Покрокові інструкції зі створення електронної таблиці Excel

Коли ви працюєте з даними, електронні таблиці можуть бути зручним способом організувати все у легкому для розуміння форматі. Електронні таблиці ідеально підходять для встановлення бюджетів, відстеження прогресу проектів і планування. У дотехнологічну еру підприємства використовували паперові бухгалтерські книги для відстеження цих речей, але тепер Microsoft Excel є інструментом вибору. На щастя, створення та оновлення електронних таблиць Excel є відносно простим.

Електронна таблиця має однакові налаштування незалежно від того, на папері чи на екрані комп’ютера. Ти маєш рядки які починаються зверху й продовжуються протягом усього часу дії даних. Також є колонки, які починаються з лівої сторони електронної таблиці й продовжуються праворуч так далеко, як вам потрібно. Точка, де рядок перетинається з відповідним стовпцем, називається а клітинка.

У Microsoft Excel кожному рядку присвоюється а номер, тоді як кожен стовпець має a лист. Отже, перша клітинка — A1. Якщо кожному стовпцю надати заголовок, перший рядок буде зарезервовано для цієї мети, і вам потрібно буде ввести заголовок для кожного стовпця. Наприклад, якщо ви відстежуєте бюджет, у першому стовпці можуть бути продукти, а в стовпці B — витрачені гроші, а в стовпці C — податок, який ви сплатили, а потім — загальна ціна в стовпці D.

Якщо у вас є Microsoft Office, Excel входить у пакет. Перейдіть до списку програм і виберіть зі списку Microsoft Excel. Виберіть Файл і Новий, щоб відкрити нову електронну таблицю зі стандартною назвою Книга 1. У нижній частині екрана є вкладка, яка читає Аркуш 1.

Як і в Microsoft Word, у верхній частині екрана є стрічка, яка дозволяє налаштовувати документ і форматувати клітинки. Під Додому, ви можете виділити жирний текст або змінити тип і розмір шрифту. Ви також можете змінити вирівнювання тексту в кожній клітинці на вирівнювання за лівим краєм, праворуч або по центру.

Одна річ, яка спочатку може ввести в оману, - це термінологія. Кожен новий документ, який ви відкриваєте в Excel, називається робочою книгою. У кожній книзі ви створюєте аркуш, який ви побачите як вкладку внизу екрана. За замовчуванням новий аркуш називається Аркуш1, але ви можете клацнути на ньому правою кнопкою миші та вибрати Перейменувати щоб дати йому назву, яку ви хочете.

Щоб створити новий аркуш, натисніть кнопку + символ поруч із вкладкою робочого аркуша в нижній частині екрана. Ви можете вставити аркуш між двома, які ви вже створили, клацнувши правою кнопкою миші вкладку та вибравши Вставити аркуш. Ви можете переміщувати аркуші, клацнувши потрібну вкладку та перетягнувши її праворуч або ліворуч від того місця, де вона зараз знаходиться.

Однією з найкорисніших функцій електронної таблиці Excel є її Автосума особливість. Щоб побачити, як працює ця формула, введіть ряд чисел у стовпець, а потім клацніть порожню клітинку під останнім числом. Клацніть на стрічці Формули і Автосума. У останньому вікні ви побачите формулу для автоматичної суми, наприклад, =СУМА(A1:A4). При натисканні Введіть, формула підсумовує рядки над нею та вводить суму в поле, яке містить формулу.

Ви також можете написати власні формули. У міру того, як вам стане зручніше користуватися цією функцією, ви можете розширити можливості програми. У формулі автосуми =СУМА(A1:A4), наприклад, формула спрямовує Excel підсумувати елементи в рядках A1–A4.

Коли ви починаєте працювати з більшими обсягами даних, ви відчуєте все більшу потребу в управлінні всім більш ефективно. А зведена таблиця вбудований в Excel як спосіб легко організувати інформацію. Замість того, щоб вручну сортувати рядки та рядки інформації, ви можете налаштувати параметри для швидкого отримання потрібних даних.

За допомогою зведеної таблиці ви не реорганізуєте аркуш Excel або не змінюєте дані в ньому. Замість цього ви повертаєте дані іншим способом – звідси й назва «поворотний» – щоб подивитися на них з іншого боку. Ви можете ввести інформацію вручну або дозволити Excel виконати роботу за вас.

Якщо ви хочете створити зведену таблицю для свого аркуша Excel, найпростіший спосіб — дозволити Microsoft порекомендувати її вам. Під Вставити, натисніть стрілку спадного меню поруч із Таблиці і вибрати Рекомендувати зведені таблиці. На цьому етапі Microsoft надає вам кілька варіантів організації ваших даних.

Якщо ви хочете пригод, ви можете створити власну зведену таблицю на основі введених даних. Під Вставити, перейдіть до стрілки спадного меню поруч із Таблиці і виберіть зведена таблиця. Ви можете вставити зведену таблицю в наявний аркуш або створити новий аркуш з інформацією. Після вибору Введіть, ви зможете розпочати створення звіту.

Ще одна корисна функція Excel – це панель приладів, який може відстежувати ваші дані в одному місці. Оскільки підприємства мають тенденцію до прийняття рішень на основі даних, цей тип легкодоступної інформації стає важливим. Найкращий спосіб забезпечити успіх під час створення інформаційної панелі — це спочатку спланувати те, що ви сподіваєтеся отримати цим. Показники, які вам потрібно зібрати, повинні бути перераховані задовго до того, як ви почнете будувати.

