Поддържането на документацията в единна система означава, че тя няма да бъде дезорганизирана.
Системата за архивиране е метод за организиране на документи и документи за съхранение. Поддържа се шкаф или кутия, която съдържа хартиени копия на документи, докато електронна система съхранява данни на компютър. Тези данни могат да бъдат имейли или сканирани документи. След като системата е настроена, важно е тя да се поддържа, така че да остане в ред с редовно добавяна актуализирана информация. За да поддържате системата, ще трябва да създадете процедура за използване на двете системи.
Подаване на хартиено копие
Етап 1
Етикетирайте всяка папка, файл и чекмедже или кутия. Заглавието трябва да включва предмета на документацията, плюс датата, на която започва документацията. Например „Разписки юни 2010 г. – до момента“ или „Папка „Човешки ресурси“ февруари 2008 г.“.
Видео на деня
Стъпка 2
Създавайте нови папки, файлове и чекмеджета или кутии, когато имате нова категория документи, които да запазите, или когато по-старите папки, файлове и чекмеджета са пълни. Използвайте цветово кодиране, за да разграничите годините или месеците.
Стъпка 3
Добавете нови документи към най-подходящата папка или чекмедже. Поставянето на документи в папки на случаен принцип ще разруши файловата система, тъй като информацията ще се търси на грешното място. Ако системата подрежда документи по азбучен ред, продължете да използвате този процес, вместо да преминавате към друг формат.
Стъпка 4
Ежегодно премахвайте стари, ненужни документи. Докато продължавате да добавяте към файловете, част от информацията ще стане неуместна и остаряла. Раздробете го и освободете допълнително място за съхранение.
Електронно подаване
Етап 1
Създайте папки или директории на вашия компютър. Редовно консолидирайте данните, за да не се дезорганизират. Наличието на няколко мрежови устройства или множество папки, съдържащи подобна информация, не е ефективен начин за организиране на данните.
Стъпка 2
Редовно архивиране на данните. Използвайте DVD дискове, USB устройство, външен твърд диск или външна компания, за да направите това. Това предпазва данните от загуба.
Стъпка 3
Защитете данните, като заключите всеки файл, предоставите достъп на делегирани потребители или добавите парола при отваряне на файл. Това предотвратява злоупотреба с данните, измами или неоторизиран достъп. Освен това можете да сте сигурни, че само хора, които знаят как работи системата, я използват.
Стъпка 4
Напишете процедура за използване на електронната система за архивиране. Включете инструкции стъпка по стъпка за намиране, справка, категоризиране и архивиране на данните, така че всеки потребител да работи със системата по същия начин. Поддържайте го актуализиран, ако прецизирате системата, за да предотвратите объркване между потребителите.
Стъпка 5
Преглеждайте системата за архивиране на всеки две години. Проверете дали функционира добре - това може да се определи от това колко ефективно е архивирането, колко лесно е да се намерят данни и колко организирано е то. Също така, изтрийте нежелани файлове и сведете до минимум електронното претрупване.
Неща, от които се нуждаете
Картотека или кутия
Папки
Празни етикети
Химикалки или маркери
Компютър
Бакшиш
Направете групово обучение, за да обясните как работи всяка система за архивиране, за да може да се управлява и поддържа ежедневно.
Поискайте обратна връзка как да разработите системата за архивиране, така че да е по-удобна за потребителя или по-добре организирана.
