كيفية حفظ مستندات Word بدون علامات

يسمح وضع مراجعة Microsoft Word - الذي يشار إليه عادةً بالميزة الأكثر شيوعًا ، "تعقب التغييرات" - للمستخدمين بالمشاركة والتعاون في المستندات. يؤدي تمكين الميزة إلى قيام Word بتدوين أي تعديلات تم إجراؤها على المستند من تلك النقطة فصاعدًا ويسمح لك بترك تعليقات للمستخدمين الآخرين الذين يعرضون المستند. ومع ذلك ، في حين أنه قد يكون من المفيد تتبع التغييرات في Word ، فقد يكون إرسال مستند Word أمرًا محرجًا أو كارثيًا للعميل أو مدرس الفصل أو الزميل ، ليتم إخبارك فقط أن جميع العلامات والتعليقات مرئية عند فتح وثيقة. يمكنك منع حدوث ذلك عن طريق إيقاف تشغيل تعقب التغييرات في Word ، ولكن عليك أن تفهم أن Word ربما لا يزال يتعقب التغييرات ، حتى عندما لا تتمكن من رؤيتها.

معظم المستخدمين الذين ينتهي بهم الأمر عن طريق الخطأ بإرسال المستندات التي لا تزال تعرض الترميز يفعلون ذلك لسبب بسيط ؛ لا يؤدي إخفاء التغييرات المتعقبة من العرض إلى إزالة تلك التغييرات من المستند. يسمح Microsoft Word للمستخدمين بإخفاء وكشف ملاحظات المستند من علامة التبويب "مراجعة" حسب الرغبة للسرعة رفع البرنامج وتقليل الانحرافات التي يمكن أن تأتي مع كل تعديل وكل جملة جديدة تسجيل. يتم تحقيق ذلك من خلال القوائم المنسدلة في علامة التبويب "مراجعة" ، على يمين زر "تعقب التغييرات". حتى عندما لا يعرض البرنامج التغييرات عند حدوثها ، إذا تم تمكين الميزة ، فإن Word لا يزال يتعقبها ويسجلها في المستند. يمكنك حفظ مستند مع إخفاء التغييرات من طريقة العرض الخاصة بك ، لكنها لا تزال تظهر للمستخدمين الآخرين ما لم تحذفها بشكل صحيح.

على الرغم من أن حفظ مستند Word بدون ترميز كان معقدًا ، فإن مجموعة Microsoft Office 2016 تجعل العملية بسيطة. انقر فوق علامة التبويب "مراجعة" في القائمة أعلى المستند لبدء العملية وحدد الزر "تعقب التغييرات" في قائمة وضع المراجعة لإيقاف تشغيل التتبع. إذا لم تتمكن من رؤية سجل التغييرات في المستند ، فانقر فوق القائمة المنسدلة العلوية الموجودة على يمين الزر "تعقب التغييرات". يجب أن تقرأ "No Markup" إذا لم تظهر أي تغييرات. حدد "كل العلامات" للكشف عن أي تعديلات تم تسجيلها للمستند. يعرض هذا أيضًا التعليقات على المستند ، إن وجدت. انظر إلى النافذة على الجانب الأيمن من الشاشة. تحتاج إلى حل أو رفض كل من التغييرات أو التعليقات لرفضها. إذا كنت تريد القيام بذلك بسرعة ، فحدد القوائم المنسدلة تحت أزرار "قبول" أو "رفض" في جزء التغييرات ، وكذلك الزر "حذف" في جزء التعليقات. يؤدي النقر فوق خيار قبول جميع التغييرات أو التعليقات أو رفضها أو حذفها إلى تسريع عملية حل التغييرات.

بمجرد حل التغييرات وحذف أي تعليقات ، احفظ المستند وافتحه مرة أخرى في Word. في حالة استمرار وجود أي تغييرات متعقبة ، يعرض Word ملاحظات الترميز عند تحميل المستند - مما يتيح لك تحديد موقعها وحلها أو حذفها حسب الضرورة. يمكنك أيضًا استخدام وظيفة فاحص المستندات في Word لمراجعة المستند ككل ، لحذف أي ملف المعلومات التي قد لا ترغب في مشاركتها ، مثل المعلومات الشخصية المرتبطة بالمستند أو المخفية نص. يمكن الوصول إلى هذا بالنقر فوق "ملف" من القائمة الموجودة أعلى نافذة Word واختيار "معلومات" ، متبوعًا بـ "التحقق من المشكلات" وأخيراً "فحص المستند".