Как да запазите Word документи без маркировки

Режимът за преглед на Microsoft Word – често наричан най-популярната му функция „Проследяване на промените“ – позволява на потребителите да споделят и да си сътрудничат по документи. Активирането на функцията кара Word да отбелязва всички редакции, направени в документа от този момент нататък, и ви позволява да оставяте коментари за други потребители, които разглеждат документа. Въпреки това, въпреки че може да бъде полезно да се проследяват промените в Word, изпращането на документ на Word може да бъде неудобно или дори катастрофално на клиент, класен инструктор или колега, само за да му се каже, че всички маркировки и коментари се виждат при отваряне на документ. Можете да предотвратите това, като изключите проследяването на промените в Word, но трябва да разберете, че Word все още може да проследява промените, дори когато не можете да ги видите.

Повечето от потребителите, които в крайна сметка случайно изпращат документи, които все още показват маркиране, го правят по проста причина; скриването на проследените промени от изглед не премахва тези промени от документа. Microsoft Word позволява на потребителите да скриват и разкриват бележки към документа от раздела „Преглед“ по желание за ускоряване подобрете програмата и сведете до минимум разсейването, което може да дойде с всяка редакция и ново изречение регистриран. Това се постига чрез падащите менюта в раздела Преглед, вдясно от бутона „Проследяване на промените“. Дори когато програмата не показва промени, когато се случват, ако функцията е активирана, Word все още ги проследява и записва в документа. Можете да запазите документ с промени, скрити от вашия изглед, но те все още се показват за други потребители, освен ако не ги изтриете правилно.

Въпреки че преди беше сложно да се запази документ на Word без маркиране, пакетът Microsoft Office 2016 прави процеса прост. Щракнете върху раздела „Преглед“ в менюто над документа, за да започнете процеса и изберете бутона „Проследяване на промените“ в менюто на режим на преглед, за да изключите проследяването. Ако не можете да видите регистър на промените в документа, щракнете върху горното падащо меню вдясно от бутона Проследяване на промените. Трябва да пише "Без маркиране", ако не се виждат промени. Изберете „Всички маркировки“, за да разкриете всички регистрирани редакции за документа. Това също така показва коментарите към документа, ако има такива. Погледнете прозореца от дясната страна на екрана. Трябва да разрешите или отхвърлите всяка от промените или коментарите, за да ги отхвърлите. Ако искате да направите това бързо, изберете падащите менюта под бутоните „Приемам“ или „Отхвърляне“ в панела за промени, както и бутона „Изтриване“ в панела за коментари. Щракването върху опцията за приемане, отхвърляне или изтриване на всички промени или коментари прави разрешаването на промените много по-бързо.

След като разрешите промените и изтриете всички коментари, запазете документа си и го отворете отново в Word. Ако някакви проследени промени все още съществуват, Word показва бележките за маркиране, когато документът се зареди – което ви позволява да ги намерите и разрешите или изтриете, ако е необходимо. Можете също да използвате функцията на Word за инспектор на документи, за да прегледате документа като цяло, за да изтриете всеки информация, която може да не искате да споделяте, като лична информация, въведена в документа или скрита текст. Това може да бъде достъпно, като щракнете върху „Файл“ от менюто в горната част на прозореца на Word и изберете „Информация“, последвано от „Проверка за проблеми“ и накрая „Проверка на документа“.