نصائح حول كتابة بريد إلكتروني مباشر وغير مباشر للأعمال

عادة ما تتبع الرسائل التجارية إما نمطًا مباشرًا أو نمطًا غير مباشر. إنها طريقة لتنظيم المعلومات التي يتم توصيلها في الرسالة ، اعتمادًا على ما إذا كانت الفكرة الرئيسية جيدة أو سيئة أو محايدة. اختر النمط الأكثر فاعلية لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل اعتمادًا على الطريقة التي تعتقد بها أن القارئ سيتفاعل مع الفكرة الرئيسية.

في رسائل البريد الإلكتروني المباشرة ، تذهب النقطة الرئيسية في البداية ، متبوعة بالتفاصيل أو التفسيرات أو الأدلة الداعمة لها. البريد الإلكتروني المنظم بهذه الطريقة يوفر وقت القارئ من خلال الوصول إلى الغرض من الرسالة على الفور. كما أنه يساعد القارئ على وضع التفاصيل التالية في السياق والمنظور. هذا يمنع القارئ من الإحباط من خلال الاضطرار إلى الخوض في فقرات المعلومات للعثور على النقطة الرئيسية. يعمل النمط المباشر بشكل أفضل إذا كان القارئ سيتقبل النقطة الرئيسية ، وليس مقاومًا.

إذا كان القارئ سيكون سعيدًا أو مهتمًا بشكل معتدل أو محايدًا (لن يكون لديه مشاعر تجاهه بطريقة أو بأخرى) ، فاستخدم النمط المباشر. ضع في اعتبارك بريدًا إلكترونيًا من العميل بعد محاولة الوفاء بالعقد. إذا فزت بالعقد ، تبدأ الرسالة بشيء مثل "تمت مراجعة عرضك ، ويسعدنا أن نقدم لك العمل على العقد. "عندما تكون النقطة الرئيسية هي الأخبار الجيدة أو الأخبار المحايدة ، أرسلها على الفور ، وتابعها مع تفاصيل. ستستخدم معظم رسائل البريد الإلكتروني هذا النهج ، بما في ذلك تلك التي تتعامل مع المهام والأوامر والإقرارات الروتينية.

في رسائل البريد الإلكتروني غير المباشرة ، تذهب النقطة الأساسية لاحقًا في الرسالة ، بعد التفاصيل أو التفسيرات أو الأدلة. يظهر استخدام النمط غير المباشر في رسالة بريد إلكتروني أنك تحترم مشاعر القارئ ، والتي قد تتأذى من النقطة الأساسية. من خلال البناء عليها ، تسمح للقارئ أن يكون أكثر استعدادًا لاستقباله. إنها أيضًا محاولة لتشجيع القارئ على سماعك إذا عبرت عن فكرة رئيسية من شأنها أن تزعج القارئ على الفور في بداية الرسالة ، فقد يتوقف عن القراءة. بشكل عام ، الهدف هو تقليل أي رد فعل سلبي قد يكون لدى القارئ.

إذا كان القارئ الخاص بك سيكون غير مهتم أو غير راضٍ أو عدائي ، فاستخدم النمط غير المباشر. النظر في البريد الإلكتروني من العميل مرة أخرى. إذا لم تفز ، تبدأ الرسالة بشكل مختلف: "شكرًا لك على تقديم عرض للعمل على عقدنا. لقد راجعنا كل عطاء بعناية ، وما إلى ذلك. "النقطة الرئيسية ، التي تعتقد أنك تعرفها بالفعل ، ولكن استمر في القراءة على أي حال ، تأتي بعد ذلك بكثير. استخدم بريدًا إلكترونيًا غير مباشر عندما تكون النقطة الرئيسية هي الأخبار السيئة ، مثل عند رفض طلب أو رفض مطالبة. يعمل هذا النهج أيضًا بشكل جيد عندما تحاول بيع شيء ما أو تشارك معلومات حساسة.