Как да създадете обобщена таблица в Excel, за да разделите вашите данни

Microsoft Excel 2016, намиращ се в пакета Office, е най-новото и най-доброто приложение за електронни таблици от Редмънд и има основателна причина толкова много хора, които обработват числа, да го използват за всичките си нужди от обработка на числа. Въпреки че Excel е подходящ за прости електронни таблици за проследяване на разходи или създаване на календари, той се налага, когато трябва да нарязвате на парчета и след това представят сложни данни. Тук ви показваме как да създадете обобщена таблица в Excel, за да се възползвате от един от най-мощните инструменти на приложението.

Преди да започнем, за какво точно са полезни обобщените таблици? Просто казано, обобщените таблици ви позволяват да разглеждате едни и същи данни по различни начини и от различни ъгли, за да улесните извършването на задълбочен анализ и да забележите важни тенденции. Когато оценявате резултатите от продажбите, например, може да искате да разгледате отделен човек, конкретен продукт или конкретна времева рамка. С обобщена таблица можете да създадете един набор от информация и след това лесно да промените фокуса си от едно нещо към друго – анализ, който би било досадно да се извършва ръчно.

Имайте предвид, че ще имате нужда от пълната версия на excel 2016 да използвате осеви таблици. Универсалната Windows платформа (UWP) Windows 10 версия на Excel не включва това и много други разширени функции на Excel. И накрая, ако искате да изпробвате нови функции на Excel, присъединете се към Програма Office Insider и може би ще бъдете първите, които ще изпитат нова функция на обобщена таблица.

Стъпка 1: Подгответе вашите данни

Може би най-важната стъпка при използването на обобщени таблици на Excel е внимателното организиране на вашите данни. Най-лесният начин да направите това е да използвате Excel таблици, което ви позволява да добавяте редове, които ще бъдат включени във вашата обобщена таблица, когато натиснете опресняване. Но най-малкото искате вашите данни да са в таблична форма с информативни заглавки на колони и с последователни данни в колоните.

Например, да приемем, че искате да анализирате информацията за продажбите за вашата компания. Имате шест търговци, които продават три продукта в редица региони. Вашите продукти са пригодени за всеки клиент и затова цените варират. Ето примерна таблица с измислена информация, за да ви даде представа как данните могат да бъдат организирани с осева таблица.

Таблицата беше създадена просто като първо въведете данните, след това изберете целия диапазон и след това отидете на Вмъкване > Таблица. Отново, не е нужно да предприемате тази стъпка, но се препоръчва, ако искате да добавите повече редове с данни по-късно и да улесните актуализирането на обобщената си таблица.

Марк Копок/Цифрови тенденции

Стъпка 2: Опитайте препоръка

Excel е пълен с изящни трикове за улесняване на работата с данни и винаги, когато е възможно, ще се опита да познае какво искате да постигнете и след това автоматично ще изпълни няколко стъпки. Тази полезна природа е демонстрирана тук от инструмента за препоръчани обобщени таблици, който разглежда вашите данни и предлага някои логически опции за това как да анализирате и представяте нещата.

За да използвате препоръчана обобщена таблица, просто отидете на Вмъкване > Препоръчани обобщени таблици. Excel ще ви представи няколко опции, които да разгледате. В нашия пример Excel предлага да създадете 10 различни обобщени таблици, които разглеждат под различни ъгли нашите данни за продажбите. Обърнете внимание, че има значение как етикетирате вашите колони; Excel чете тези заглавки и предлага препоръки, които имат най-голям смисъл. Ако искате да разгледате продажните цени, например, не използвайте термина „цена“, защото Excel ще основава своята препоръка съответно.

Една препоръка е „Сума от общите продажби по клиент“. Ако изберем тази опция, Excel ще продължи да създава обобщената таблица.

Марк Копок/Цифрови тенденции

Забележете, че обобщената таблица показва само данните, които са свързани с настоящия ни анализ. От дясната страна ще намерите критериите, които Excel използва, за да го създаде в диалоговия прозорец Полета на обобщена таблица. Ще разгледаме какво означава всяко от тези полета в следващия раздел за персонализиране.

Стъпка 3: Персонализирайте своята обобщена таблица

Всеки от елементите в този диалогов прозорец е важен, за да определите как ще работи вашата обобщена таблица. Щракнете върху зъбното колело за конфигурация, за да промените вида на този диалогов прозорец към това, което работи най-добре за вас.

Избор на полета

Тук вие избирате кои колони да включите във вашата обобщена таблица. Начинът, по който тези данни ще се попълват в обобщената таблица, се определя от типа данни, които представлява – Excel ще разбере вместо вас дали да добавите колона към обобщената си таблица или да добавите данните на полето в рамките на маса. Например, ако изберете „Елементи“, Excel приема, че искате да добавите броя елементи за всеки клиент.

Марк Копок/Цифрови тенденции

От друга страна, ако изберете „Дата“, Excel поставя данните в таблицата и организира продажбите по кога са се случили.

Марк Копок/Цифрови тенденции

Докато работите върху свои собствени осеви таблици, можете да експериментирате, за да видите как добавените и премахваните полета влияят върху данните, които се показват. Ще откриете, че Excel върши страхотна работа, като прави селекции, които имат смисъл, но можете също да промените нещата, ако изборът на Excel няма смисъл.

Филтри

Плъзнете елементи от списъка за избор на полета в секцията „Филтри“, ако искате да ограничите кои данни да се показват. Например, ако плъзнете „Клиент“ в секцията „Филтри“, можете лесно да покажете само данните от един или селекция от клиенти.

