Введення початкового балансу в QuickBooks стосується не тільки банківського рахунку.
Є два способи ввести початковий баланс у QuickBooks: один – у той момент, коли файл компанії вперше налаштовується на комп’ютері; другий — це «редагування», коли попередньо датована транзакція вводиться після введення деяких основних трансакцій. Неправильне введення цих операцій може унеможливити звірку цих рахунків.
Крок 1
Створіть початковий баланс після завершення інтерв’ю Easy Step. Коли ви вперше встановлюєте QuickBooks на будь-який комп’ютер, програмне забезпечення проведе вас через інтерв’ю у форматі основних запитань і відповідей, щоб допомогти заповнити інформацію про ваш бізнес. Одне з останніх запитань: "Чи бажаєте ви додати свій банківський рахунок зараз?" Натисніть на кнопку «Так», і з’явиться вікно «Додати новий обліковий запис».
Відео дня
Крок 2
Назвіть обліковий запис. Якщо у вашої компанії є кілька поточних рахунків, наприклад, один для нарахування заробітної плати та один для операцій, укажіть, який обліковий запис ви зараз створюєте, коли ви називаєте його. Введіть додаткову інформацію в нижній частині екрана. Це включає в себе «Опис» (наприклад, введіть ABC Checking Account). Також введіть номер банківського рахунку та номер маршруту. Розміщення інформації зараз дозволить функціям електронного банківського обслуговування QuickBooks працювати. «Відображення податкових рядків» автоматично призначається вам до рахунку «Баланс-Активи: готівка».
Крок 3
Введіть «правильний» початковий баланс. «Правильний» початковий баланс залежить від того, коли цей рахунок був відкритий. Якщо обліковий запис був відкритий деякий час, і ви тільки почали використовувати QuickBooks, вам не захочеться вводити зайву кількість транзакцій, які вже відбулися. Виберіть місяць, коли ви збираєтеся почати використовувати QuickBooks для узгодження ваших рахунків. Якщо ви хочете вибрати квітень як перший місяць, натисніть кнопку «Ввести початковий баланс» і введіть кінцевий баланс виписки за попередній місяць у березні. Ви знайдете це у виписці з банку. Введіть останній день березня, який банк використовує у своїх виписках, у полі «Дата завершення» та натисніть «ОК». Це дає початковий баланс за квітень, щоб ви могли узгодити QuickBooks з випискою з банку пізніше.
Крок 4
Введіть баланс на новому банківському рахунку. Якщо ви тільки почали користуватися QuickBooks і щойно відкрили свій банківський рахунок, введіть нульовий баланс як кінцевий баланс за попередній місяць. Почніть використовувати програму відповідно до інструкцій, і коли надійде виписка з банку, це полегшить звірку.
Крок 5
Створюйте баланси кредитної картки, позики та зобов’язань. Поверніться до плану рахунків і утримуйте клавіші «CTRL» і «N». Створіть обліковий запис для кожного рахунку кредитної картки, позики та зобов’язань, що стосується вашого бізнесу. Використовуючи той самий метод, що й при введенні початкового балансу для банківського рахунку, додайте початковий баланс для кожного з них. Кожен з цих типів рахунків потрібно буде звірити, і, як такий, вимагатиме початкового балансу.
