Сравнение на електронни таблици и Запитване на електронни таблици ви помагат да останете в крак с данните си.
Кредит на изображението: Wavebreakmedia Ltd/Wavebreak Media/Getty Images
Дори и за най-организираните счетоводители и записани, огромният обем информация, който съхранявате в Excel, скоро може да стане огромен. Microsoft Excel има два инструмента за сравняване на данни от електронни таблици, които могат да ви бъдат много полезни, ако се опитвате да намерите печатна грешка в клетка или да сравнявате документи, за да се подготвите за одит. И двете са налични само в Office Professional Plus 2013 и Office 365 Professional Plus, електронна таблица Сравнение и запитване в електронна таблица ви позволяват да анализирате работни книги или да генерирате отчети за разлика между две електронни таблици. И двете могат да спестят огромно време при ръчни сравнения на данни.
Сравнение на електронна таблица
Етап 1
Щракнете върху „Сравнение на електронни таблици“ в началния екран на Windows 8. Въведете „Spreadsheet Compare“ в полето за търсене и изберете файла, ако имате проблеми с намирането му на екрана.
Видео на деня
Стъпка 2
Щракнете върху раздела "Начало" в горната част и изберете Сравнете файлове.
Стъпка 3
Щракнете върху синята икона на папка до полето Сравнение в диалоговия прозорец, който се показва. Прегледайте вашите запазени файлове на Excel и изберете първата електронна таблица, която искате да сравните.
Стъпка 4
Щракнете върху зелената икона на папка до полето До на следващия ред. Прегледайте вашите Excel файлове, за да изберете втората електронна таблица, която искате да сравните.
Стъпка 5
Щракнете върху бутона "OK".
Стъпка 6
Изберете критериите, които искате да използвате в сравнението от менюто вляво. Можете да изберете критерии като „Стойности на клетките“, „Формули“ и „Формат на клетка“ или просто да поставите отметка в квадратчето „Избор на всички“.
Стъпка 7
Щракнете върху "OK", за да генерирате отчет за разликата. Сравнение на електронни таблици създава пълен списък с всички разлики между двата файла въз основа на критериите, които сте идентифицирали.
Запитване за електронна таблица
Етап 1
Включете добавката за запитване, ако още не сте го направили. Щракнете върху раздела „Файл“ в Excel и изберете „Опции“ и след това „Добавки“. Изберете COM добавки от падащото меню Управление, щракнете върху „Отиди“ и се уверете, че квадратчето до Запитване на добавки е избрано.
Стъпка 2
Щракнете върху раздела „Запитване“ в горната част на Excel, за да разгледате опциите за анализ и сравнение на електронни таблици.
Стъпка 3
Щракнете върху командата "Сравняване на файлове", за да стартирате Сравнение на електронни таблици директно от Excel.
Стъпка 4
Щракнете върху „Връзки в работната книга“, за да генерирате графичен отчет за препратки между вашите работни книги, като формули, които препращат към стойност, съдържаща се в друга електронна таблица. Използвайте иконите Връзки на работния лист и Връзки с клетки, за да направите едно и също нещо между работни листове в работна книга или клетки в работен лист.
Стъпка 5
Щракнете върху иконата „Анализ на работната книга“, за да генерирате пълен и интерактивен отчет в отворената електронна таблица, включително информация за стойности, форматиране, структура и формули.
Бакшиш
За контрол на версията или мрежата Сравнение на електронни таблици ви позволява да сравнявате два файла с едно и също име, стига да са записани в различни папки.
Съобщение „Не може да се отвори работна книга“ в Сравнение на електронни таблици може да означава, че определена електронна таблица е защитена с парола. Ако случаят е такъв, просто щракнете върху „OK“ и след това въведете паролата за работната книга.
Електронна таблица Сравнете разликите в цветовите кодове въз основа на типа данни и естеството на разликата. Долният ляв панел на отчета за разликата съдържа легенда, указваща какво означава всеки цвят.
Можете да използвате Анализ на работната книга в опциите за запитване, за да допълните отчетите за сравнение и да разберете по-добре как извършването на промени може да повлияе на структурата на вашата електронна таблица. Използвайте опциите за връзки между клетки, работен лист и работна книга, за да разберете как извършването на промени в една клетка може да повлияе на всичките ви файлове.
