Какви са функциите на база данни в приложение?

Всеки е използвал база данни под една или друга форма. Телефонният указател дори се квалифицира като такъв. Базите данни съхраняват информация и я организират в практична форма. Софтуерните приложения, като Microsoft Access, компютъризират функциите на базата данни, като предоставят на потребителя голяма гъвкавост с техните данни. Операторите, които отделят време, за да се научат как да използват софтуера за база данни, в крайна сметка ще спестят време.

Основната информация, съхранявана в програма за база данни, се въвежда в таблица. Подобни на външен вид на електронна таблица, като Microsoft Excel или Lotus 123, таблиците осигуряват организиран начин за въвеждане на информация. Потребителите имат възможността да създават имена на полета, като име, адрес и идентификационен номер на клиента. Потребителите могат също да форматират полетата в таблицата. Например, числово поле може да се появи с парично форматиране, като долари или евро.

Повечето софтуерни програми за бази данни имат налични шаблони за често използвани формати, като управление на контакти, продажби или проследяване на инвентара. Потребителите имат възможността да променят тези шаблони, за да ги персонализират за своите специфични цели.

Софтуерът за база данни включва опцията за създаване на удобни за потребителя формуляри, за да улесни задачата за въвеждане на данни за очите на оператора. Работниците имат силата да адаптират формуляри, за да отговарят на техните нужди. Използването на адаптивни шаблони за формуляри прави процеса на създаване по-бърз и по-лесен.

За да помогне на тези, които въвеждат данни във формуляра, използването на съобщения дава насоки. Например, когато тези, които въвеждат данни, трябва да изберат от падащо меню за дадено поле, създателят на базата данни има опция за добавяне на изскачащо съобщение, когато това поле бъде избрано, напомняйки на потребителите да изберат от падащото меню.

Програмите за бази данни включват функции за създаване на отчети. Отчетите позволяват на потребителите да манипулират своите данни по много начини. Потребителите могат да вмъкват функции в отчети, за да помогнат при анализирането на данните. Например отдел по продажбите може да създаде отчет, който показва само данните за първото тримесечие, като същевременно дава общи стойности за всеки месец поотделно.

Създаването на отчет обикновено позволява креативност при проектирането на външния вид на отчета. Визуалните аспекти, като избор на шрифт, местоположение на полета, вмъкване на графики и манипулиране на цветовете позволяват на дизайнера на отчета да го направи визуално приятен и професионален.

Софтуерът за бази данни предоставя на потребителите функции за организиране на тяхната информация просто и конкретно. Например, използването на функции за сортиране позволява алфа или обратна алфа последователност, обикновено чрез просто щракване върху икона. Функциите за филтриране позволяват на потребителите да изтеглят информация по определени критерии.