Марк Копок/Цифрови тенденции

Колони

Като плъзнете полета в секцията „Колони“, можете да разширите начина, по който се отчитат вашите данни. Отново, когато плъзнете поле в този раздел, Excel ще се опита да разбере как искате данните да бъдат представени. Например, ако плъзнете „Дата“ в секцията „Колони“, тогава Excel ще покаже продажбите като обобщени за най-логичния период от време, който в този случай е на месец. Това би било полезно, ако основната ви грижа е колко са продадени на месечна база, като имате предвид моделите на покупка на клиентите.

Марк Копок/Цифрови тенденции

Редове

По подобен начин можете да плъзгате полета в секцията „Редове“, за да вградите различни данни в редовете на обобщената таблица. Отново, ако плъзнем „Дата“ в секцията „Редове“, Excel ще раздели продажбите по клиент на месец, но данните ще бъдат обобщени по клиент, а не по месец, както в предишния пример. В този случай най-вече се притеснявате колко сте продали на всеки клиент, но също така искате да забележите всякакви тенденции, базирани на времето.

Марк Копок/Цифрови тенденции

Стойности

И накрая, разделът „Стойности“ определя как анализирате данните си. Във всичките ни примери досега ние разглеждахме общите продажби. Ако щракнете върху клавиша със стрелка надолу в този раздел, можете да конфигурирате настройките на полето за стойност, за да видите различно числено изчисление.

Марк Копок/Цифрови тенденции

Например, да кажем, че искате да разгледате средните стойности на продажбите вместо общите продажби. Просто бихте избрали „Средно“ в диалоговия прозорец за настройки на полето за стойност. Можете също да зададете числовия формат, така че резултатите да са най-смислени.

Марк Копок/Цифрови тенденции

Сега, вместо да разглеждаме общите продажби по клиент и след това да изчисляваме общата сума, ние разглеждаме средните продажби по компания и след това средните продажби в цялата компания. Това би било полезно при оценката кои клиенти са над или под средното ниво на продажби например и следователно кои заслужават най-много (или най-малко) внимание. В нашия пример може би Acme Engineering и Jones Roofing не заслужават толкова внимание от страна на продажбите, колкото останалите.

Ясно е, че обобщените таблици предлагат множество опции, за да улесните нарязването и разделянето на вашите данни. Номерът за ефективно използване на осеви таблици е да решите какво точно искате да видите, преди да започнете да прилагате опции. Също така искате да сте сигурни, че вашите данни съответстват на начина, по който сте оформили таблицата си и как сте наименували заглавките си. Колкото по-внимателни сте в настройването на нещата, толкова по-ефективни ще бъдат вашите обобщени таблици.

Стъпка 4: Създайте свои собствени обобщени таблици от нулата

След като си поиграете с функцията за обобщена таблица и придобиете известно разбиране за това как различните опции влияят на вашите данни, тогава можете да започнете да създавате обобщена таблица от нулата. Процесът е подобен на използването на препоръка, само че отивате на Insert > PivotTable и след това ръчно избирате вашите данни като първа стъпка.

В нашия случай това означава избиране на Таблица1, но можем също така да изберем набор от данни или да изтеглим от външен източник на данни. Можем също да решим дали искаме да създадем нов работен лист или да поставим обобщената таблица до нашите данни на определено място в съществуващия работен лист.

Марк Копок/Цифрови тенденции

След като направим своя избор, ще ни бъде представена празна обобщена таблица и нашия диалогов прозорец с полета на обобщена таблица.

Марк Копок/Цифрови тенденции

Тогава създаването на наша собствена обобщена таблица е просто въпрос на избиране на полета и определяне на начина, по който искаме данните да бъдат изчислени и показани. Да кажем, че искаме да видим как се представят търговците на месец, с общ общ брой продажби за годината. Ще изберем полетата „Продавач“, „Дата“ и „Общи продажби“, плъзнете полето „Продавач“ в секцията „Филтри“ и ще конфигурираме стойностите, които да се показват като валута. Excel автоматично добавя съответните елементи за дата в секцията „Редове“ и предполага, че искаме да видим суми.

Марк Копок/Цифрови тенденции

По подразбиране Excel ще покаже всички данни за всички търговци. Можем също да изберем един продавач, за да видим само неговите или нейните данни. В този случай виждаме, че Джуди Френч има продажби само за три месеца, въпреки че общите й продажби са значителни. Това може да означава, че нейният процес на продажба е бил по-дълъг, защото е преследвала китове вместо риби - ценно заключение, ако е точно. Може би инвестирането в асистент, който да помогне на Джуди да приключи продажбите си по-бързо, би било добра идея.

Марк Копок/Цифрови тенденции

Стъпка 5: Инвестирайте в малко обучение

Ако искате да получите наистина ли добър в използването на обобщени таблици на Excel, инвестирайте известно време, за да научите малко повече за това как използва различните типове данни. Microsoft предлага свои собствени ресурси за обучение и има множество обучители на трети страни да обмисли.

Като цяло обаче това означава да копаете в Excel по начин, който е извън обхвата на това ръководство. Въпреки това се надяваме, че сега виждате как обобщените таблици могат да бъдат мощен инструмент за анализиране на вашите данни и сравнително лесно е да започнете, стига вашите данни да са конфигурирани в правилния вид маса. И не можем да подчертаем достатъчно колко е важно да знаете какво искате да постигнете с вашата обобщена таблица, преди да започнете.

Препоръки на редакторите

• Използване на Office? Вашият компютър може да бъде изложен на риск поради тази промяна на Microsoft
• Как да защитите с парола Excel файл