Зміст
- Крок 1. Підготуйте дані
- Крок 2. Спробуйте рекомендацію
- Крок 3. Налаштуйте свою зведену таблицю
- Крок 4. Створіть власні зведені таблиці з нуля
- Крок 5: інвестуйте в навчання
Перш ніж ми почнемо, для чого саме корисні зведені таблиці? Простіше кажучи, зведені таблиці дають змогу дивитися на ті самі дані різними способами та під різними кутами, щоб полегшити виконання поглибленого аналізу та виявлення важливих тенденцій. Коли ви, наприклад, оцінюєте результати продажів, ви можете звернути увагу на окрему особу, конкретний продукт або певний період часу. За допомогою зведеної таблиці ви можете створити один пул інформації, а потім легко переключатися з одного питання на інше — аналіз, який було б утомливим виконувати вручну.
Рекомендовані відео
Зауважте, що вам знадобиться повна версія Excel 2016 використовувати зведені таблиці. Універсальна платформа Windows (UWP) Версія Excel для Windows 10 не включає це та багато іншого розширені функції Excel. Нарешті, якщо ви хочете випробувати нові функції Excel, приєднуйтеся до Програма Office Insider і, можливо, стане першим, хто випробуває нову функцію зведеної таблиці.
Пов'язані
- Як знайти ключ продукту Windows 11
- Microsoft керує вашим офісом. Microsoft 365 Personal також хоче керувати вашою родиною
Крок 1. Підготуйте дані
Можливо, найважливішим кроком у використанні зведених таблиць Excel є ретельне впорядкування даних. Найпростіший спосіб зробити це - використовувати Таблиці Excel, що дозволяє додавати рядки, які будуть включені у вашу зведену таблицю щоразу, коли ви натискаєте кнопку «Оновити». Але принаймні ви хочете, щоб ваші дані були в табличній формі з інформативними заголовками стовпців і узгодженими даними в стовпцях.
Наприклад, припустімо, що ви хочете проаналізувати інформацію про продажі вашої компанії. У вас є шість продавців, які продають три продукти в кількох регіонах. Ваші продукти підбираються для кожного клієнта, тому ціни відрізняються. Ось зразок таблиці з вигаданою інформацією, яка дасть вам уявлення про те, як можна організувати дані за допомогою зведеної таблиці.
Таблицю було створено шляхом простого введення даних, вибору всього діапазону, а потім переходу до «Вставити» > «Таблиця». Знову ж таки, вам не обов’язково виконувати цей крок, але його рекомендується, якщо ви хочете пізніше додати більше рядків даних і полегшити оновлення зведеної таблиці.
Марк Коппок/Цифрові тенденції
Крок 2. Спробуйте рекомендацію
У програмі Excel є багато хитрих трюків, які полегшують роботу з даними, і коли це можливо, він намагатиметься вгадати, чого ви хочете досягти, а потім автоматично виконуватиме кілька кроків. Цей корисний характер демонструє тут інструмент «Рекомендовані зведені таблиці», який переглядає ваші дані та пропонує кілька логічних варіантів аналізу та представлення речей.
Щоб використати рекомендовану зведену таблицю, просто виберіть «Вставити» > «Рекомендовані зведені таблиці». Excel запропонує вам кілька варіантів для розгляду. У нашому прикладі Excel пропонує створити 10 різних зведених таблиць, які розглядають дані про продажі під різними кутами зору. Зауважте, що те, як ви позначаєте свої стовпці, має значення; Excel читає ці заголовки та пропонує рекомендації, які мають найбільший сенс. Наприклад, якщо ви хочете переглянути ціни продажу, не використовуйте термін «вартість», оскільки Excel відповідним чином базуватиме свої рекомендації.
Однією з рекомендацій є «Сума загальних продажів за клієнтом». Якщо ми виберемо цей параметр, Excel продовжить створення зведеної таблиці.
