أجزاء من البريد الإلكتروني للأعمال

أصبح البريد الإلكتروني شكلاً أساسيًا من أشكال الاتصال التجاري. على الرغم من أن البريد الإلكتروني الشخصي غير رسمي ، إلا أن إرسال البريد الإلكتروني للأعمال يتطلب الاحتراف واللياقة. تنطبق الأجزاء الأساسية لرسالة العمل الورقية على المراسلات عبر الإنترنت أيضًا.

اجعل سطر الموضوع موجزًا ​​ودقيقًا. تجنب استخدام التعيينات التي قد تؤدي إلى تشغيل عامل تصفية البريد العشوائي الخاص بالمستلم ، مثل "Re" ، وهو اختصار لمذكرة مكتب تقليدية لـ "بخصوص" أو "Fwd" ، مما يعني رسالة بريد إلكتروني مُعاد توجيهها. قم دائمًا بملء سطر الموضوع ؛ قد يؤدي تركه فارغًا أيضًا إلى إرسال رسالتك إلى مجلد البريد العشوائي.

استخدم تحية احترافية لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. يخلق فيلم "Dear Mr.Foster" انطباعًا أفضل بكثير من "Hey، Bob" ويعكس صورتك كشخص أعمال. اترك سطرًا فارغًا بعد التحية ، ثم ابدأ نص الرسالة الإلكترونية. هذا النمط يسهل على المستلم قراءة الرسالة بأكملها.

اتبع إرشادات خطابات العمل القياسية لجسم بريدك الإلكتروني. استخدم لغة مهذبة لتقديم طلب أو شرح نقطة. إذا لم تكن متأكدًا من أن المستلم سيتذكرك أو إذا كنت تجري اتصالاً لأول مرة ، فقدم نفسك في السطر الأول. "شكرًا لك على التحدث معي يوم الخميس الماضي بشأن عقد جونسون" ستنشط ذاكرة المستلم قبل الدخول في تفاصيل العمل الذي في متناول اليد.

أضف سطرًا فارغًا بعد نص البريد الإلكتروني ، مرة أخرى لجعل الرسالة أسهل للعيون ، ثم قم بإنهاء الرسالة بامتداد تسجيل الخروج بأدب ، مثل "لك حقًا" أو "مع خالص التقدير" أو حتى "شكرًا". بعد اسمك ، أضف عنوان بريدك الإلكتروني ، الهاتف عدد. لقبك مع الشركة وحتى عنوان المكتب إذا رغبت في ذلك. يوفر هذا للمتلقي جميع معلومات الاتصال الخاصة بك في مكان واحد.

قبل النقر على "إرسال" ، أعد قراءة البريد الإلكتروني للبحث عن المشكلات: هل عنوان البريد الإلكتروني للمستلم صحيح في "إلى" ، هل هناك سطر مناسب في حقل "الموضوع" وهي الرسالة خالية من التهجئة أو السياق أو القواعد النحوية أخطاء. تحقق جيدًا من توقيعك ومعلومات الاتصال أيضًا.

استخدم نصًا أسود فقط على خلفية بيضاء. اختر خطًا يشبه الأعمال ، مثل Times New Roman أو Courier. لا تستخدم خطوطًا ملونة أو متعرجة أو خلفيات ذات رسومات ثقيلة أو رموز تعبيرية أو لغة عامية على الإنترنت ، مثل "LOL" (الضحك بصوت عالٍ). تجنب كتابة رسالة بأحرف كبيرة ، والتي تعتبر صراخًا في شكل نصي. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا للنشاط التجاري إلى عدد كبير من المستلمين ، فاستخدم خيار نسخة مخفية الوجهة (BCC). بهذه الطريقة ، يكون عنوان البريد الإلكتروني لكل قارئ محميًا ويقل احتمال أن ينتهي به الأمر في قائمة البريد العشوائي لشخص ما.