Kredit obrázku: oatawa/iStock/GettyImages
Chybějícímu občasnému e-mailu se lze jen těžko vyhnout. Schránky doručené pošty jsou plné denních informačních bulletinů, obchodních e-mailů a osobních e-mailů a člověk nevyhnutelně proklouzne skrz trhliny. I když nejsou přítomny žádné špatné úmysly, vysvětlení, proč byl e-mail zmeškán, a omluva vyžaduje určitou základní strategii. Většina příjemců je shovívavá, když vidí e-mail „Omlouvám se za pozdní odpověď“, protože každý občas e-mail přehlédne.
Zvažte kontext
Kontext a sázky jsou pro vaši odpověď kritické a nakonec ovlivní odpověď. Pokud zmeškáte neformální e-mail nebo rutinní oznámení v práci, stačí jednoduchá omluva. Pokud však zmeškáte důležitý e-mail, budou s tím spojeny důsledky. Vaše odpověď by měla mít omluvný a vážný tón. Chybějící e-mail od potenciálního klienta může stát vás i vašeho zaměstnavatele příjmy a chybějící e-mail s pokyny nebo úkoly, které jsou pro vaši práci zásadní, může mít vážné negativní důsledky. V tomto případě se vaše odpověď změní z „Omlouvám se za pozdní odpověď“ na něco jako „Urgentní omluva za chybějící e-mail“.
Video dne
Keep It Simple
Dlouhé omluvy jsou zablácené a odrážejí spíše zoufalství než obyčejnou chybu. U e-mailů, které nejsou kriticky důležité, se držte základní omluvy a dejte odesílateli e-mailu vědět, že jste e-mail zmeškali ve vaší doručené poště a chcete se ke konverzaci vrátit. Opětovné zahájení konverzace tímto způsobem dává osobě důvod odpovědět a vrátit se k vaší běžné výměně názorů.
Krátké e-maily jsou čitelnější a příjemce si s větší pravděpodobností přečte vaši odpověď. Pokud je to možné, omezte to na odstavec a ukončete omluvu otázkou nebo výzvou k akci. Požádejte o schůzku nebo telefonní hovor, aby byla diskuse osobnější. Když zmeškáte důležitý e-mail, rozhodně požádejte o osobní schůzku nebo telefonát. Příležitost se osobně spojit dělá vaši omluvu opravdovější a může obnovit vztah nebo napravit problém.
Použijte šablonu
Pokud se snažíte napsat účinný omluvný e-mail, použijte ten, který je osvědčený a již napsaný. Šablony lze snadno najít pomocí základního vyhledávání na internetu. Buďte však opatrní při provádění úplného zkopírování a vložení. V ideálním případě byste měli přizpůsobit a přizpůsobit šablonu, abyste zajistili, že text je pravý a čte se správně pro vaši situaci. Šablony se nejlépe používají jako vodítko pro váš omluvný e-mail, nikoli jako náhrada.
