Какво е таблица в Microsoft Access?

Microsoft Access е софтуерно приложение, което се използва за създаване на бази данни. MS Access е пакетиран с Microsoft Office Suite, но може да бъде закупен отделно. Базите данни на MS Access съхраняват данни в таблици и могат да съществуват като един файл, който позволява основно съхранение и извличане на данни. Всеки файл на базата данни е съставен от обекти, включително таблици, заявки, формуляри и отчети.

Базите данни служат за събиране, управление и съхранение на данни. Базите данни на MS Access се използват за лични и/или бизнес често за съхранение на данни от адресни книги, информация за клиенти, пощенски списъци или списъци с инвентар. Извикването на съдържанието на базата данни е интуитивно и може да бъде запитано, отпечатано или публикувано в Интернет.

Таблиците на MS Access са ключовите обекти във файла на Access, тъй като съдържат данните, които се съхраняват в базата данни. Таблиците са съставени от редове и колони и позволяват директно въвеждане на данни в техните мрежи. Редът е записът, който съдържа отделните части от данни, съставляващи отделен запис. Колоните, наричани още полета, се състоят от категоризирана информация. Например, полетата са колони, състоящи се от категоризирана информация, като телефонни номера.

Редът е записът, в който се въвежда телефонният номер. Данните са сортирани и могат да бъдат филтрирани. Данните от Excel могат да бъдат импортирани или изрязани и поставени в таблица на Access. Един файл може да съдържа множество таблици, които могат да бъдат свързани чрез заявки, отчети и формуляри.

Има няколко начина за създаване на таблица: в изглед за проектиране, с помощта на шаблон или съветник или чрез въвеждане на данни. Потребителят избира метода, който иска да използва, като го маркира и избира „Отваряне“ в полето за обект на файла. След като е създадена таблица, потребителят може да въвежда данни в таблицата.

След въвеждане на първия запис и натискане на бутона "Enter", ще се появи следващият ред за въвеждане на данни за втори запис и т.н. След като въвеждането на данни приключи, потребителят ще затвори таблицата, както и всеки прозорец. Таблицата се записва под "Обекти" и "Таблица" в списъка с обекти на файла. При отваряне на файла списъкът с обекти винаги ще се показва.

В зависимост от версията на MS Access, използването на съветник или шаблон е най-лесният начин да създадете таблица, която е готова за въвеждане на данни. В MS Access 2007 шаблоните за таблици са празни таблици, които могат да се използват както са или да се персонализират според нуждите. Шаблоните включват контакти, задачи, проблеми, събития и активи. Таблицата за контакти създава база данни за информация за контакт, като списъци с пощенски съобщения и телефонни номера. Колоните се създават лесно чрез плъзгане от списък с предложени полета.

В MS Access 2003 и по-стари, съветниците са функция, която насочва потребителя от началото до края при създаването на желания обект. Само с няколко щраквания можете да създадете таблица, която е готова за въвеждане на данни. Въпреки че полетата на таблицата в съветника са предварително дефинирани, потребителят има възможност да ги променя, докато използва съветника и след като таблицата е била създадена.

MS Access позволява на потребителя да персонализира полетата, данните и форматирането в рамките на таблица. Потребителят има възможност да форматира шрифта на таблицата, височината на реда, ширината на колоната, да замразява и/или да скрие колоните. Потребителят има възможността да променя ключови елементи на таблицата като преименуване на полета на таблицата и редактиране на записи в таблицата в движение от почти навсякъде в приложението.