Какви са приликите между Excel и електронните таблици Access?

Извличането на максимума от вашия пакет Microsoft Office зависи от разбирането на всичките ви опции за съхранение на информация. И Microsoft Excel, и Access предоставят таблици с данни с редове и колони, които ви позволяват да съхранявате, сортирате и форматирате записи. Електронните таблици на Excel съдържат мощни инструменти за съхранение на информация и използване на формули. Таблиците за достъп са основата на база данни и осигуряват отправна точка за въвеждане и преглед на информация. И двете програми предоставят много от едни и същи основни функции.

Електронните таблици на Microsoft Excel и таблиците на Access предоставят формат за съхранение на информация в един набор или в множество набори. В Excel множество набори от данни могат да бъдат поставени в отделни раздели на един и същ файл на Excel. По същия начин можете да разделите данните в множество таблици на Access в база данни на Access. Електронните таблици на Excel и таблиците на Access имат същите разпознаваеми характеристики, включително клетки, организирани в колони и редове, заглавия на колони и селекции на редове.

Електронните таблици на Excel и таблиците на Access ви позволяват да персонализирате начина, по който информацията ви е изброена. Можете да сортирате по азбучен ред или числово по една или повече колони. Например, можете да сортирате продуктова обява по идентификационен номер на продукт, след това по име и след това по дистрибутор в двете програми. Освен това можете да видите ограничено количество информация, като филтрирате вашата таблица или електронна таблица. Това не премахва никакви записи, но временно показва записи въз основа на критерии.

Можете да зададете конкретни типове данни за клетки и колони както в електронните таблици на Excel, така и в таблиците на Access. Задаването на типа данни подобрява четимостта на вашия набор от данни, тъй като потребителят може да различава различни типове информация. Типът данни по подразбиране и в двете програми е текст, който не налага никакво специално форматиране. Но може да искате колона, посочена като „Разходи“, да съдържа числа, базирани на валута. Ако зададете типа данни на валута, се показва подходящият формат.

Вашите електронни таблици и таблици на Access ще се възползват от персонализирано форматиране на текст и клетки. И в двете програми можете да зададете форматиране на текст, височина на клетката и ширина на колоната. Можете също да зададете подравняването на текста вляво, в центъра или вдясно. Линиите на мрежата могат да помогнат за разграничаването на клетките една от друга и могат да бъдат настроени да се показват вертикално, хоризонтално или и двете. Персонализирането на тези формати подобрява използваемостта на електронните таблици и таблици и осигурява професионален външен вид на вашата електронна таблица.