Access може автоматично да изчисли стойностите във вашия отчет.
Microsoft Access има много вградени инструменти за персонализиране на вашите отчети и увеличаване на тяхната използваемост. Вместо ръчно да добавя стойности във вашия отчет, Access изчислява общи и междинни суми на групите. Стойностите автоматично ще се актуализират всеки път, когато добавяте, премахвате или променяте записи за вашия отчет. Няма да е необходимо да прекарвате време в организиране, сортиране или преизчисляване на полетата си. След като настроите общите и междинните суми, всичко, което трябва да направите, е да отпечатате отчета и да представите информацията си.
Етап 1
Отворете отчета си в „Изглед на дизайна“, като щракнете с десния бутон върху заглавието в „Навигационния панел“ и изберете „Изглед на дизайна“. Този режим ви позволява да правите промени в съдържанието, структурата и външния вид на вашия доклад. Кликнете върху бутона „Групиране и сортиране“ в раздела „Дизайн“ на лентата в горната част на страницата, за да направите промени в организацията на вашия отчет.
Видео на деня
Стъпка 2
Щракнете върху „Добавяне на група“, за да групирате записите си по определени полета. Изберете полето, което ще определи вашата междинна сума, в падащото меню до „Групиране на“. Кликнете върху бутона „Още“, за да изберете допълнителни опции.
Стъпка 3
Щракнете върху „без общи суми“ и поставете отметка в квадратчетата, които определят местоположението на вашите междинни суми. Изберете „Показване на общата сума“, за да създадете израз за общи суми за целия отчет. Изберете „Показване на междинната сума в заглавката на групата“ или „Показване на междинната сума в долния колонтитул на групата“, за да поставите израза на междинната сума във вашия отчет.
Стъпка 4
Щракнете върху падащото меню „Общо включено“, за да изберете полето, което съдържа числата за вашата обща сума. Под „Тип“ изберете дали искате да преброите броя на записите или стойностите в това поле. Запазете отчета си и превключете към „Изглед на отчет“ от раздела „Изглед“ на лентата, за да прегледате промените.
Бакшиш
Можете да сортирате подгрупите си, като изберете „Добавяне на сортиране“ под заглавката на групата в опциите „Групиране и сортиране“.
