Využití e-mailu v podnikání

E-mail je v posledních letech jedním z nejrozšířenějších nástrojů obchodní komunikace. Využití e-mailu v podnikání zahrnuje komunikaci se spolupracovníky a zákazníky, plánování schůzek, zasílání automatických oznámení a sdílení newsletterů se starými i novými zákazníky. Jednou z výhod e-mailu v obchodní komunikaci je, že je tak všudypřítomný, že každý předpokládá, že odesílat a přijímat e-maily může každý, kdo má přístup k internetu. E-mail byl v posledních letech používán také některými podvodníky a hackery, takže je důležité dávat si pozor na podvodné zprávy.

Hlavní rolí e-mailu v obchodní komunikaci je propojování lidí v rámci stejné společnosti nebo organizace. E-maily se velmi často používají k dotazování spolupracovníků aniž byste je museli rušit telefonátem nebo poklepáním na rameno. Používají se k zasílání oznámení a zápisů ze schůzek, k distribuci důležitých formulářů a k provádění průzkumů na pracovišti.

Mnoho kanceláří má různé interní e-mailové konference že lidé mohou posílat zprávy, aby je dostali do konkrétní jednotky společnosti, ať už se jedná o každého, kdo pracuje v lidském světě zdroje, kteří mohou potřebovat vidět aktualizaci zásad dovolené nebo všichni pracující na konkrétním patře, kteří by měli vědět, že jde o spolupracovníka narozeniny. E-mail se také často používá s integrovanými kalendářovými nástroji od poskytovatelů jako Microsoft a Google k plánování schůzek a dalších událostí.

E-mailem přílohy se běžně používají jako způsob sdílení souborů, od dokumentů Microsoft Word po vzorky reklamních materiálů, jako jsou loga nebo znělky.

Lidé stále více kontrolují firemní e-mail na osobních zařízeních, jako jsou chytré telefony, což jim umožňuje zůstat v kontaktu se spolupracovníky mimo kancelář. To může být pozitivní i negativní: Lidé mohou snadněji pracovat z domova nebo se rychle odbavit během ranního dojíždění, ale také mohou mít méně skutečných volných hodin, když nejsou v kanceláři.

Vzhledem k zásadní roli e-mailu v obchodní komunikaci není překvapivé, že se kolem e-mailu vyvinula formální i neformální pravidla etikety.

Lidé se obecně snaží e-maily oslovovat pomocí a určitý stupeň profesionality, ujistěte se, že máte jasnou a výstižný předmět díky tomu lze e-maily snadno najít v doručené poště a věnovat jim alespoň určitou pozornost gramatika, pravopis a velká písmena. Většina lidí se o to snaží vyvarujte se jakýchkoli nebarevných komentářů ve firemních e-mailech, včetně vtipů pochybného vkusu, zmínky o politice a náboženství nebo jakékoli narážky na jejich zaměstnavatele.

Někteří lidé se také snaží působit vesele ve firemních e-mailech, protože je těžké určit tón pouze při pohledu na psaný vzkaz. To lze provést pomocí vykřičníků nebo emotikonů, i když přehánění se může zdát neprofesionální. Obecně platí, že budete chtít následujte příklad ostatních ve vaší organizaci pokud jde o to, jak navrhovat e-maily spolupracovníkům nebo zákazníkům.

Mnoho organizací má své vlastní zásady týkající se e-mailu, jako je požadavek, aby byl ke každému odchozímu e-mailu připojen konkrétní formát podpisu. Některá pracoviště mají zásady ohledně toho, kdy, pokud vůbec někdy, lze firemní e-mail použít pro osobní účely. Mnoho z nich má také zásady, kdy by měly být e-maily uchovávány nebo mazány z důvodu bezpečnosti.

Přijímání automatických e-mailových zpráv od organizací, se kterými obchodujete, se stalo samozřejmostí. Online nákupní místa odesílají oznámení o prodeji, potvrzení nákupu a aktualizace o rozpisech přepravy. Noviny a další mediální organizace rozesílají automatické e-maily s titulky a aktualizacemi příběhů.

