Excel dokáže omezit chyby automatizací výpočtů.
Kredit obrázku: rgbdigital/iStock/Getty Images
Excel má reputaci pro použití v účetních odděleních, a přestože jsou jeho matematické funkce pro vedení účetnictví zásadní Tabulky a grafy programu pomáhají se vším, od vytváření seznamu potravin až po vědeckou analýzu evidence. Přechod z Wordu do Excelu pro každodenní úkoly se může zpočátku zdát děsivý, ale jakmile si zvyknete na práci v tabulkovém procesoru, Excel mnohem zjednoduší organizaci a výpočty.
Vytvořte si seznam pro domov nebo práci
Jedna z nejjednodušších a zároveň nejzákladnějších schopností Excelu je organizování dat. Excel nemůže konkurovat Microsoft Access pro vytváření složitých databází, ale pro každodenní organizaci má Excel spoustu funkcí a mnohem snadněji se používá. Chcete-li vytvořit seznam, stačí napsat do libovolné buňky, kterou potřebujete - ať už potřebujete základní dvousloupcový seznam potravin nebo inventář nebo katalog celé vaší knihovny, Excel pomáhá udržovat vaše data na místě a poskytuje třídění a vyhledávání.
Video dne
Pro lepší uspořádání bez práce navíc začněte se šablonou hledáním na stránce "Nový" v nabídce Soubor v Excelu 2010 nebo 2013. Společnost Microsoft poskytuje řadu bezplatných šablon pro vytváření seznamů, od sportovních soupisek přes faktury až po telefonní seznamy.
Graf vašich dat v grafu
Zadejte rozsah dat do Excelu a program je dokáže automaticky zobrazit jako tabulku nebo graf. Po zadání dat je vyberte a na kartě Vložit vyberte jeden ze stylů grafu. Excel 2013 tento proces ještě zjednodušuje díky „Doporučené grafy“, které naskenuje vaše data a zobrazí náhledy nejrelevantnějších grafů.
Správné rozložení dat do grafu vyžaduje určitou praxi. Chcete-li například vytvořit výsečový graf, použijte dva sloupce: první obsahuje popisky a druhý obsahuje procenta. Podobně spojnicový graf používá pouze dva sloupce: jeden pro popisky a druhý pro body na ose Y. Pokud vaše data obsahují souřadnice X a Y, použijte místo toho bodový graf.
Automatizujte účetnictví pomocí funkcí
Funkce Excelu automatizují matematické vzorce, zjednodušují vedení účetnictví, účetnictví a sledování dalších dat. Jedna z nejběžnějších funkcí, SUM, sčítá další buňky dohromady a má jednotlačítkovou zkratku: vyberte skupinu buněk a stiskněte "Alt-rovná se" pro vyplnění součtu. Některé funkce analyzují obsah buněk a mohou dokonce pracovat s textem. Například EXACT zkontroluje, zda mají dvě buňky stejný obsah, a vrátí hodnotu „PRAVDA“ nebo „NEPRAVDA“.
Chcete-li zadat funkci, zadejte rovnítko, název funkce a otevřenou závorkua poté vyplňte jeho proměnné kliknutím na další buňky, abyste odkazovali na jejich obsah. Chcete-li získat vodítko k použití jakékoli funkce, vyberte ji z knihovny funkcí na kartě Vzorce.
Počítat S Složitými Vzorci
Chcete-li co nejlépe využít funkce Excelu, spojte je do vícedílných vzorců k dokončení složitých výpočtů. Téměř každá sada funkcí může spolupracovat. Například přidejte sloupec buněk a poté jej zaokrouhlite na nejbližší stovku kombinací SUM a ROUND: =ROUND(SUM(A1:A5); -2) zaokrouhlí součet buněk A1 až A5 na dvě místa nalevo od desetinné čárky, což vede k zaokrouhlení na stovky.
Vzorce mohou také odkazovat na jiné vzorce. Jedním z použití je rychlé sledování fakturace a plateb pro vaši firmu. Sečtěte faktury zákazníka do jednoho sloupce, sečtěte platby do druhého sloupce a poté použijte funkci IF pro výstup jednoduché odpovědi: =IF(B10>=A10,"ZAPLACENO","NEZAPLACENO") zkontroluje, zda součet plateb v B10 odpovídá nebo převyšuje součet poplatků v A10 a hlásí buď "ZAPLACENO" nebo "NEZAPLACENO" v prostém textu.