Коли ви будете готові почати, імпортуйте свої дані в Excel, якщо їх там ще немає. Потім відкрийте нову книгу та налаштуйте один або два додаткові аркуші, додавши вкладки внизу. На додаткових аркушах ви ховаєте свої додаткові дані. Потім додайте діаграму Ганта, вибравши Вставити, Діаграми і другий варіант. Щоб вставити дані, клацніть правою кнопкою миші на діаграмі та виберіть Виберіть Дані.

Серед багатьох бізнес-використання Excel є створення розкладу. Якщо ви ведете бізнес із співробітниками, які працюють неповний робочий день, які дотримуються тижневого графіка, Excel може бути корисним. Після короткого посібника з Excel ви можете почати створювати розклад для своєї команди.

Щоб створити розклад, відкрийте Excel і введіть Розклади в Пошук у всіх шаблонах поле у ​​верхньому правому куті. Виберіть шаблон, який найкраще відповідає тому, що ви намагаєтеся зробити. У цьому випадку, ймовірно, теж Графік змінності працівників або Щотижнева зміна співробітників розклад. Опинившись там, ви можете вводити вигадані імена зі своїми іменами співробітників, додавати рядки та видаляти заголовки, щоб змінити вказаний час.

Макроси — це зручний інструмент Microsoft, який дозволяє заощадити трудомісткі кроки, призначаючи прості команди для виконання більш складних завдань, які ви виконуєте щодня. Створення та використання макросів напрочуд легко, особливо, коли ви опануєте це. По-перше, вам потрібно додати Розробник вкладку, вибравши Excel > вподобання > Стрічка та панель інструментів. Перевірте Розробник поле у ​​списку праворуч і збережіть зміни.

Щоб створити макрос, виберіть Запис макросу на Розробник табл. Назвіть макрос, введіть клавішу швидкого доступу, яку потрібно вказати на дію, і натисніть в порядку. Негайно виконайте дію, яку хочете записати, а потім натисніть Зупинити запис в Розробник табл. Щоразу, коли ви хочете виконати цю дію, ви просто натискаєте послідовність ключових слів, яку ви вказали під час запису макросу.

Довгі списки чисел можуть бути нудними. Ви можете оживити будь-яку електронну таблицю Excel, додавши візуальні елементи. Кругова діаграма – це чудовий спосіб показати відсотки, причому кожен розділ кругової діаграми представляє сегмент інформації, яку ви передаєте.

Щоб створити кругову діаграму, спочатку потрібно мати дані в електронній таблиці. Якщо ви опитували 100 людей, складіть список відповідей у ​​одному стовпці та кількість людей, які вибирають кожну відповідь, у стовпці безпосередньо біля нього. Виберіть інформацію, яку потрібно включити в кругову діаграму, і виберіть Вставити на панелі меню і пиріг. Потім виберіть потрібний стиль.

Гістограма краще для того, щоб показати, як щось змінилося з часом, або для порівняння різних елементів один з одним. Наприклад, якщо ви опитали велику групу людей на теми, які їх найбільше цікавлять, ви можете використовувати стовпчасту діаграму, щоб показати, як чоловіки та жінки відповіли для кожної предметної області.

Після введення інформації на аркуш Excel виберіть дані, які потрібно включити, і виберіть Вставити > Діаграма > Бар з рядка меню. Інформація автоматично відображається у вигляді стовпчастої діаграми. Ви можете змінити макет нової гістограми на стрічці у верхній частині екрана, включаючи додавання елементів діаграми, швидко налаштовуючи макет і змінюючи кольори, які використовуються для ілюстрації вашого дані.

Багато компаній вважають електронну таблицю Excel зручним інструментом для організації та керування великими списками розсилки. Хоча існують більш складні програми баз даних для компаній, які мають громіздкі списки розсилки, Excel може чудово працювати для компаній, які все ще створюють і розширюють базу даних клієнтів. Це також може бути швидким і безболісним способом створення поштових етикеток з невеликого списку імен, які ви отримали в Інтернеті, або з відповідей на рекламну акцію.

Перш ніж створювати мітки для розсилки, вам спочатку потрібно створити список розсилки таким чином, щоб його можна було легко перетворити на адреси. Однак, якщо ви хочете надрукувати етикетки, вам потрібно буде перейти до Microsoft Word і вибрати тип розсилки, який ви хочете зробити з Почніть злиття пошти спадне меню під Розсилки. Якщо ви хочете використовувати список, який ви налаштували в Excel, натисніть стрілку спадного меню поруч Виберіть Одержувачі і вибрати Використовуйте існуючий список. Потім підключіть свій документ Excel.

Жоден підручник з Excel не був би повним без огляду того, як роздрукувати створений вами документ. Друк у Excel може бути дещо складним, вимагаючи кількох додаткових кроків, якщо вам потрібні лінії сітки або вам потрібно контролювати область документа, який потрібно надрукувати. Оскільки одна робоча книга може містити кілька аркушів, вам також потрібно переконатися, що ви друкуєте лише потрібні аркуші.

Перед друком виберіть аркуші, які потрібно роздрукувати. Якщо ви хочете надрукувати кілька аркушів, утримуйте кнопку Зміна клавіші під час натискання вкладок. Виберіть Файл > Друк > Показати деталі. Тут ви можете вибрати, чи друкувати активні аркуші чи всю книгу, а також вибрати орієнтацію. Якщо ви хочете надрукувати лінії сітки або заголовки, вам потрібно вказати це перед тим, як вибрати Файл > Друк шляхом вибору Параметри аркуша під Макет сторінки вкладку та встановіть прапорці для друку цих елементів.