění nepořádku z počítače

I když máte digitální pracovní prostor, můžete zjistit, že je váš počítač přeplněný nepotřebnými soubory, programy, obrázky a dalším harampádím. Je čas to vyčistit. Použijte program jako Čistič aplikací nebo Čistý mistr které vám pomohou vyčistit všechny nepotřebné věci. Můžete také chtít provést nějaké ruční čištění vašich složek a souborů – což má další bonus zrychlení počítače.

Vyčistěte a odfiltrujte svůj e-mail

Vsadíme se, že všechny ty přeplněné e-maily ve vás moc radosti nevyvolají. Je čas se jich zbavit. Můžete si vytvořit vlastní filtry a e-mailové složky, které vám pomohou věci třídit, ale existují také aplikace, které vám mohou pomoci. Vyzkoušejte software jako Čistý e-mail, Mailstromnebo Cleanfox které vám pomohou zautomatizovat čištění vašich e-mailů a využívat výhod.

Doporučení redakce

• Váš vánoční stromeček může být zářivý, ale zde je návod, jak ho udělat chytrým