Пренасочване на Outlook срещу Напред

При някои обстоятелства — като например когато сте далеч от офиса, но трябва да проверите имейла си, или когато жонглираш множество имейл акаунти — Microsoft Outlook използва набор от команди, наречени правила, за препращане или пренасочване на входящи съобщения автоматично. Препращането и пренасочването на поща също могат да се прилагат към единични съобщения без създаване на правило.

Outlook използва програмни команди, известни като правила или филтри, за да помогне за управлението на имейл, организиране на съобщения и поддържане на задачата. Вграденият съветник за правила и предупреждения позволява на потребителите да определят условия, при които Outlook автоматично ще изпълнява едно или повече действия или задачи. Популярните правила включват преместване на съобщения от конкретен човек в определена папка, маркиране на съобщения от определен подател за проследяване и изпращане на мобилен сигнал при получаване на имейл, съдържащ определен думи. Сред създадените от потребителя правила има команди за автоматично препращане и пренасочване на входящи съобщения.

Когато имейлът се препраща, в началото на реда за тема се появява „FW:“ и по подразбиране тялото на имейла съдържа оригиналното съобщение и подробности за историята на съобщението. Оригиналното съобщение остава във вашата входяща кутия или определената от нея папка. Създайте правило за автоматично препращане на съобщения от или към конкретен акаунт, ако има определена информация редовно споделяни с колеги или други страни и искате да уведомите, че сте част от съобщението история. Например, асистент, отговарящ за координирането на седмичните обедни срещи, може да зададе правило автоматично препраща имейли от кетъринга на компанията, съдържащи думата "фактура", към счетоводството отдел.

Съобщението често се пренасочва, когато е получено по грешка. Основната разлика между препращане и пренасочване е, че докато препращането автоматично прави промени във вашия имейл и включва подробности за съобщението история, пренасочването дискретно изпраща имейла до желаната страна в първоначално написаното му състояние, което го прави да изглежда така, сякаш е получен директно от оригинала изпращач. Това е полезна функция, ако желаещата страна не трябва да знае, че сте получили имейла. За вашите записи, пренасочването също оставя копие на съобщението във вашата входяща кутия или в определената папка. Задайте правило за автоматично пренасочване на поща, ако редовно трябва да пренасочвате съобщения към други страни. Например, завършил колеж, който все още получава съобщения, изпратени до имейл акаунта на училището му, може да зададе правило за автоматично пренасочване на пощата към нов имейл адрес.

Понякога подателите използват управление на правата на информация, опция на Microsoft, която дава разрешения за имейл съобщения, като не позволява на получателите да препращат, пренасочват или споделят съобщението по други начини. Най-добрата практика в тези случаи е да уведомите подателя, че не сте предвидения получател, в случай че сте получили имейла по погрешка. Подателят може да премахне или промени разрешенията или може сам да изпрати отново съобщението. Също така, за тези, които препращат съобщение, особено ако имейлът съдържа чувствителни данни, пренасочване пощата до адрес извън мрежата на вашата компания може да наруши вътрешни политики и поверителност закони.