Марк Коппок/Цифрові тенденції
Зверніть увагу, що зведена таблиця відображає лише ті дані, які стосуються нашого поточного аналізу. Праворуч у діалоговому вікні «Поля зведеної таблиці» ви знайдете критерії, які використовував Excel для створення. Ми розглянемо значення кожного з цих полів у наступному розділі про налаштування.
Крок 3. Налаштуйте свою зведену таблицю
Кожен із елементів у цьому діалоговому вікні важливий для визначення того, як працюватиме ваша зведена таблиця. Клацніть гвинтик конфігурації, щоб змінити вигляд цього діалогового вікна на те, що вам найкраще підходить.
Вибір полів
Тут ви вибираєте, які стовпці включити у зведену таблицю. Те, як ці дані заповнюватимуть зведену таблицю, залежить від типу даних, які вона представляє — Excel вирішить, чи додати стовпець до вашої зведеної таблиці чи додати дані поля всередину стіл. Наприклад, якщо вибрати «Елементи», Excel припускає, що ви хочете додати кількість елементів для кожного клієнта.
Марк Коппок/Цифрові тенденції
З іншого боку, якщо вибрати «Дата», Excel розмістить дані в таблиці та впорядкує продажі за датою їх здійснення.
Марк Коппок/Цифрові тенденції
Працюючи над власними зведеними таблицями, ви можете поекспериментувати, щоб побачити, як додані та видалені поля впливають на дані, які відображаються. Ви побачите, що Excel чудово справляється з вибором, який має сенс, але ви також можете щось змінити, якщо вибір Excel не має сенсу.
Фільтри
Перетягніть елементи зі списку вибору полів у розділ «Фільтри», якщо ви хочете обмежити відображення даних. Наприклад, якщо ви перетягнете «Клієнт» у розділ «Фільтри», ви зможете легко відобразити дані лише одного або кількох клієнтів.
Марк Коппок/Цифрові тенденції
Стовпці
Перетягнувши поля в розділ «Стовпці», ви можете розширити спосіб відображення своїх даних. Знову ж таки, коли ви перетягуєте поле в цей розділ, Excel намагатиметься з’ясувати, як ви хочете відображати дані. Наприклад, якщо ви перетягнете «Дата» в розділ «Стовпці», тоді Excel відобразить продажі як зведені за найбільш логічний часовий проміжок, який у цьому випадку становить місяць. Це було б корисно, якщо вашою головною проблемою було те, скільки було продано щомісяця, з огляду на моделі покупок клієнтів.
Марк Коппок/Цифрові тенденції
рядки
Так само ви можете перетягувати поля в розділ «Рядки», щоб вставляти різні дані в рядки зведеної таблиці. Знову ж таки, якщо ми перетягнемо «Дата» в розділ «Рядки», Excel розподілить продажі за клієнтами за місяць, але дані будуть узагальнені за клієнтами, а не за місяцями, як у попередньому прикладі. У цьому випадку ви здебільшого хвилюєтеся про те, скільки ви продали кожному клієнту, але ви також хочете помітити будь-які часові тенденції.
Марк Коппок/Цифрові тенденції
Цінності
Нарешті, розділ «Значення» визначає, як ви аналізуєте свої дані. У всіх наших прикладах наразі ми розглядали загальний обсяг продажів. Якщо клацнути клавішу зі стрілкою вниз у цьому розділі, ви зможете налаштувати параметри поля значень, щоб переглянути інший чисельний обчислення.
Марк Коппок/Цифрові тенденції
Наприклад, скажімо, ви хочете переглянути середні показники продажів замість загального обсягу продажів. Ви просто виберіть «Середнє» в діалоговому вікні налаштувань поля значення. Ви також можете встановити формат числа, щоб результати були найбільш зрозумілими.
