Модерен бизнес офис.
Кредит на изображението: Сири Стафорд/Digital Vision/Getty Images
Офис автоматизацията днес се отнася до много повече от пишеща машина и копирна машина. Електронната и цифрова информация е в основата на съвременната офис автоматизация. Може да се състои от строго вътрешни компютри или, по-вероятно, да включва световна цифрова мрежа чрез интернет и облачно съхранение извън сайта. Докато преминавате през 21-ви век, ще срещнете както предимства, така и недостатъци, присъщи на автоматизацията на офиса във всичките й промени.
Спестете време и фирмени ресурси
От въвеждането на автоматизацията на офиса оборудването позволява на бизнеса да спестява време и пари. Вместо да чакате документът да стигне до клиента по пощата, можете да го запишете за няколко минути по факс. Сега компютърният напредък и интернет направиха комуникацията мигновена. Винаги, когато спестявате време, спестявате пари. Не сте ограничени от географски ограничения, спестявайки ресурси, които сте изразходвали за пътуване. Освен това, въпреки че все още можете да правите хартиени копия на много документи, цифровото съхранение ви позволява да спестите време и пари на хартия и място за съхранение.
Видео на деня
Доверете се на автоматизацията за точност
Макар че е вярно, че една машина е толкова ефективна, колкото хората, които са я направили и информацията, събрана дигитално, е само толкова точни като лицето, което го е изпратило, след като бъговете бъдат отстранени от програмите, те са безкрайно по-надеждни от хора. Съществува софтуер за събиране на числа в електронни таблици и бюджети, например, които винаги постигат правилния баланс и не разчитат на пръстите на счетоводителя върху машината за сумиране. Шаблони могат да се създават и използват отново и отново, за да се избегнат грешки в стандартната документация.
Когато автоматизацията се обърка, вие сте в беда
Компаниите, които разчитат изключително на автоматизация за работа и управление на своите информационни системи, могат да изпаднат в паника, когато самите тези системи се провалят. Разходите за поправяне или подмяна на повредени системи могат да бъдат прекомерни. Не можете просто да вземете гумичка и да направите корекции. Трябва или да наемете техници, за да сте в крак с актуализациите и сривовете на софтуера и хардуера, или да имате надеждна услуга, която да се обадите незабавно. Тогава имате целия въпрос за поверителността и сигурността. Можете да пазите търговски тайни и да кажете само на няколко доверени лица, но ако данните попаднат в мрежата, няма да ги върнете.
Потребителите не винаги са лесни за промяна
Тъй като офис автоматизацията продължава да се развива и вие внедрявате нови технологии във вашите системи за да останете конкурентоспособни и печеливши, недостатъкът е, че трябва да преквалифицирате целия си персонал от потребители. Всички от вашия секретар до служителя за поръчки и от вашите клиенти до продавачите, които доставят вашия продукт или услуга, трябва да научат новите системи. Много хора не научават лесно нови системи, а други са упорити да правят нещата както винаги. Така че, докато имате разходите, свързани с преквалификацията, вие също имате нагласите на вашите крайни потребители, към които да се борите.