Existuje celá řada společností, které mohou posílat automatizované e-maily pro firmy, včetně marketingových e-mailů a e-mailů spuštěných nákupem, někdy tzv. transakční e-maily. Určité zákony upravují, kdy mohou společnosti ukládat e-mailové adresy lidí, kdy jsou povinny lidem umožnit odhlásit se z e-mailů a kdy mohou odesílat marketingové zprávy. Ujistěte se, že dodržujete pravidla ve vaší jurisdikci a potenciálně na místech, kde pracují nebo bydlí lidé, kterým posíláte e-maily.

Někteří komerční poskytovatelé e-mailu vám mohou pomoci se správou odhlášení, seznamů odběrů a dalších informací. Nakupujte a najděte takový, který splňuje vaše potřeby za cenu, která se vám líbí.

E-mailem informační bulletiny jsou v posledních letech stále populárnější. Některé podniky je používají k oslovení zákazníků a informování o prodeji, nových produktech nebo stávajících službách. Například firma zabývající se čištěním bazénů může rozesílat informační bulletin, který lidem připomíná její služby v létě nebo podcastové studio může rozesílat e-mailové zpravodaje oznamující novou sérii nebo novou řadu stávajícího ukázat.

V ostatních případech samotný newsletter je produkt. Některé mediální organizace a další skupiny měly úspěch s placenými zpravodaji, které obsahují informace, které nejsou dostupné nikde jinde. Některé z nich jsou vytvořeny pomocí specializovaných platforem nebo prostřednictvím nástrojů crowdfundingu, jako je Patreon.

Stejně jako u jiných komerčních e-mailů, pokud posíláte e-mailový zpravodaj, měli byste se ujistit, že máte výslovný souhlas od lidí, kterým posíláte zprávy, a že mají snadný způsob, jak odhlásit odběr. Můžete pozvat lidi, aby se přihlásili k odběru zpravodaje, když navštíví váš web nebo například dokončí transakci. Přirozeně, pokud nabízíte placený newsletter, budete se muset ujistit, že lidé mají snadný způsob, jak zrušit své předplatné a přestat jim být účtovány.

E-mailový podvod, často známý jako phishing, v posledních letech převládá. Podvodníci posílají e-maily lidem, kteří se vydávají za důvěryhodné instituce nebo dokonce jednotlivé spolupracovníky, kteří se snaží oklamat příjemce, aby poslali peníze nebo poskytli cenné informace, jako jsou uživatelská jména a hesla. V některých případech jsou tyto e-maily zasílány hromadně velkému počtu příjemců, ale v jiných případech jsou specificky zaměřeny na konkrétní příjemce.

Malware je také někdy distribuován e-mailem, obvykle prostřednictvím příloh nebo odkazů na stinné stránky obsažené v e-mailových zprávách. V některých případech, pokud je podezřelý soubor otevřen, infikuje počítač příjemce a použije jeho e-mailový software k rozeslání dalších svých kopií kontaktům původního příjemce.

Abyste se nestali obětí e-mailových podvodů, pozorně se podívejte na adresy, ze kterých zprávy přicházejí a ujistěte se, že se skutečně shodují s lidmi nebo institucemi, o kterých tvrdí, že pocházejí. Zkontrolujte, zda všechny odkazy v e-mailu směřují na stránky, na které odkazují. Pokud obdržíte neočekávaný e-mail s přílohou, zkontrolujte, zda je skutečně od osoby, od níž se vydává, i když této osobě potřebujete zavolat nebo ji jinak poslat zprávu, abyste potvrdili totožnost.

Mnoho společností má antivirový software skenovat příchozí a odchozí e-maily na přítomnost malwaru, ale stále je dobré být ostražití, abyste se vyhnuli podvodům.

V některých kancelářích je e-mail stále více nahrazeny softwarem pro rychlé zasílání zpráv, jako jsou Microsoft Teams nebo Slack. Společnosti také používají nástroje pro zasílání zpráv a software pro sociální sítě k rozhovoru se zákazníky, často prostřednictvím automatických chatovacích boxů nebo odkazů umístěných na firemních webových stránkách.

Tyto platformy v reálném čase mohou být často rychlejší a pohodlnější než používání e-mailu. Mnohé také usnadňují sdílení souborů nebo dokonce nastavení hlasových a videokonferencí, což nelze provést přímo prostřednictvím e-mailu.

Přesto je nepravděpodobné, že tyto platformy v dohledné době zcela nahradí e-mail.