Но тези цифрови данни имат ли срок на годност? Как да гарантираме, че нашите най-ценни цифрови файлове са запазени и достъпни, когато имаме нужда от тях? Какво се случва с тях, когато сами вече нямаме достъп до тях поради болест или смърт?
Препоръчани видеоклипове
Във физическия свят няма разлика между съхранение и съхранение. Може да имате кутия със стари снимки или документи на тавана си, които са принадлежали на вашия прадядо, и при условие, че са били съхранявани при добри условия, ще могат да се четат и днес. Същото не може да се каже за цифровите данни.
„Запазването всъщност е свързано с дългосрочен достъп“, обяснява д-р Мика Алтман, директор по изследванията и Ръководител/учен, Програма за информационни науки за библиотеките на MIT, „Става въпрос за комуникация с бъдещето в някакъв момент.”
Заплахата от загуба
„Една от заплахите е, че медиите се провалят. Твърдият диск се повреди, DVD-то се повреди или дискът не може да бъде прочетен“, казва д-р Алтман, „Друга заплаха е, че можете да видите битовете, но вече не можете да разберете какво означават, защото няма наличен софтуер, който да го изобрази документ. Може да имате файл на Microsoft Word, който сте написали преди 15 години и той изглежда добре, но когато го отворите, може да не сте в състояние да разберете какво пише, защото този формат вече не се поддържа.
Медиите, които се продават на потребителите, всъщност не са създадени за дългосрочно съхранение.
Предполагаме, че цифровите файлове ще издържат вечно, защото те не се влошават, но носителят, на който ги съхраняваме, може и го прави.
„Различните носители имат изключително различни срокове на годност“, обяснява д-р Алтман, „Възможно е да получите архивен оптичен медии и го напишете по професионален начин, така че да очаквате да издържи 100 години, ако се съхранява правилно място. Но ако записвате върху други неща като случаен твърд диск, компактдиск или флаш устройство и го залепите на рафта, можете да се върнете след три години и да откриете значително влошаване на данните.“
Можете драстично да повлияете на вероятния срок на годност, като съхранявате нещата правилно. Ако поставите компактдиск в задната част на шкафа си, където е сравнително хладно и сухо, той ще издържи много по-дълго, отколкото ако го оставите на слънце или някъде влажно. При неподходящи условия на околната среда той може да бъде разрушен в рамките на една година или дори месец.
Не всички места за съхранение са еднакви
„Едно от предизвикателствата е, че медиите, които обикновено се продават на потребителите, като твърдите дискове в компютрите всъщност не са създадени за дългосрочно съхранение“, казва д-р Алтман, „Те всъщност не са така проектирани. Те са проектирани за експлоатационен живот от може би три, четири или пет години.
Всеки, който е преживял повреда на твърдия диск, знае това много добре. Има и много вариации в качеството на твърдия диск и дисковете се произвеждат на партиди. Някои марки и партиди издържат по-дълго от други.
1000-годишният M-диск. Вашият живот, гравиран в камък.
Възможно е да закупите оптични дискове с архивно качество, които са проектирани да издържат 100 години. Sony и Panasonic работят върху стандарт за архивни дискове. Има и опции като М-диск (Millennial Disc), за които се твърди, че издържат до 1000 години, но, както може да очаквате, те са значително по-скъпи от обикновените дискове. Освен това ще имате нужда от подходящия хардуер, за да ги четете в бъдеще, и няма кой знае колко трудно може да бъде да се сдобиете с DVD плейър след един век.
Всеки облак има сребърна подплата
„Да направите резервно копие на отделен диск, или флаш устройство, или резервна лента – всичко това е добре, но ще трябва да го правите всеки месец и актуализирайте го“, предлага д-р Алтман, „Още по-добре би било да използвате система за архивиране в облачно хранилище и автоматично да вземете неща и да ги качите на външен сървъри. Обикновено те не са в офлайн системи за съхранение, те са онлайн хранилище, така че се репликират на множество въртящи се дискове и добра услуга за съхранение в облак ще проверява техните копия редовно.“
Ако тръгнете по маршрута на облака, тогава вие прехвърляте тежестта да разберете как да запазите данните си върху вашия доставчик на облак. Изберете добър и те ще поддържат множество копия на вашите файлове с технология, която често се актуализира. Можете също да настроите своя график за архивиране и да забравите за него. Вашите файлове ще бъдат в безопасност в случай на взлом или пожар в дома ви, който може да унищожи локално съхранените данни.
