Зробіть вашу електронну таблицю більшою вагою за допомогою вбудованого PDF-файлу.
Авторство зображення: monkeybusinessimages/iStock/Getty Images
Набори даних у Excel мають більше значення, коли читач може побачити допоміжну документацію, таку як довідковий матеріал або презентацію про те, що означають дані. Ви можете надати цю документацію, вставивши файл PDF у свою електронну таблицю. Потім читач може відкрити та переглянути його, а в деяких випадках внести до нього зміни.
Вставити статичний файл
Щоб вставити PDF-файл у робочий аркуш Excel, клацніть клітинку, у якій має відображатися верхній лівий кут PDF-файлу. На вкладці «Вставка» натисніть кнопку «Об’єкт», а потім на вкладці «Створити новий» виберіть «Документ Adobe Acrobat». Перейдіть до та виберіть PDF-файл, який потрібно вставити. Перша сторінка файлу з’явиться на робочому аркуші, і ви можете змінити його розмір за допомогою маркерів зміни розміру на його полі. Якщо ви хочете, щоб у електронній таблиці відображався лише значок PDF, установіть прапорець «Відображати як значок» у полі «Об’єкт», перш ніж вибрати файл PDF.
Відео дня
Вставити змінний файл
Якщо ви збираєтеся вносити зміни до файлу PDF і хочете, щоб ваш читач мав найновішу версію, процес вбудовування дещо інший. На вкладці «Вставка» натисніть кнопку «Об’єкт», а потім на вкладці «Створити з файлу» встановіть прапорець «Посилання на файл». Після того, як ви переглянете та виберете свій файл, він буде вбудований і відобразиться у вигляді значка Adobe Acrobat з іменем файлу. Двічі клацніть піктограму, щоб відкрити останню версію PDF-файлу.
Внесіть зміни до вбудованого файлу
Якщо ви хочете, щоб ваш читач міг змінити файл і відобразити ці зміни у вбудованому PDF-файлі Excel, скористайтеся процесом для вбудовування статичного файлу. Зчитувач може відкрити файл, внести зміни та зберегти його з новим ім’ям файлу або таким самим. (Використання нової назви файлу може допомогти вам упорядкувати файли.) На аркуші Excel відкриється новий файл PDF.
Якщо ви дотримуєтеся процесу вбудовування файлу, що змінюється, ваш читач може відкрити файл, внести зміни та зберегти його під іншим ім’ям файлу або тим самим ім’ям. Однак робочий аркуш Excel все одно відкриватиме вихідний документ замість зміненого.
Розмір файлу
Вирішуючи, як вставити PDF-файл, враховуйте отриманий розмір файлу. Вбудовування PDF-файлу з візуальним зображенням його першої сторінки схоже на прикріплення всього PDF-файлу до аркуша. Проте вбудовування PDF-файлу зі значком або створення посилання на PDF-файл має набагато менший розмір штрафу, додаючи лише близько 5 КБ до розміру файлу.
