Додайте заголовок у верхній частині електронної таблиці. Це допоможе вам запам’ятати, яка інформація міститься в конкретній адресній книзі. Можливо, вам знадобиться налаштувати різні адресні книги для різних цілей – наприклад, одну для членів книжкового клубу та одну для членів сім’ї. Наявність чіткої назви допоможе вам упорядкувати все. Зробіть заголовок жирним і збільште розмір шрифту, використовуючи інструменти на верхній панелі інструментів.
Пропустіть пару рядків після заголовка та введіть заголовки стовпців в адресній книзі. Дуже корисними будуть такі заголовки стовпців: ім’я, адреса, місто, штат, поштовий індекс, номер телефону, номер факсу та адреса електронної пошти. Введіть ці заголовки в стовпці від А до Н відповідно. Дуже важливо, щоб кожен пункт був внесений в окрему графу.
Відцентрувати та виділити заголовки стовпців. Для цього натисніть на номер рядка зліва від рядка заголовків. Це дозволить виділити або виділити весь рядок. А потім скористайтеся жирним і центральним інструментами на верхній панелі інструментів.
Введіть контактну інформацію в кожному стовпці. Інформацію для кожного контакту потрібно ввести в окремий рядок. Залежно від того, скільки у вас контактів, це може зайняти деякий час. Але пам’ятайте, що це потрібно зробити лише один раз. Надалі вам залишиться лише додавати нові контакти та оновлювати інформацію. Якщо у вас немає певних елементів інформації для певних контактів, залиште клітинку пустою. Не забудьте використовувати дволітерні скорочення штатів, які вимагає поштове відділення.
Відформатуйте текст у стовпці поштового індексу, щоб усі поштові індекси виглядали однаково. Виділіть весь текст у стовпці, крім заголовка стовпця. Клацніть правою кнопкою миші виділені клітинки та виберіть «Форматувати клітинки». Натисніть вкладку «Номер», а потім натисніть «Спеціальні» у полі «Категорія». Натисніть «Поштовий індекс» або «Поштовий індекс+4» у полі «Тип». Натисніть «ОК». Це зробить усі поштові індекси однаковими.
Відформатуйте текст у стовпці Номер телефону, щоб усі номери телефонів у стовпці виглядали однаково. Виділіть текст у стовпці Номер телефону, крім заголовка стовпця. Клацніть по ньому правою кнопкою миші та виберіть «Форматувати клітинки». На вкладці «Номер» виберіть «Спеціальний» у полі «Категорія». Натисніть «Номер телефону» у полі «Тип». Натисніть «ОК».
