Tyto triky aplikace Microsoft Excel byly pro můj pracovní postup záchranou

Při práci s tabulkou jsou neocenitelné zkratky a tipy, které vám pomohou dokončit úkoly rychleji nebo lépe. Podobné jako způsoby zlepšit svůj pracovní postup v aplikaci Microsoft Word, Excel má vlastní sadu užitečných triků.

S tímto seznamem užitečných tipů můžete eliminovat únavnou práci, rychle provádět operace, omezit chyby a vkládat grafy nebo tabulky kliknutím. Použijte jeden nebo použijte všechny, aby byly vaše každodenní povinnosti v Excelu hračkou.

Proveďte speciální operace vkládání

Kopírování a vkládání jsou jednoduché akce, které většina lidí ví, jak je používat. Excel však nabízí několik speciálních možností vkládání, které umožňují vkládat data a provádět základní rovnice současně.

To znamená, že můžete přidat, odčítat, vynásobte nebo vydělte každou hodnotu v rozsahu buněk konkrétním číslem pomocí speciálního vložení.

Krok 1: Zkopírujte buňku obsahující číslo, které chcete použít ve výpočtu, jedním z těchto způsobů:

• Klikněte pravým tlačítkem a vyberte kopírovat.
• Vybrat kopírovat v části Schránka na pásu karet na Domov tab.
• Použijte klávesovou zkratku Ctrl + C na Windows nebo Příkaz + C na Macu.

Krok 2: Vyberte buňky obsahující hodnoty, ve kterých chcete provést výpočet.

Krok 3: Otevři Vložit speciální menu jedním z těchto způsobů:

• Klikněte pravým tlačítkem a vyberte Vložit speciální.
• Vybrat Vložit > Vložit speciální v části Schránka na pásu karet na Domov tab.

Krok 4: Když Vložit speciální v okně vyberte výpočet, který chcete provést Úkon sekce.

Krok 5: Klikněte OK.

Poté uvidíte aktualizaci vašich dat s provedeným výpočtem. Nemusíte se starat o ruční přidávání, odečítání, násobení, nebo dělení skupiny buněk, což je zdlouhavý úkol a zvyšuje riziko chyb.

Naučte se milovat funkce

Funkce a vzorce mohou být zastrašující. Jakmile je ale začnete používat, oceníte, kolik času vám mohou ušetřit. Navíc snížíte pravděpodobnost chyb při ručním provádění výpočtů.

Pokud jste nikdy předtím funkce nepoužívali, můžete začít se základy součtu, průměru, minima, maxima a počtu.

Krok 1: Vyberte buňku, ve které chcete funkci použít. Toto je buňka, kde je umístěn vzorec a zobrazí se jeho výsledek.

Krok 2: Vyberte šipku vedle AutoSum v Editace část stuhy na Domov tab. Vyberte výpočet, který chcete použít.

Krok 3: Uvidíte Fpomazání se objeví v buňce a čeká na hodnoty, které chcete použít.

Řekněme, že chcete přidat hodnoty do buněk A1 až A5. Přetáhněte tuto oblast buněk nebo ji přidejte za úvodní závorku ve vzorci jako A1:A5. Nezapomeňte dokončit vzorec uzavírací závorkou jako na obrázku výše.

Krok 4: Zmáčkni Vstupte nebo Vrátit se klíč.

Poté uvidíte svůj výpočet provedený podle funkce, kterou jste vybrali.

Úplnou sadu funkcí dostupných v Excelu najdete na Vzorce tab. Poté pomocí Knihovny funkcí na pásu karet vyberte logickou položku fungovat jako IF nebo reference fungovat jako VLOOKUP.

Použijte rychlou analýzu k přidání formátů, grafů, součtů a tabulek

Excel vám pomůže automaticky formátovat buňky s podmíněným formátováním, vytvářet grafy s doporučeními, vkládat tabulky a kontingenční tabulkya získat součty. Ale co možná nevíte, je, že takové věci můžete dělat superrychle pomocí nástroje pro rychlou analýzu. Zde je návod, jak to funguje.

Krok 1: Vyberte rozsah buněk, kde chcete provést jednu z výše uvedených akcí.

Krok 2: Vybrat Rychlá analýza tlačítko, které se zobrazí v rohu oblasti buněk. Případně můžete kliknout pravým tlačítkem a vybrat Rychlá analýza.

