Налаштуйте складні правила з кількома умовами або винятками для керування електронною поштою.
Завантажена скринька електронної пошти незабаром може заповнитися сумішшю термінових і важливих або зовсім нерелевантних і тривіальних повідомлень. Один із способів відсортувати листи електронної пошти від полови — це встановити правила, які автоматично фільтрують повідомлення в різні папки, коли вони надходять до вашої папки «Вхідні». Outlook пропонує багато варіантів правил для фільтрації повідомлень за ключовими словами, відправником, темою, обліковим записом або полем адреси. Одне з найбільш часто використовуваних правил фільтрації перенаправляє електронні листи від певної особи або групи людей (скажімо, вашого начальника, клієнта або членів команди проекту) з папки "Вхідні" до спеціальної папки. Використовуйте функцію «Правила та сповіщення» в Outlook 2013, щоб автоматично фільтрувати та впорядковувати електронні листи.
Крок 1
Натисніть вкладку «Файл».
Натисніть вкладку «Файл» на стрічці головного меню на будь-якому екрані Outlook.
Відео дня
Крок 2
Виберіть «Керувати правилами та сповіщеннями».
Виберіть кнопку «Керувати правилами та сповіщеннями» на інформаційному екрані.
Крок 3
Натисніть «Нове правило».
Натисніть кнопку «Нове правило» у діалоговому вікні «Правила та сповіщення». У цьому діалоговому вікні також можна змінити налаштування існуючих правил.
Крок 4
Виберіть шаблон правила.
Виберіть бажаний шаблон правила зі списку в розділі «Виберіть шаблон» діалогового вікна Майстра правил. Outlook пропонує шаблони правил, які охоплюють багато завдань фільтрації електронної пошти. Одне з найбільш поширених правил фільтрує повідомлення від особи або групи людей до певної папки. Виберіть «Перемістити повідомлення від когось до папки», а потім натисніть підкреслене посилання «люди або публічна група» в області опису правила.
Крок 5
Виберіть контакт.
Двічі клацніть кожен контакт у своїй адресній книзі Outlook, щоб додати їх у поле «Від». Натисніть кнопку «ОК».
Крок 6
Вкажіть папку.
Клацніть посилання "вказана" папка в області опису правила в діалоговому вікні Майстра правил.
Крок 7
Виберіть папку.
Натисніть, щоб вибрати папку Outlook, яку потрібно використовувати для зберігання повідомлень, відфільтрованих за правилом. На панелі «Виберіть папку:» відображаються всі доступні папки Outlook. Натисніть кнопку «ОК».
Крок 8
Натисніть «Далі».
Перевірте налаштування правил. Ви можете додавати або видаляти людей або змінювати призначення папки, натиснувши ці посилання в області опису правила. Натисніть «Далі», коли будете готові рухатися далі.
Крок 9
Виберіть умови правила.
Натисніть, щоб вибрати будь-які інші умови, які потрібно включити в правило; наприклад, увімкнення прапорця «Надіслано лише мені» означає, що Outlook застосовуватиме правило лише до листів, надісланих лише вам.
Крок 10
Виберіть винятки з правил.
Виберіть будь-які винятки з вашого правила; наприклад, якщо вибрати «окрім, якщо надіслано лише мені», Outlook не буде дотримуватися правила для електронних листів, надісланих лише вам. Багато винятків та умов включають дії, які можна налаштувати. Наприклад, якщо ви вибрали виняток «за винятком випадків, коли тема містить певні слова», натисніть підкреслене посилання «конкретні слова» та виберіть слова, які потрібно додати до правила. Натисніть кнопку «Далі».
Крок 11
Додайте назву правила.
Введіть назву правила у відповідне поле. Натисніть, щоб вибрати "Запустити це правило зараз для повідомлень, які вже є в папці "Вхідні", якщо ви хочете застосувати правило до всіх наявних вхідних повідомлень. Натисніть кнопку «Готово», щоб завершити налаштування та вийти з майстра правил.
Крок 12
Застосуйте зміни.
Виберіть «Застосувати», а потім «ОК», щоб застосувати правило та вийти з діалогового вікна «Правила та сповіщення».
Порада
Outlook також пропонує опцію фільтрування, щоб допомогти вам шукати повідомлення електронної пошти на основі певних критеріїв, таких як дата отримання, статус важливості або наявність вкладення. Натисніть вкладку «Головна», натисніть «Фільтрувати електронну пошту» в групі інструментів пошуку, а потім виберіть бажаний фільтр пошуку електронної пошти зі спадного списку.
Фільтр небажаної електронної пошти в Outlook автоматично переміщує підозрювані спамові повідомлення до папки небажаної електронної пошти. Ви можете налаштувати ці параметри, щоб заблокувати відправників або додати відправників до безпечного списку. Перейдіть до «Дім», «Небажана пошта», а потім «Параметри небажаної електронної пошти», щоб перевірити та змінити налаштування небажаної електронної пошти Outlook.
