5 triků Microsoft Word, které způsobily revoluci v mém pracovním postupu

Microsoft Word je důležitou součástí mnoha našich každodenních pracovních životů, ale to neznamená, že jej vždy používáme za každou cenu. Přesčas, Microsoft přidal nové funkce díky kterým je Word robustnější, ale ne vždy máte přehled o nových funkcích nebo dokonce o těch užitečných skrytých nástrojích.

Chcete-li zlepšit svůj pracovní postup při používání aplikace Microsoft Word, zde je pět triků, které mi dramaticky zlepšily čas strávený s aplikací. V průběhu let mi to ušetřilo čas, snížilo riziko chyb a zvýšilo efektivitu při používání Wordu.

Sledujte pouze své změny

Pokud na dokumentech aplikace Word spolupracujete s ostatními, možná znáte funkci Sledování změn. Tato užitečná funkce vám umožní snadno vidět doplňky nebo změny dokumentu od všech.

s aktualizace na Word koncem roku 2021, Microsoft přidal možnost sledovat pouze vaše změny. Pro chvíle, kdy nepotřebujete, aby si každý hlídal ty své, a chcete jen vidět své vlastní, je to skvělá funkce.

Krok 1: Otevřete dokument aplikace Word a přejděte na Posouzení tab.

Krok 2: Klikněte na Sledování rozevírací šipka.

Krok 3: Poté klikněte na Sledovat změny šipku a vyberte Jen moje.

Poté můžete svůj dokument upravovat, přidávat komentáře a přijímat změny, které sami provedete, bez účasti vašich spolupracovníků.

Využijte více výhod schránky

Schránka Office je funkce, kterou můžete kromě Wordu používat i v jiných aplikacích Office, jako je Excel a Outlook. Díky tomu vše, co zkopírujete, zůstane ve schránce, dokud nezkopírujete něco jiného.

Co dělá schránku tak užitečným nástrojem, je to, že můžete znovu použít to, co je v její historii, až 24 položek. To zahrnuje text i obrázky. Navíc to funguje, ať už používáte Upravit > kopírovat, klepněte pravým tlačítkem a kopírovat, nebo klávesová zkratkaCtrl+ C.

Chcete-li zobrazit schránku, přejděte na Domov a klikněte na spouštěč dialogového okna Schránka. Toto je malá šipka v pravém dolním rohu sekce Schránka na pásu karet.

Na levé straně se zobrazí podokno úloh Schránka se seznamem položek, které jste zkopírovali. Vyberte položku, kterou chcete vložit do dokumentu. Můžete také kliknout na šipku napravo od položky a vybrat Vložit nebo pro odstranění vyberte Vymazat.

V horní části podokna úloh uvidíte další akce Vložit vše nebo Vymazat vše položky, obojí je pohodlné.

Pokud v dokumentech aplikace Word často používáte akce kopírování a vkládání, šetří to skutečný čas.

Vložte náhodný text pro zástupné symboly

Pokud jste někdy museli trávit čas vytvářením dokumentu bez textu, oceníte tento další trik pro Microsoft Word. Můžete napsat jednoduchý řádek a Word za vás vloží náhodný text. To je ideální pro zástupné symboly, dokud nebudete mít text, který potřebujete.

Tento text lze do dokumentu přidat dvěma způsoby.

Metoda 1: Pro náhodný text, kde P je počet odstavců a S je počet požadovaných vět, zadejte následující:

=RAND(P, S)

Například =RAND(2,3) vám poskytne dva odstavce po třech větách.

Metoda 2: Pro lorem ipsum (běžný zástupný text) zadejte příkaz níže. Stejně jako RAND použijte čísla pro počet odstavců (P) a vět (S), které chcete vložit.

=LOREM(P, S)

Takže =LOREM(4,2) vám poskytne čtyři odstavce obsahující každý dvě věty.

Ihned po napsání příkazu se text objeví ve vašem dokumentu, připravený k použití jako zástupný symbol ve vašem Word šablona nebo dokument.

Uložte a znovu použijte text, obrázky a další

Kdykoli můžete při vytváření dokumentu něco znovu použít, jako je schránka výše, je to vítaná funkce.

Microsoft Word nabízí rychlé části a AutoText, které fungují podobně a umožňují vám ukládat a znovu používat text, obrázky, tabulky, podpisya další položky. Pokud se přistihnete, že píšete nebo vkládáte to samé znovu a znovu, pak jsou tyto nástroje pro vás.

Krok 1: Vyberte text, obrázek nebo jiný prvek, který chcete uložit.

Krok 2: Přejít na Vložit kartu a klepněte na Rychlé díly rozevírací šipka.

• Chcete-li jej uložit jako rychlou část, vyberte Uložit výběr do Galerie rychlých dílů.
• Chcete-li jej uložit jako automatický text, přejděte na Automatický text a vyberte Uložit výběr do galerie automatického textu.

Krok 3: Ve vyskakovacím okně, které se objeví, mu můžete dát smysluplný název, vybrat, do které galerie ho uložit, přidat kategorii a podle libosti vyplnit další podrobnosti.

Krok 4: Klikněte OK pro uložení vašeho zadání.

Až budete připraveni použít uložený výběr, umístěte kurzor do dokumentu na požadované místo. Vraťte se k Vložit klepněte na kartu Rychlé díly rozbalovací šipku a vyberte položku. Poté se objeví v dokumentu na místě, které jste určili kurzorem.

Hlavní rozdíly mezi rychlými díly a automatickým textem že automatický text je součástí funkce Rychlé části a každý z nich má svou vlastní galerii pro uložené položky.

Ať už se rozhodnete použít cokoli, nebo možná obojí, oceníte tento úžasný způsob, jak ušetřit čas a omezit chyby při přepisování nebo čtení stejného obsahu.

Zachyťte a vložte snímky obrazovky

Dalším trikem produktivity pro Word, který stojí za zmínku, je nástroj Screenshot. S ním můžete rychle a téměř bez námahy vložit snímek obrazovky do dokumentu. Můžete si vybrat z jiného otevřeného okna na ploše nebo vložit snímek obrazovky něčeho, co zachytíte ručně.

Chcete-li nástroj použít, přejděte na Vložit kartu a klepněte na Snímek obrazovky rozevírací šipka.

V horní části krabice uvidíte další otevřená okna. Vyberte jeden, který chcete vložit do dokumentu, a poté jej naformátujte nebo upravte jako jakýkoli jiný obrázek ve Wordu.

Případně můžete zachytit určitou část obrazovky nebo jiného okna. Vybrat Oříznutí obrazovky. Uvidíte, že se váš kurzor změní na zaměřovací kříž. Přetažením zachyťte požadovanou část a po dokončení ji uvolněte. Výstřižek se automaticky zobrazí v dokumentu jako statický obrázek.

Když potřebujete snímky obrazovky z vašeho počítače, můžete eliminovat potřebu otevírat nástroj pro snímky obrazovky, zachytit, co potřebujete, upravit velikost a uložit, a poté se vrátit do dokumentu a vložit jej. Stačí použít vestavěný nástroj Screenshot aplikace Word.

Doporučení redakce

• Toto složené vertikální nastavení monitoru způsobilo revoluci v mém pracovním postupu
• 5 funkcí, které bych chtěl vyzkoušet v prohlížeči Edge společnosti Microsoft založeném na ChatGPT
• Microsoft může dát ChatGPT do Outlooku, Wordu a PowerPointu
• Microsoft Edge má nový trik pro zvýšení výkonu
• Používat Office? Váš počítač může být v důsledku této změny společnosti Microsoft ohrožen