Марк Коппок/Цифрові тенденції
Тепер замість того, щоб розглядати загальний обсяг продажів за клієнтами, а потім обчислювати загальну суму, ми розглядаємо середні продажі по компаніям, а потім середні продажі по всій компанії. Це було б корисно для оцінки, наприклад, які клієнти мають продажі вище або нижче середнього, і, отже, які заслуговують найбільшої (або найменшої) уваги. У нашому прикладі, можливо, Acme Engineering і Jones Roofing не заслуговують такої уваги з боку продажів, як інші.
Зрозуміло, що зведені таблиці пропонують безліч варіантів, які спрощують нарізку даних. Хитрість ефективного використання зведених таблиць полягає в тому, щоб вирішити, що саме ви хочете бачити, перш ніж почати застосовувати параметри. Ви також хочете переконатися, що ваші дані відповідають тому, як ви розмістили свою таблицю та як ви назвали свої заголовки. Чим ретельніше ви будете налаштовувати речі, тим ефективнішими будуть ваші зведені таблиці.
Крок 4. Створіть власні зведені таблиці з нуля
Після того, як ви пограєте з функцією зведеної таблиці та трохи зрозумієте, як різні параметри впливають на ваші дані, ви можете почати створювати зведену таблицю з нуля. Процес подібний до використання рекомендації, тільки ви переходите до «Вставити» > «Зведена таблиця», а потім вручну вибираєте свої дані як перший крок.
У нашому випадку це означає вибір Таблиці1, але ми також можемо вибрати діапазон даних або отримати із зовнішнього джерела даних. Ми також можемо вирішити, чи хочемо ми створити новий робочий аркуш, чи розмістити зведену таблицю поруч із нашими даними в певному місці на існуючому аркуші.
Марк Коппок/Цифрові тенденції
Після того, як ми зробимо вибір, ми побачимо порожню зведену таблицю та діалогове вікно полів зведеної таблиці.
Марк Коппок/Цифрові тенденції
Створення нашої власної зведеної таблиці – це просто вибір полів і визначення того, як ми хочемо обчислювати та відображати дані. Скажімо, ми хочемо побачити результати роботи продавців за місяць із загальною сумою продажів за рік. Ми б вибрали поля «Продавець», «Дата» та «Загальний обсяг продажів», перетягнули поле «Продавець» у розділ «Фільтри» та налаштували значення для відображення як валюти. Excel автоматично додає відповідні елементи дати до розділу «Рядки» та припускає, що ми хочемо побачити суми.
Марк Коппок/Цифрові тенденції
За замовчуванням Excel відображатиме всі дані для всіх продавців. Ми також можемо вибрати одного продавця, щоб побачити лише його чи її дані. У цьому випадку ми бачимо, що Джуді Френч мала продажі лише за три місяці, хоча її загальні продажі були значними. Це могло означати, що її процес продажу був довшим, оскільки вона шукала китів, а не риб — цінний висновок, якщо він точний. Можливо, гарною ідеєю було б інвестувати в помічника, щоб допомогти Джуді швидше завершити продажі.
Марк Коппок/Цифрові тенденції
Крок 5: інвестуйте в навчання
Якщо ви хочете отримати насправді добре вмієте користуватися зведеними таблицями Excel, витратите трохи часу на те, щоб дізнатися більше про те, як у ньому використовуються різні типи даних. Microsoft пропонує власні навчальні ресурси і є безліч трейнери сторонніх виробників вважати.
Однак загалом це означає копитись у Excel таким чином, що виходить за рамки цього посібника. Тим не менш, сподіваюся, тепер ви бачите, як зведені таблиці можуть бути потужним інструментом для аналізу ваших даних, і почати відносно легко, якщо ваші дані правильно налаштовані стіл. І ми не можемо підкреслити, наскільки важливо знати, чого ви хочете досягти за допомогою своєї зведеної таблиці, перш ніж почати.
Рекомендації редакції
- Використовувати Office? Ваш ПК може опинитися під загрозою через цю зміну Microsoft
- Як захистити файл Excel паролем
