Наличието на цифрова система за управление на файлове има силни бизнес предимства.
Тъй като вашият бизнес навлиза в ерата на дигитално разпространение, ще трябва да решите дали да преминете от хартиена система за архивиране към цифрова система за управление на файлове. Въпреки че промяната на изцяло компютъризирана система за архивиране може да изглежда плашеща, категоричните предимства на наличието на цифрова система за архивиране накараха мнозина да направят прехода.
Намалена цена
Поради разходите за наем на имот за съхраняване на документация, цифровото подаване започва да се изплаща веднага след като бъде въведено. Тъй като няма физическа документация, разходите за обработка и прехвърляне на документи напред и назад са значително намалени. Това също така позволява документите, които трябва да се съхраняват като хартия, да бъдат подавани на по-малки и по-евтини места.
Видео на деня
Преминаване към зелено
Намаляването на въглеродния отпечатък на вашия бизнес може да бъде важен фактор за достигането до днешната зелено настроена потребителска база. Това може значително да подобри имиджа на компанията, да даде данъчни облекчения и да намали разходите за доставки. Една цифрова система за архивиране може да промени положително цялата основа за бизнеса, а преминаването към „по-екологична“ система може да даде широки възможности за реклама.
По-плавен работен процес
Извличането на хартиени копия на документи, подадени и съхранявани физически, може да бъде дълъг процес, който е отворен за човешка грешка, проблеми със сигурността и физическа загуба. Това не е така с цифровата система. За моменти документът може да бъде достъпен на бюрото на лицето, което се нуждае от него. Това води до по-кратък работен период, което позволява по-бърз напредък и повече време за разработване на проекти.
По-висока сигурност
Докато традиционната система за архивиране на хартия може да бъде отворена и разгледана от всеки, който има достъп до нея, а цифровата система за архивиране може да осигури различни нива на защита, които могат да съхраняват документи поверително. Използване на пароли, определени папки за различни потребители, криптиране на данни и одитни пътеки, които ви позволяват да поддържате a запис за това кой е имал достъп до какви файлове и кога, системата за управление на файлове може да запази вашите документи много по-сигурни.
Надеждно архивиране
Хартиените документи и файлове могат да бъдат унищожени поради прекомерна обработка, щети от пожар, щети от наводнения и други природни бедствия. Тъй като данните могат да се съхраняват на сървъри навсякъде по света, вие можете да архивирате вашите бизнес документи безопасно, без да се налага да се стресирате за потенциални щети на имущество. Можете също да направите вашите архивирани данни преносими, като използвате неща като разглобяеми твърди дискове, USB памети и компактдискове.
