7 неща, които не сте знаели, че можете да правите в Outlook

Шансовете са добри да сте използвали Microsoft Outlook по един или друг начин за изпращане на имейл или насрочване на среща. Но докато това са най-често срещаните задачи, които можете да изпълнявате в Outlook, има някои трикове, които можете да използвате, за да подобрите работата си.

Извикване на имейл е този, който сме разглеждали преди, но има и цветно кодиране на имейли или задаване на различни часови зони. Прекарахме известно време в ровене в менютата вместо вас и за да ви покажем всичко това плюс още.

Без повече шум, ето седем неща, които не сте знаели, че можете да правите в Outlook на работния плот и Outlook в мрежата.

Задайте две часови зони

Първо ще започнем с часовите зони, защото времето е всичко! Това е полезно, ако се намирате на различно място от работата си – да речем, че сте в Ню Йорк и работата ви е базирана в Портланд, Орегон. За да запазите имейлите си на една и съща страница и да избегнете закъснение за срещи, можете да зададете няколко часови зони в настолното приложение Outlook.

Това е едно от най-лесните неща, които можете да конфигурирате в Outlook. Всичко, което трябва да направите, е да влезете в отвара за Календар на настолното приложение на Outlook, след което да посетите Файл меню. Оттам кликнете Настроики и след това щракнете върху Календар. След това ще искате да потърсите Времеви зони опция. Трябва да видите квадратче за отметка за Показване на втора часова зона. Щракнете върху квадратчето за отметка и след това изберете желаната втора или трета часова зона. Вече ще виждате това в Outlook.

Задайте цветове за имейли от определени хора

Искате имейлите ви да изглеждат малко по-различно, така че входящата ви кутия да е по-красива или по-лесна за четене? Outlook ви пази с това, което е известно като условно форматиране. Тази функция е начин да накарате съобщенията, които отговарят на вашите собствени условия, да се открояват в списъка със съобщения чрез използване на цвят, шрифтове и стилове. Той попада под номер 2 в нашия списък.

Можете да кажете на Outlook да промени цвета на определени съобщения въз основа на името или имейл адреса на подателя; да речем, ако искате всички имейли от вашия шеф да се показват в червено.

За да настроите правило за условно форматиране, превключете към входящата си кутия в настолното приложение на Outlook и посетете раздела Изглед. Оттам изберете Текущия изглед настройка. След това изберете Преглед на настройките. След това ще искате да щракнете върху Разширени настройки за изглед диалогов прозорец и изберете Условно форматиране. Microsoft има списък със стъпки, които можете да следвате тук, но ние се фокусираме върху това как можете да накарате съобщенията от определени хора да се показват в определен цвят.

За да постигнете това, щракнете Добавете и след това въведете име за правилото. Изберете Шрифт, а след това под Цвят изберете цвят, който искате и след това щракнете ДОБРЕ. След това изберете Състояние и изберете условие. В полето От въведете името на контакта или подателя, което искате да видите в различен цвят във входящата ви кутия. След това, в Филтър, условно форматиране и разширени настройки за изглед диалогови прозорци, изберете Добре.

Използвайте бързите клавиши на Outlook

Вероятно сте запознати с клавишни комбинации като CTRL+C и CTRL+V, но знаете ли, че настолното приложение Outlook също има набор от клавишни комбинации, които можете да използвате? Тези клавиши могат да ви помогнат да спестите време по време на натоварения ви ден, като избягвате да плъзгате мишката върху икони и менюта, за да извършвате обичайни задачи като писане, отговаряне или препращане на съобщения. Събрахме нашите любими клавишни комбинации на Outlook за номер три в нашия списък. Имайте предвид, че те са за Windows 10.

Отново току-що събрахме някои от най-често срещаните клавишни комбинации. Microsoft има пълен списък на уебсайта си, обхващащ преките пътища на Outlook за MacOS, както и за мрежата. Техният списък е малко по-изчерпателен и включва диктовка, папки, панели за четене, печат и др.

Преоразмерете файловете си, за да изпращате големи прикачени изображения

Често срещано препятствие, с което може да се сблъскате, когато изпращате имейли с изображения, е, че файловете, които може да искате получателят да получи, са твърде големи за ограниченията на мрежата. Когато това се случи, можете да опитате да преоразмерите прикачените изображения чрез настолното приложение Outlook, така че да не са твърде големи.

