Как да направим имейла по-продуктивен и по-малко стресиращ

Имейлът е безспорно полезен инструмент за комуникация, но когато се използва неправилно, той може да се превърне в изсмукващ време, крадящ вниманието, постоянно действащ индуктор на стрес, който е по-скоро тежест, отколкото полза. Ако откриете, че се страхувате от входящата си поща всеки ден, вижте този списък с професионални техники, които могат да ви помогнат да обърнете сценария и да превърнете имейла обратно в инструмента за продуктивност, какъвто трябва да бъде.

Задайте (и излъчете) вашето извънработно време

За да попречите на имейлите да се промъкват в неработните часове от живота ви, добра идея е да установите извънработно време - не само като се ангажирате мислено да не проверявате имейли през определени часове на през деня или дори като включите настройките „не безпокойте“, за да блокирате известия по имейл (което също е добра идея), но също така като настроите вашия отговор „Извън офиса“ да се активира след работа часа. Това помага да управлявате очакванията и ще ви помогне да установите граници с вашите колеги, но без да блокирате напълно комуникацията, ако изскочи нещо спешно.

В началото може да е малко изнервящо, ако сте свикнали да проверявате имейли по всяко време на деня, но с течение на времето ще откриете, че проверката на имейл през определени часове от деня ви насърчава да бъдете по-концентрирани и ефективни през времето, което сте блокирали изключено.

Поемете контрола върху каданса

Подобно на това да не проверявате имейла си в извънработно време, също не е идеално да проверявате входящата си поща постоянно през целия ден. Имейлът не трябва да се използва като приложение за чат в реално време - това е, което Slack и Microsoft Teams са за. Като такъв, ако не е от решаващо значение за вас да получавате имейли незабавно, може би е разумно да коригирате настройките на входящата си поща, така че новите съобщения да идват само в предварително определени часове. Повечето от популярните имейл клиенти в днешно време ви позволяват да персонализирате колко често вашата входяща кутия извлича нови съобщения и намаляването на честотата може да направи чудеса за вашата продуктивност. Освен че прави имейла по-малко разсейващ, стратегическото настройване на ритъма ви позволява по-ефективно да блокирате части от графика си за имейл кореспонденция.

Ето как се прави за Outlook и поща за Mac.

Агресивно се отписвайте от списъците

Нежеланите, неуместни имейли от пощенските списъци са досаден факт от живота, но ако вашият метод за справяне с тях е просто да натиснете бутона за изтриване, вие си правите лоша услуга. Вместо просто да изтриете тези съобщения, струва си да отделите няколко допълнителни секунди, за да се отпишете напълно от пощенския списък. Отнема малко повече време, но тези допълнителни кликвания ще се изплатят десетократно в бъдеще, като ви спестят неприятностите да се налага да изтривате нарастващ брой нежелани имейли, които задръстват входящата ви кутия.

Някои съвременни имейл клиенти улесняват този процес за вас и автоматично откриват съобщенията от пощенския списък и предлагат лесен за намиране бутон за отписване. Но дори ако вашият имейл клиент няма тази функция, все пак си струва да превъртите надолу до края на съобщението и да потърсите ръчно връзка за отписване. Ако всичко друго се провали и няма връзка за отписване, често си струва да изпратите имейл с кратък отговор, който ясно моли подателя „моля, премахнете ме от вашия списък“.

Използвайте автоматично довършване

Предложения за автоматично довършване (като Smart Compose на Gmail) са може би една от най-добрите функции, добавени към имейл софтуера напоследък. Ако не сте запознати, те основно работят, като предвиждат общи думи и изречения, които сте склонни да използвате, след което ги поднасят като предложения, които можете да въведете с едно натискане на клавиш. Добрите научават вашия стил на писане, колкото повече ги използвате, и могат да станат почти страховито точни с течение на времето.

За да бъда напълно честен, предложенията за автоматично довършване няма вероятност да ви спестят повече от няколко допълнителни минути на седмица, но могат да свършат работа чудеса за намаляване на умственото усилие, което е необходимо за съставяне на имейл - особено ако се мъчите да намерите правилния начин да пишете нещо. Предложенията могат да служат и като полезно напомняне да поддържате нещата кратки и сладки.

Научете кога да пропуснете имейл и да вдигнете телефона

Едно от най-добрите умения за имейл, които евентуално можете да култивирате, е способността да разпознавате кога имейлът е - и по-важното, кога не е - идеалният метод за комуникация, който да използвате в дадена ситуация. В много случаи имейлът е за предпочитане, защото е асинхронен, позволява по-обмислени отговори и оставя хартиена следа - което го прави чудесен за определени видове съобщения. Но за по-малко официални разговори имейлът може да не е най-доброто място за комуникация. Когато комуникацията ви не е задължително да бъде регистрирана, често е по-бързо и по-ефективно да изпратите кратко Slack съобщение или дори да вдигнете телефона. Обажданията на хора понякога се гледат с недоверие в определени работни ситуации, но когато се използват стратегически, ползите (допълнителна скорост, яснота и възможност за използване на тон и инфлексия за предаване на информация) надвишават разходи.

Препоръки на редакторите

• 10 разширения на браузъра, за да увеличите максимално продуктивността си
• Лесният GPU хак прави вашия лаптоп RTX 3080 с 20% по-мощен, ако се осмелите

Надградете начина си на животDigital Trends помага на читателите да следят забързания свят на технологиите с всички най-нови новини, забавни ревюта на продукти, проницателни редакционни статии и единствени по рода си кратки погледи.