Ще трябва да платите абонаментна такса, но ако искате спокойствие за вашите данни, тогава може да почувствате, че си заслужава. Няколко услуги, които д-р Алтман препоръчва са Backblaze и CrashPlan, защото прилагат най-добрите практики и са прозрачни за това, което правят.
Неуспехи в облачното съхранение
За съжаление облачното съхранение не е надежден метод за съхранение и вие имате голямо доверие на доставчика, който изберете.
„Те могат да фалират“, казва д-р Алтман, „Или биха могли случайно да изпратят съобщението за вашата изтекла кредитна карта на грешен имейл и в крайна сметка да закрие акаунта ви, или някой може да претендира, че имате защитен с авторски права материал и може да получи разпореждане.“
Можете да смекчите тези рискове, като удвоите услугите и използвате две решения за съхранение в облак, защото шансът за едновременни проблеми в две независими компании е много по-малък.
Трябва да се вземе предвид и въпросът за поверителността. Много доставчици на облачно хранилище имат политики за поверителност, които са трудни за разбиране.
„Поверителността е друга причина, поради която може да искате да управлявате нещата локално“, обяснява д-р Алтман, „Ако наистина се притеснявате, може да изберете да шифровате нещата, преди да ги съхранявате където и да е. Това вероятно е един от най-добрите начини за защита на тези данни от достъп и използване от други, но от гледна точка на запазване - ако загубите ключа за криптиране, значи сте загубили данните.
Нещата, които искате да сте сигурни, че предавате, трябва да са в стандартизиран формат.
Друг проблем с облачните акаунти е достъпът. Ако претърпите злополука, сериозно заболяване или разбъркате тази смъртна намотка, как семейството ви ще получи достъп до вашите акаунти в облака? Колко време преди акаунтът ви да бъде изтрит? Законово може да се окаже трудно за членовете на семейството да се справят с това в момент, който вече е много труден.
„Наличието на някакъв план за това какво се случва с вашите акаунти, когато не сте в състояние да получите достъп до тях, е много важно в този дигитален свят, в който живеем сега“, предлага д-р Алтман.
Може да искате да споделите вашия мениджър на пароли с някого и да предвидите вашите цифрови файлове в завещанието си.
Форматите също имат значение
„Дори ако поставите вашите неща в Google и Amazon и дадете копие на вашата парола на вашите деца или на вашия адвокат, някои от тези файлове ще бъдат трудни за четене и разбиране по-късно“, обяснява д-р Алтман, „Може да си помислите, че за неща, които наистина искате да сте сигурни, че предавате, да направите някои стандартизирани копия. Неща, които се виждат директно в уеб браузър без добавки, като JPEG файл. Те може да не са най-доброто качество на изображението, но вероятно ще бъдат лесни за изобразяване въз основа на отворени стандарти.
Още два формата, които той препоръчва, са TIF и PDF-A. Можете да намерите наистина подробен списък с препоръчителни спецификации на формата за запазване на данни на Уебсайт на Библиотеката на Конгреса.
„Правило на палеца би било нещо, което показвате в уеб браузър, без да се свързвате с интернет или да инсталирате допълнителен плъгин, вероятно ще бъде четимо за дълго време“, казва д-р Алтман.
Последната дума
Няма категоричен отговор за това как да гарантирате, че цифровите ви файлове остават завинаги, но можете да хеджирате залозите си и да излезете с многостранна стратегия, за да дадете на данните си най-голям шанс за оцеляване.
„Бих препоръчал да отделите известно време за проучване на услугите за съхранение в облак. Изберете две, които са независими. Имате мениджър на пароли или мениджър на акаунти. Имайте план за това кой ще управлява вашите цифрови активи, ако нещо се случи с вас, независимо дали това е вашият син или дъщеря, или вашият адвокат, но имайте ясен план за наследяване“, казва Д-р Алтман, „Малкото неща, които са много важни, които знаете, че искате да запазите, ги поставете в цифров формат като TIF, GIF или PDF-A, така че да са по-трайни от средните файл. Направете няколко копия и ги споделете с хора, на които имате доверие.“
