5 хитрощів Microsoft Word, які революціонізували мій робочий процес

Microsoft Word — важлива частина нашого повсякденного робочого життя, але це не означає, що ми завжди використовуємо його з усією користю. Через деякий час, Microsoft додала нові функції це робить Word надійнішим, але ви не завжди маєте уявлення про нові функції чи навіть корисні приховані інструменти.

Щоб покращити свій робочий процес під час використання Microsoft Word, ось п’ять трюків, які значно покращили мій час із програмою. З роками це заощадило мій час, зменшило ризик помилок і підвищило ефективність використання Word.

Відстежуйте лише свої зміни

Якщо ви співпрацюєте з іншими над своїми документами Word, можливо, ви знайомі з відстеженням змін. Ця зручна функція дозволяє легко бачити доповнення або зміни кожного в документі.

З ан оновлення Word наприкінці 2021 року, Microsoft додала можливість відстежувати лише ваші зміни. У ті часи, коли вам не потрібно, щоб кожен стежив за своїми, а ви просто хочете бачити своїх, це чудова функція.

Крок 1: Відкрийте документ Word і перейдіть до огляд вкладка.

Крок 2: Натисніть на Відстеження стрілка спадного меню.

крок 3: Потім натисніть Відстежувати зміни стрілку та виберіть Просто Моє.

Потім ви можете редагувати документ, додавати коментарі та приймати зміни, які ви вносите самі, без участі ваших співавторів.

Скористайтеся перевагами буфера обміну

Буфер обміну Office – це функція, яку можна використовувати в інших програмах Office, як-от Excel і Outlook, крім Word. З ним все, що ви копіюєте, залишається в буфері обміну, доки ви не скопіюєте щось інше.

Що робить буфер обміну таким корисним інструментом, так це те, що ви можете повторно використовувати його історію до 24 елементів. Це стосується як тексту, так і зображень. Крім того, це працює незалежно від того, чи використовуєте ви Редагувати > Копіювати, клацніть правою кнопкою миші та Копіювати, або комбінація клавішCtrl+ C.

Щоб переглянути буфер обміну, перейдіть до додому і клацніть засіб запуску діалогового вікна буфера обміну. Це маленька стрілка в нижньому правому куті розділу буфера обміну на стрічці.

Ліворуч відкриється панель завдань буфера обміну зі списком елементів, які ви скопіювали. Виберіть елемент, щоб вставити його в документ. Ви також можете клацнути стрілку праворуч від елемента та вибрати Вставити або, щоб видалити його, виберіть Видалити.

У верхній частині панелі завдань ви побачите додаткові дії для Вставити все або Очистити все елементи, обидва з яких зручні.

Це справжня економія часу, якщо ви часто використовуєте дії копіювання та вставлення у своїх документах Word.

Вставте довільний текст для заповнювачів

Якщо вам коли-небудь доводилося витрачати час на створення документа без тексту, ви оціните наступний прийом для Microsoft Word. Ви можете ввести простий рядок, і Word вставить довільний текст замість вас. Це ідеальний варіант для заповнювачів, доки ви не отримаєте потрібний текст.

Існує два способи додати цей текст до документа.

Спосіб 1: Для довільного тексту, де P – кількість абзаців, а S – необхідна кількість речень, введіть наступне:

=RAND(P, S)

Наприклад, =RAND(2,3) дає вам два абзаци по три речення в кожному.

Спосіб 2: Для lorem ipsum (загальний текст-заповнювач) введіть команду нижче. Як і RAND, використовуйте числа для позначення кількості абзаців (P) і речень (S), які ви хочете вставити.

=LOREM(P, S)

Отже, =LOREM(4,2) надає вам чотири абзаци, що містять по два речення кожен.

Одразу після введення команди текст з’явиться у вашому документі, готовий для використання як заповнювач у вашому Шаблон Word або документ.

Зберігайте та повторно використовуйте текст, зображення тощо

Щоразу, коли ви можете повторно використовувати щось під час створення документа, як-от буфер обміну вище, це бажана функція.

Microsoft Word пропонує Quick Parts і AutoText, які працюють аналогічно, дозволяючи зберігати та повторно використовувати текст, зображення, таблиці, підписита інші елементи. Якщо ви набираєте або вставляєте одне й те саме знову і знову, тоді ці інструменти для вас.

Крок 1: Виберіть текст, зображення чи інший елемент, який потрібно зберегти.

Крок 2: Перейти до Вставка вкладку та натисніть Швидкі частини стрілка спадного меню.

• Щоб зберегти його як швидку частину, виберіть Зберегти виділення в Quick Part Gallery.
• Щоб зберегти його як автотекст, перейдіть до Автотекст і виберіть Зберегти виділення в галерею автотексту.

крок 3: У спливаючому вікні, що з’явиться, ви можете дати йому значущу назву, вибрати, до якої галереї його зберегти, додати категорію та заповнити будь-які інші відомості на свій розсуд.

крок 4: Натисніть в порядку щоб зберегти ваш запис.

Коли ви будете готові використовувати збережений вибір, помістіть курсор у потрібне місце документа. Повернутися до Вставка натисніть вкладку Швидкі частини стрілку спадного меню та виберіть елемент. Потім він з’явиться у вашому документі в місці, яке ви вказали курсором.

Головний відмінності між Quick Parts і AutoText полягають у тому, що автотекст є частиною функції швидких частин, і кожен із них має власну галерею для збережених елементів.

Незалежно від того, що ви вирішите використати, або, можливо, обидва, ви оціните цей чудовий спосіб заощадити час і зменшити кількість помилок від повторного введення чи читання того самого вмісту.

Зробіть і вставте знімки екрана

Ще один трюк продуктивності для Word, який варто згадати, це інструмент «Знімок екрана». З його допомогою ви можете швидко та майже без зусиль вставити знімок екрана у свій документ. Ви можете вибрати з іншого відкритого вікна на робочому столі або вставити знімок екрана того, що ви зробили вручну.

Щоб скористатися інструментом, перейдіть до Вставка вкладку та натисніть Скріншот стрілка спадного меню.

У верхній частині поля ви побачите інші відкриті вікна. Виберіть одне, щоб помістити його в документ, а потім відформатуйте або відредагуйте його, як будь-яке інше зображення в Word.

Крім того, ви можете захопити певну частину екрана або інше вікно. Виберіть Вирізка екрану. Ви побачите, що ваш курсор зміниться на перехрестя. Перетягніть, щоб захопити потрібну частину, і відпустіть, коли закінчите. Вирізка автоматично з’явиться у вашому документі як статичне зображення.

Коли вам потрібно скріншоти з вашого комп’ютера, ви можете позбутися необхідності відкривати інструмент знімка екрана, знімати те, що вам потрібно, змінювати розмір і зберігати, а потім повернутися до документа, щоб вставити його. Просто скористайтеся вбудованим інструментом створення скріншотів Word.

Рекомендації редакції

• Цей вертикальний монітор, що складається з рядків, зробив революцію в моєму робочому процесі
• 5 функцій, які я дуже хочу спробувати в Edge-браузері Microsoft на базі ChatGPT
• Microsoft може додати ChatGPT в Outlook, Word і PowerPoint
• Microsoft Edge має новий трюк для підвищення продуктивності
• Використовувати Office? Ваш ПК може опинитися під загрозою через цю зміну Microsoft