Poté uvidíte malý rámeček se seznamem akcí a dostupnými možnostmi pro každou z nich. Ty se liší v závislosti na typu dat ve vašich buňkách, takže se podívejme na příklad.

Zde máme hodnocení studentů a rozsah buněk zahrnuje jména, písmena, číselná hodnocení a text prospěl/neprospěl. Když otevřeme nástroj pro rychlou analýzu, můžeme použít podmíněné formátování, vložit graf, získat součty, vytvořit tabulku nebo přidat křivky.

Krok 3: Jednoduše vyberte kartu pro požadovanou akci a poté vyberte možnost pro tuto akci.

Výložník! Právě jste si ušetřili spoustu času tím, že byste jednu z těchto věcí dělali od nuly.

Vzorce a vzorce automatického vyplňování

Microsoft Excel poskytuje šikovnou funkci automatického vyplňování pro snadné vyplnění buněk. Můžeš zadejte několik položek do seznamu, jako jsou měsíce v roce, a přidejte zbývající položky přetažením. Pomůže vám také automatické vyplňování kopírování a vkládání vzorce, které vytvoříte pomocí funkcí zmíněných dříve.

Výplň vzoru: Zadejte (alespoň) dvě položky seznamu, vyberte buňku obsahující druhou a pomocí úchytu výplně (znaménko plus na okraji buňky) přetáhněte zbývající buňky. Jako příklad můžete zadat leden a únor, pondělí a úterý nebo dokonce A a B. Potom vyplňte zbytek buněk!

Formule Fill: Vyberte buňku obsahující vzorec a pomocí úchytu výplně přetáhněte vzorec do zbývajících buněk. Poznámka: Pokud používáte spíše absolutní než relativní odkazy, budete muset vzorce po jejich vyplnění upravit.

Spropitné: Zbývající buňky můžete vyplnit tak, aby odpovídaly počtu již vyplněných řádků, jednoduše dvojitým kliknutím na úchyt výplně.

Automatické vyplňování je v aplikaci Microsoft Excel obrovský nástroj šetřící čas.

Zkopírujte ze stavového řádku

Stavový řádek v dolní části aplikace je užitečný pro rychlé výpočty, jako je součet, průměr a počet. Ale s aktualizaci na Excel pro Windows v březnu 2022, můžete tyto výpočty skutečně zkopírovat kliknutím.

I když se tato funkce může uživatelům stále zpřístupňovat a vy ji možná ještě nevidíte, rozhodně ji musíte mít na očích.

Krok 1: Nejprve se ujistěte, že máte výpočty označené tak, aby se zobrazily ve stavovém řádku. Chcete-li to provést, klepněte pravým tlačítkem myši na stavový řádek a vyberte každý, abyste vedle něj zaškrtli.

Krok 2: Vyberte buňky pro zobrazení požadovaného výpočtu ve stavovém řádku.

Krok 3: Dále vyberte vypočítanou hodnotu ve stavovém řádku. Tím se umístí do vaší schránky.

Krok 4: Hodnotu pak můžete vložit do tabulky nebo do úplně jiné aplikace.

Možnost kopírovat hodnoty přímo ze schránky vám zabrání zadávat vzorec nebo funkci ručně, ale přesto získáte výsledek, který potřebujete – rychleji než kdy předtím!

Chcete ještě víc? Podívejte se na tyto dodatečné Tipy pro Excel pro zvládnutí tabulky.

Doporučení redakce

• Používat Office? Váš počítač může být v důsledku této změny společnosti Microsoft ohrožen
• Nevytvářejte další PowerPoint bez znalosti těchto 3 triků
• Microsoft postupně vyřazuje výchozí písmo Office. Zde je to, co by to mohlo nahradit
• Microsoft Word, PowerPoint a Excel nyní běží rychleji na nových počítačích Apple M1 Mac
• Pracování z domova? Nenechte si ujít tuto vynikající nabídku Microsoft Office 365

Upgradujte svůj životní stylDigitální trendy pomáhají čtenářům mít přehled o rychle se měnícím světě technologií se všemi nejnovějšími zprávami, zábavnými recenzemi produktů, zasvěcenými úvodníky a jedinečnými náhledy.