Можете да промените размера на прикачените изображения в няколко стъпки. След като съставите ново съобщение, първо трябва да опитате да прикачите всички изображения, които искате да изпратите. Вероятно ще получите съобщение за грешка, но не се притеснявайте. Просто се насочете към Файл на този имейл и след това потърсете съобщението за грешка в горната част. Изберете опцията, която казва Преоразмерете големи изображения, когато изпратя това съобщение.

Outlook ще се опита да изпрати съобщението чрез компресиране на вашите изображения до по-малък размер. В случай, че съобщението все още не преминава, можете да опитате Архивиране на вашите файлове в Windows 10 или MacOS за да ги направите по-малки и след това да прикачите ZIP файла в имейл съобщение.

Стартирайте срещи на Teams, отворете Sticky Notes и OneNote направо от Outlook в мрежата

Въпреки че се фокусирахме върху настолното приложение Outlook, Outlook в мрежата също има някои тайни. Въпреки че вероятно вече прекарвате време в сортиране на вашия календар или вашите имейли в Outlook в мрежата Microsoft включи някои интеграции с Sticky Notes, както и OneNote там, също.

С интеграцията, ако влезете със същия имейл в Microsoft 365, който използвате за работа (или дори имейл с личен акаунт в Microsoft) в Sticky Notes в Windows 10 или в приложението OneNote ще имате бърз достъп до същите неща с този акаунт Outlook на уеб. Това е известно като емисията на OneNote.

Можете да превключите към това по всяко време, като се насочите горе и щракнете върху иконата на OneNote от дясната страна на екрана. Това работи както с лични акаунти в Microsoft, така и с работни акаунти в Microsoft 365. Така че, опитайте и си водете бележки, докато изпращате имейл!

Също така искаме да отбележим възможността за „Среща сега“. Тази опция се показва в горната част на вашата входяща кутия в Outlook в уеб. Ако щракнете върху това, ще можете незабавно да започнете среща в Teams (със служебни акаунти) или среща в Skype (с лични акаунти.) Това е бърз начин да преминете през някои обръчи и да не се налага да преминавате през много менюта, за да влезете правилно в среща далеч.

Стигнете до нула входяща кутия с почистване на разговорите

Ако входящата ви кутия е пълна със съобщения, тогава може да опитате функцията Conversation Cleanup в Outlook. Това е още една функция, за която може би не сте знаели, че съществува.

Както Microsoft обяснява, Функция Conversation Clean Up в Outlook е предназначен да ви помогне да намалите броя на съобщенията във вашите папки. Излишните съобщения в разговора, които са изчистени, се преместват в папката "Изтрити елементи". Само имайте предвид, че това е за разговори в имейл нишка или колекция от съобщения.

Можете да използвате почистване на разговори, като отидете във входящата си кутия на Outlook на вашия работен плот и след това щракнете върху У дома раздел. Оттам можете да изберете Изтрий групирайте и след това изберете Почисти.

Можете да изберете да Почистете разговора за да изчистите текущия разговор. След това изберете да Почистете папката за почистване на цяла папка, като излишните съобщения се изтриват. Можете също така да изберете Почистване на папка и подпапки. С тази опция се преглеждат всички разговори в избраната папка и всяка папка, която съдържа, и излишните съобщения се изтриват.

Задайте правила за автоматично преместване, маркиране и отговаряне на имейл съобщения

Докато почистването на разговорите е един от начините да стигнете до чиста входяща кутия, задаването на правила е друг. Можете да премествате, маркирате и отговаряте на имейли автоматично, ако зададете правила във вашето настолно приложение Outlook. Тези правила могат дори да се използват за възпроизвеждане на конкретни звуци, когато получавате съобщения.

За да настроите правило, всичко, което трябва да направите, е да щракнете с десния бутон върху съобщение във входящата си кутия и да изберете правила Оттам можете да изберете една от опциите. Outlook автоматично ще предложи създаване на правило въз основа на подателя и получателите. Ако искате да създадете повече правила, можете да щракнете с десния бутон върху тях и да изберете Създаване на правило.

Следвайте подканите на екрана и в диалоговия прозорец Създаване на правило изберете едно или повече от първите три квадратчета за отметка. Microsoft има пълно ръководство за правилата на Outlook тук ако имате нужда от допълнителна помощ.

Препоръки на редакторите

• Използване на Office? Вашият компютър може да бъде изложен на риск поради тази промяна на Microsoft
• Хартиеният лаптоп може да бъде устройството за електронна хартия, от което не сте подозирали, че имате нужда
• 5 полезни преки пътища на Windows, за които не сте знаели
• Как да направите таблета си по-добър инструмент за работа
• Как да увеличите максимално продуктивността си в Windows 10