Задайте сложни правила с няколко условия или изключения, за да управлявате имейла си.
Натоварената входяща поща може скоро да се напълни с комбинация от спешни и важни или напълно неподходящи и тривиални съобщения. Един от начините да сортирате имейлите от плявата е да настроите правила, които автоматично филтрират съобщенията в различни папки, когато пристигат във входящата ви кутия. Outlook предлага много опции за правила за филтриране на съобщения по ключови думи, подател, тема, акаунт или адресно поле. Едно от най-често използваните правила за филтриране отклонява имейлите от конкретен човек или група хора - да речем от вашия шеф, клиент или членове на екип по проекта - от входящата кутия към специална папка. Използвайте функцията за правила и предупреждения в Outlook 2013, за да филтрирате и организирате автоматично имейлите си.
Етап 1
Щракнете върху раздела "Файл".
Щракнете върху раздела „Файл“ в лентата на главното меню от всеки екран в Outlook.
Видео на деня
Стъпка 2
Изберете „Управление на правилата и сигналите“.
Изберете бутона „Управление на правилата и сигналите“ на екрана с информация.
Стъпка 3
Кликнете върху „Ново правило“.
Щракнете върху бутона „Ново правило“ в диалоговия прозорец „Правила и предупреждения“. Можете също да промените настройките за съществуващи правила от този диалогов прозорец.
Стъпка 4
Изберете шаблон за правило.
Изберете предпочитания от вас шаблон за правило от списъка в секцията „Избор на шаблон“ на диалоговия прозорец на Съветника за правила. Outlook предлага шаблони за правила, покриващи много задачи за филтриране на имейли. Едно от най-широко използваните правила филтрира съобщения от човек или група хора в конкретна папка. Изберете „Преместване на съобщения от някого в папка“ и след това щракнете върху подчертаната връзка „хора или обществена група“ в прозореца за описание на правилото.
Стъпка 5
Изберете контакт.
Щракнете двукратно върху всеки контакт във вашата адресна книга на Outlook, за да ги добавите към полето „От“. Щракнете върху бутона "OK".
Стъпка 6
Посочете папка.
Щракнете върху връзката „посочена“ папка в прозореца за описание на правилата в диалоговия прозорец на Съветника за правила.
Стъпка 7
Изберете папката.
Щракнете, за да изберете папката на Outlook, която искате да използвате за съхраняване на съобщения, филтрирани от правилото. Екранът „Избор на папка:“ показва всички налични папки на Outlook. Щракнете върху бутона "OK".
Стъпка 8
Кликнете върху „Напред“.
Прегледайте настройките на правилата си. Можете да добавяте или премахвате хора или да променяте местоназначението на папката, като щракнете върху тези връзки в прозореца за описание на правилото. Щракнете върху "Напред", когато сте готови да продължите.
Стъпка 9
Изберете условия на правилото.
Щракнете, за да изберете всякакви други условия, които искате да включите в правилото; например, разрешаването на квадратчето за отметка „изпратено само до мен“ означава, че Outlook ще прилага правилото само към имейли, изпратени само до вас.
Стъпка 10
Изберете изключения от правила.
Изберете всякакви изключения от вашето правило; например изборът на „освен ако е изпратен само до мен“ означава, че Outlook няма да спазва правилото за имейли, изпратени само до вас. Много от изключенията и условия включват конфигурируеми действия. Например, ако изберете изключението „освен ако темата съдържа конкретни думи“, щракнете върху подчертаната връзка „конкретни думи“ и изберете думите, които да добавите към правилото. Щракнете върху бутона "Напред".
Стъпка 11
Добавете име на правило.
Въведете име за правилото в приложимото поле. Щракнете, за да изберете „Изпълнете това правило сега за съобщения, които вече са във входяща поща“, ако искате да приложите правилото към всички съществуващи съобщения в пощенската кутия. Щракнете върху бутона "Край", за да завършите настройката и да излезете от съветника за правила.
Стъпка 12
Приложете промените.
Изберете „Приложи“ и след това „OK“, за да приложите правилото и да излезете от диалоговия прозорец „Правила и предупреждения“.
Бакшиш
Outlook също така предлага опция за филтриране, която да ви помогне да търсите в имейлите си съобщения въз основа на конкретни критерии като дата на получаване, статус на важност или дали има прикачен файл. Щракнете върху раздела "Начало", щракнете върху "Филтриране на имейл" в групата инструменти за намиране и след това изберете предпочитания от вас филтър за търсене по имейл от падащия списък.
Филтърът за нежелана поща в Outlook автоматично премества заподозрени спам съобщения в папката за нежелана поща. Можете да коригирате тези настройки, за да блокирате подателите или да добавите податели към безопасен списък. Отидете на „Начало“, „Нежелана поща“ и след това „Опции за нежелани имейли“, за да проверите и промените настройките за нежелани имейли на Outlook.
