Как да създадете основна електронна таблица за инвентаризация с Excel

Управлението на запасите е от съществено значение за всеки бизнес на дребно. Дори бизнес моделите, които не са на дребно, изискват вътрешно управление на инвентара за проследяване на инструменти и оборудване. Excel е изключително полезен, защото предлага евтини средства за ефективно проследяване на инвентара. Голям, сложен магазин ще се възползва от софтуерна програма за управление от край до край, но Excel е достатъчен за прости нужди за управление на инвентара.

Управлението на инвентара е система, която проследява артикулите при влизането им в бизнеса и ги изписва, когато се продават. Например, магазин за дрехи ще регистрира 100 ризи в системата, след като бъдат поръчани и складирани на стелажите. Когато клиент закупи една от тези ризи, артикулът се изважда от инвентара и продажбата се отчита с прикачен марж на печалба. Когато 80 от тези ризи са продадени, мениджърът или собственикът може да обмисли пускането на нова поръчка за попълване на инвентара.

Без система за управление, инвентарът не се проследява и магазинът не знае колко от всеки артикул е складиран. Това нарушава системите за поръчки, финансовото счетоводство и способността за наблюдение на продажбите и вземане на обосновани решения за покупка въз основа на най-добре и най-лошо продаваните артикули.

Excel е по-малко автоматизиран от софтуерните програми, които се свързват със системата на точката на продажба (POS). Тези POS системи се използват за регистриране на транзакциите и обработка на кредитни карти. Много от тях са предназначени и за проследяване на инвентара. Магазинът въвежда нов инвентар ръчно и всеки артикул се премахва от инвентара, когато продажбата приключи. Съхранявайте софтуер за инвентаризация в Excel не е често срещано, но много програми позволяват експортиране в Excel за водене на записи.

Създаването на електронна таблица е доста прост процес. Управление на инвентара Формулите на Excel също са полезни за проследяване на общата стойност на инвентара, регистриран в системата. За да започнете, създайте заглавията на категориите за всяка отделна колона.

Използвайте заглавието Вещ за първата колона, количество за втория и Единична цена за третия и Обща стойност за четвъртия. Въпреки че съществуват множество различни системи за проследяване на инвентара, тази поддържа точен брой и показва общата стойност на всички инвентарни наличности.

За колоната Обща стойност умножете Количеството по Единичната цена, за да определите този номер на всеки ред. Формулата за проследяване на стойността за всеки артикул в наличност е =сума (b*c). Приложете това към всеки ред, така че всеки артикул от инвентара да генерира уникална стойност въз основа на количеството и единичната цена. Например, тениска, посочена на третия ред, ще използва =сума (b3*c3) за да определите общата стойност на вашия инвентарен лист в Excel.

Excel е полезен, но не винаги е най-добрият вариант. Системата за електронни таблици работи добре за компании, занимаващи се само с няколко артикула. Например, една компания, която продава медицински изделия, може да има само няколко различни големи артикула в инвентара. Модел на рентгенова машина с 20 единици е лесен за проследяване, независимо от стойността на всяка единица. Това е нисък брой и нисък инвентар, което прави проследяването много по-лесно.

Медицинска компания, която продава всичко - от тампони от марля до мехлеми, обаче ще изисква по-стабилна система за проследяване на инвентара. Excel все още е възможност, но достъпът до правилното място в електронната таблица, когато са изброени хиляди елементи, прави процеса неефективен. Софтуерна програма с функция за търсене може бързо да изтегли артикула, докато показва цялата необходима информация по отношение на наличните запаси, направените продажби, стойността на продажбите и общата стойност на оставащите запаси в наличност.

Помислете за използването на Excel като начална програма за основно проследяване на инвентара и надстройка до по-сериозна система, когато е подходящо. Софтуерът за проследяване на инвентара е скъп, но си заслужава разходите при проследяване на множество единици с голям оборот.