Завдання Outlook допомагають керувати важливими пунктами списку справ.
Авторство зображення: Андреас Родрігес/iStock/Getty Images
Ви можете інтегрувати методологію Девіда Аллена Getting Things Done з Microsoft Outlook 2013, використовуючи категорії, додаткові позначки та пріоритети. Хоча ви можете вручну налаштувати Outlook на своєму ПК для впровадження методології GTD, кілька надбудов Outlook пропонують розширені інструменти інтеграції GTD. Ви можете створювати завдання безпосередньо з інших елементів Outlook, наприклад електронної пошти та зустрічей, а потім призначати їх проектам і спискам дій, щоб допомогти вам ефективніше обробляти папку "Вхідні".
Налаштування Outlook для GTD вручну
Крок 1
Введіть кожен зі своїх проектів у Outlook як категорії, щоб ви могли пов’язувати елементи з конкретними проектами. Клацніть правою кнопкою миші електронний лист, зустріч або завдання, натисніть «Категоризувати», а потім «Усі категорії». Натисніть кнопку «Новий…». Додайте назву кожного проекту та призначте колір.
Відео дня
Крок 2
Перетворюйте інші елементи Outlook у завдання в міру того, як вони потраплять до вашої уваги. Наприклад, ви можете перетворити повідомлення електронної пошти на завдання. Перетягніть зустріч, повідомлення електронної пошти, контакт або примітку на «Завдання» на панелі навігації, щоб автоматично створити нове завдання із вмісту елемента.
Крок 3
Призначте прапорці та пріоритети своїм завданням. Відкрийте завдання, а потім клацніть команди в групі «Подальші дії» на стрічці «Домашня сторінка» в розділі «Завдання», щоб додати прапорець. Натисніть кнопку «Пріоритет» у групі «Теги», щоб позначити елемент як «Висока важливість». Ви можете використовувати цей індикатор, щоб позначити свої дії за методологією GTD.
Крок 4
Перегляд списку завдань за проектом, датою чи важливістю. Натисніть «Завдання» на панелі навігації. Натисніть вкладку «Перегляд». Виберіть із параметрів перегляду, доступних у спадному списку в групі Аранжування. Наприклад, виберіть «Категорії», щоб упорядкувати завдання за проектами, «Дата початку» або «Дата виконання», щоб упорядкувати завдання за датою, або «Пріоритет», щоб упорядкувати завдання за пріоритетом.
Використання надбудови NetCentrics GTD Outlook
Крок 1
Завантажте та встановіть безкоштовну пробну версію надбудови Outlook Getting Things Done від NetCentrics. Ця надбудова призначена для спрощення вашої можливості обробляти елементи Outlook за методологією Девіда Аллена.
Крок 2
Виберіть із ключових дій на панелі інструментів NetCentrics, щоб обробити ваші елементи Outlook у завдання. Наприклад, виберіть одну з цих дій у групі Getting Things Done на стрічці «Дім»: «Дія», «Наступна дія», «Делегувати», «Відкласти» або «Колись». Коли ви вибираєте одну з цих команд із поштового елемента, завдання зберігається у відповідній папці, а дія призначається до завдання.
Крок 3
Керуйте всіма своїми поточними проектами за допомогою Project Central. Натисніть кнопку «Центральний проект» у групі «Зробити справи» на стрічці «Дім». Ви можете використовувати це вікно, щоб допомогти вам організувати завдання в певні проекти.
Крок 4
Створення звіту про проект. Натисніть кнопку меню «Проект» у Project Central, а потім натисніть «Створити звіт…». Виберіть параметри, які потрібно включити у звіт. Наприклад, виберіть «Дата виконання» зі спадного меню «Сортувати завдання за». Натисніть «ОК», щоб створити звіт. Натисніть кнопку Друк, щоб надрукувати звіт – він позначений значком, що нагадує принтер.
Використання надбудови TaskCracker для Outlook
Крок 1
Завантажте та встановіть безкоштовну 30-денну пробну версію TaskCracker для Outlook. TaskCracker допомагає організувати ваші елементи Outlook, використовуючи візуальне представлення ваших завдань і проектів за допомогою інтерфейсу перетягування.
Крок 2
Натисніть команду «Відкрити TaskCracker» у групі «Відкрити» на стрічці TaskCracker. Крім того, ви можете натиснути «TaskCracker» у нижній частині панелі папок зліва.
Крок 3
Організуйте свої завдання за пріоритетом. Клацніть завдання, перетягніть його в інший квадрант на екрані TaskCracker, а потім відпустіть його, щоб призначити завдання цьому пріоритету. Ви можете використовувати цей метод, щоб швидко призначати дії до списку завдань, не відкриваючи кожне окреме завдання.
