Как да използвате етикети Avery 5160 в Excel

Етикетите на Avery са добре познат стандартен офис продукт, а етикетите 5160 (наред с други размери) са съвместими с продуктите на Microsoft. Можете да отпечатате етикети на Avery от Excel, но процесът в крайна сметка изисква сливане на поща, за да категоризирате полетата на етикета и да ги импортирате във формат на етикет.

По време на процеса на обединяване на поща настройвате колони с данни в Excel и след това съпоставяте тези с полетата за форматиране в Microsoft Word. Процесът не е сложен, но изисква време, за да настроите правилно форматирането. Големите списъци с контакти или други форми на данни в Excel също изискват повече време за попълване.

Алтернативата на използването на Excel с Word е да въведете ръчно всеки етикет или да стартирате сливане на поща чрез друга съвместима програма, като например Microsoft Outlook. Опцията на Microsoft Outlook е привлекателна само ако вече използвате услугата като мениджър на поща.

Етикетите на Avery са стандартни при форматирането на етикети на Microsoft Word и размерът вече е запазен в предварително зададена настройка, което ги прави отличен избор за процеса на етикетиране. Други често срещани марки и оформления на етикети също се съхраняват във форматирането на етикета за Microsoft.

Преди да скочите в Excel и да използвате програмата за хостване на вашите данни, помислете дали Excel е най-доброто приложение за вашата конкретна ситуация. Ако правите малък брой етикети – под 100 с минимална информация, например – въвеждането на информацията директно в документ на Word, форматиран с етикет, е по-добър вариант. Това е особено вярно за списък за еднократна употреба.

Excel е идеален за хостване на голямо количество информация като списък с контакти с име, адрес и друга информация за стотици или дори хиляди хора. Списъци, които непрекъснато нарастват и се развиват, са лесни за управление в Excel.

Работната книга на Excel не е добър избор за отпечатване на етикети за управлявания списък, но форматирането улеснява преместването на данните в други програми и формати. Например, можете лесно да качите списък с контакти в имейл мениджър от Excel.

Използвайте Excel, ако информацията е важна и ще видите непрекъсната употреба. В противен случай помислете за ръчно въвеждане на информацията директно в документ на Word.

В Excel форматирайте полетата за етикети, като използвате заглавия на колони. Например заглавете всяка колона с конкретно поле, като напр първо име, фамилия, адрес, град, състояние, пощенски код, имейл адрес и всяка друга информация, която запазвате в контактите. Създаването на колона за всеки конкретен набор от данни е важно, когато дойде време за форматиране на етикетите.

Всеки ред съответства на единичен контакт или набор от данни. Използването на заглавие на колона за всяка част от информация увеличава максимално способността ви да позиционирате къде информацията се намира на етикетите по-късно, когато използвате процеса на обединяване на поща. В този момент запазете работния лист на Excel и излезте от програмата. След това отворете Microsoft Word, за да стартирате сливането на поща и в крайна сметка да отпечатате етикетите.

Насочете се към Пощенски съобщения раздел в новия документ на Word и изберете Стартирайте обединяването на поща опция. Изберете Етикети и щракнете Опции за етикети. Тук форматирате документа на Word за етикетите на Avery 5160.

Изберете принтер за непрекъснато подаване или принтер за страници въз основа на модела, който използвате. Под опциите на принтера са опциите за етикети. Изберете падащото меню, за да видите доставчиците и изберете Ейвъри от този списък.

Друг списък се генерира с всички стилове на етикети на Avery. Щракнете върху 5160 етикети на модела и изберете Добре. Документът на Word оразмерява етикетите, за да съответства на точното разстояние и необходимия дизайн.

Сега щракнете Файл и изберете Разширено опция за свързване на Excel към Word. Маркирайте Потвърдете преобразуването на файлов формат отметнете квадратчето и изберете Добре. Върнете се към Пощенски съобщения и щракнете Изберете Получатели за да намерите вашия файл на Excel. Изберете файла, за да обедините информацията с Word.

Форматирайте начина, по който вашите данни трябва да изглеждат на етикетите в настройките за пощенски съобщения. Използвай <> стил за излагане на информацията. Това корелира с колоните, които сте създали по-рано в Excel. Можете да конфигурирате тази информация по какъвто и да е начин.

Етикетът за адрес обикновено съдържа името, уличен адрес, град, щат и пощенски код. Можете също да добавите име на фирма или което и да е персонализирано поле, стига то да съществува в колона на Excel. Форматирайте заглавието на всяка колона по точния начин, по който искате да се показва. Това включва разстоянието между думите и реда, на който съществува.

Настройте и настройките на шрифта в тази област. Използването на шрифта по подразбиране, както е картографиран от Excel, работи добре, но персонализираният стил е лесна опция за етикети. Просто стартирайте визуализация за печат след сливане, за да сте сигурни, че шрифтът и размерът на текста пасват на етикета.

Сега етикетите на Avery са форматирани и информацията е свързана. Щракнете върху Полета за мачове под Пощенски съобщения и се уверете, че заглавията на колоните от Excel съвпадат с <> форматиране, което сте използвали по-рано. Ако всичко съвпада, продължете напред. Ако не, използвайте падащите менюта, за да коригирате, докато всички полета съвпадат. Това съпоставя колоните на Excel с етикетите.

Щракнете върху Завършете и обединете в раздела Изпращания, за да завършите процеса. Щракнете върху Печат за да изпратите заданието на вашия принтер. Поставете етикетите Avery в тавата на принтера, преди да изпълните функцията за печат.

Освен това направете визуализация за печат, за да проверите отново подравняването и разстоянието и да откриете евентуални грешки. Етикетите и мастилото за принтера са скъпи, а двойната проверка на файла гарантира, че няма нужда да печатате повече от веднъж.

Съществува алтернатива за изпълнение на сливане на поща между Excel и Word. Опцията на Outlook е специфична за списъците с контакти, но предлага лесен метод за зареждане на контакти от Excel в диспечера на контакти на Outlook.

Ако поддържате имейл контакт с някой от списъка, тази функция е особено полезна. Влезте в Outlook и изберете Добавете контакти и изберете От файла. Можете да използвате Excel или стандартен CSV файл, за да постигнете същия резултат. Изберете файла и импортирайте всичко в мениджъра на Outlook.

Сега изпълнението на обединяване на поща в Word е много по-кратък процес. Изберете всички желани контакти с помощта на Shift+Контрол клавиатурна команда за маркиране на няколко контакта.

Отидете до У дома раздел в Outlook и изберете Обединяване на поща следван от Само избрани контакти. Изберете полетата за контакт, които искате върху етикетите, или щракнете Всички полета за контакт да прехвърля всичко. Избирам Нов документ и изберете вида на документа. Пощенски етикети е най-очевидният избор в списъка.

Това действие задейства отваряне на документ на Word и цялата информация за контакт е картографирана и готова. Все още трябва да използвате Word, за да изберете стила на етикета Avery, но процесът е същият като изброения по-горе.

Ако сте разумни, въведете пишете и ВмъкванеПолета раздел в Word, за да проверите отново картографирането. Можете също да стартирате визуализация за печат, за да сте сигурни, че всичко е подредено правилно и готово за печат. В противен случай сте готови и можете бързо да отпечатате етикетите, като използвате процеса на обединяване на поща в Outlook.