Interaktivní povaha aplikací v rámci kancelářských balíků produktivity, jako je Microsoft Office, vytváří příležitosti, jak ušetřit čas při opakujících se úlohách. E-mailový seznam aplikace Excel lze sdílet s aplikací Outlook pro správu kontaktů a odesílání e-mailů, zatímco stejný seznam lze sloučit s aplikací Word a vytvářet formulářové dopisy nebo adresní a registrační štítky. Chcete-li zajistit co nejflexibilnější použití seznamu Excel, mějte na paměti několik osvědčených postupů.
Vytvoření seznamu adresátů Excel
Krok 1
Kredit obrázku: Obrázek se svolením společnosti Microsoft
Otevřete nový excelový sešit a nastavte názvy polí pro váš seznam řada 1. Ujistěte se, že každý název pole je jedinečný.
Video dne
Krok 2
Kredit obrázku: Obrázek se svolením společnosti Microsoft
Zadejte data do řádků pod názvy polí a vytvořte záznamy pro každého příjemce pošty. Formátovat buňky pro šířka sloupce nebo zalamování podle potřeby. Pokud informace nejsou k dispozici, mohou buňky zůstat prázdné. Po dokončení zadávání dat sešit pojmenujte a uložte kliknutím na Soubor kartu a poté Uložit.
Sloučení dat aplikace Excel s aplikací Word
Krok 1
Kredit obrázku: Obrázek se svolením společnosti Microsoft
Otevřete Word s novým, prázdným dokumentem. Klikněte na poštovní zásilky kartu a poté Spusťte hromadnou korespondenci. Možností sloučení je celá řada. Pro tento příklad vyberte Písmena.
Krok 2
Kredit obrázku: Obrázek se svolením společnosti Microsoft
Klikněte Vyberte Příjemci, Použijte existující seznama vyberte soubor se seznamem pošty Excel. V dalším okně vyberte tabulku. S jednoduchým listem seznamu pošty však bude definována pouze jedna tabulka. Vyberte jej a klikněte OK.
Krok 3
Kredit obrázku: Obrázek se svolením společnosti Microsoft
Napište svůj dopis ke sloučení jako jakoukoli korespondenci, vynechejte osobní kopii, jako jsou adresy a pozdravy, tj. cokoli, co bude sloučeno z vašeho seznamu pošty v Excelu. Přejděte na začátek písmene a klikněte Blok adresy na stuze. Pravá strana obrazovky ukazuje, jak bude vypadat aktuální formát bloku adresy s vloženými daty. Levá strana obsahuje možnosti formátu. Vyberte si mezi těmito a klikněte OK když jste s výsledkem spokojeni.
Krok 4
Kredit obrázku: Obrázek se svolením společnosti Microsoft
Opakujte proces pro Pozdrav Line a jakákoli další data pomocí Vložit slučovací pole knoflík.
Až bude váš dopis hotový, klikněte Náhled výsledků abyste viděli, jak bude váš sloučený dopis vypadat. Můžete také kliknout Zkontrolujte chyby abyste zajistili, že se vaše dopisy vytisknou podle potřeby. Až budete připraveni, klikněte Dokončit a sloučit a vyberte požadovanou možnost sloučení.
Import poštovních dat aplikace Excel do aplikace Outlook
Krok 1
Kredit obrázku: Obrázek se svolením společnosti Microsoft
Převeďte svůj pracovní list na a hodnota oddělená čárkami soubor. Klikněte na Soubor karta a Uložit jako. Vyberte umístění a pojmenujte soubor. Vybrat CSV (oddělený čárkami) (*.csv) v Uložit jako typ box. Klikněte Uložit a zavřete soubor CSV.
Krok 2
Kredit obrázku: Obrázek se svolením společnosti Microsoft
Otevřete Outlook a klikněte na Soubor karta, Otevřít a exportovat a Import Export.
Krok 3
Kredit obrázku: Obrázek se svolením společnosti Microsoft
Klikněte Import z jiného programu nebo souboru. Klikněte hodnoty oddělené čárkami a pak další. V okně Import souboru vyhledejte soubor CSV se seznamem pošty vytvořený v předchozím kroku a klikněte další. Vyberte cílovou složku pro importované záznamy. Kontakty je vybráno ve výchozím nastavení. Klikněte další.
Krok 4
Kredit obrázku: Obrázek se svolením společnosti Microsoft
Ujistěte se, že je zaškrtnuto políčko pro váš soubor CSV, a potom klikněte Mapovat vlastní pole.
Krok 5
Kredit obrázku: Obrázek se svolením společnosti Microsoft
Klikněte na názvy polí z dat aplikace Excel Z pole vlevo na odpovídající pole aplikace Outlook v Na box vpravo. Proveďte to pro každé pole, které potřebujete z dat aplikace Excel. Klikněte OK a Dokončit k dokončení importu dat.
