Обединяването на клиентски записи в QuickBooks изисква внимателно планиране. След като идентифицирате записите, които искате да обедините, посочете един запис като "краен" запис, а останалите като записи, които ще бъдат обединени. Ако проследявате работни места с клиенти, трябва да обедините записи за работа, преди да можете да консолидирате записите на клиенти. Когато едно лице или компания има повече от една роля в QuickBooks, като продавач и клиент, трябва да поддържате отделни записи. Няма функция за отмяна, след като обедините клиентски записи, така че направете резервно копие на вашата база данни QuickBooks, преди да опитате каквото и да е консолидиране на записи.
Обединяване на работни места
Ако проследявате задания по клиент в QuickBooks и двамата клиенти, към които се присъединявате, имат назначени задачи, първо трябва да обедините заданията, преди да можете да обедините клиентите. В Центъра за клиенти щракнете върху раздела „Клиенти и работни места“. Щракнете двукратно върху крайния запис на клиента и запишете или копирайте името на заданието в горната част на прозореца. Затворете този прозорец, щракнете двукратно върху записа на клиента, който ще бъде обединен, променете името на заданието и щракнете върху „OK“. Изберете „Да“, за да потвърдите, че искате да обедините заданията.
Видео на деня
Обединяване на клиенти
Обединяването на записите на клиентите следва процес, подобен на сливането на записите за работа. Щракнете двукратно върху крайния запис на клиента и запишете или копирайте името на клиента точно както се появява. Затворете този прозорец, щракнете двукратно върху записа на клиента, който да бъде обединен, въведете или поставете името на клиента, щракнете върху „OK“ и след това изберете „Да“, за да потвърдите, че искате да обедините клиентските записи.
Едновременни роли
Клиент и доставчик имат различни роли в QuickBooks. Клиентите са свързани с разписки за продажби и вземания. Доставчиците са свързани с покупките, които правите, и дължимите сметки. Когато физическо лице или компания е едновременно клиент и доставчик, трябва да поддържате два акаунта, един като доставчик и друг като клиент. Тъй като клиентът и доставчикът не могат да имат точно едно и също име, трябва да разработите схема за именуване, като например добавяне на "_V" към името на записа на доставчика и "_C" към името на записа на клиента. Не можете да комбинирате запис на доставчик и запис на клиент или да конвертирате запис на клиент в доставчик или запис на доставчик в клиент.
Консолидиране на три или повече записа
Можете да консолидирате само два клиентски записа наведнъж. Ако имате клиент, който има три или повече записа, трябва да комбинирате два от записите и да повторите процеса, за да обедините комбинирания запис с крайния запис на клиента.
