Заблокуйте відпустку в Outlook, щоб колеги знали, що вас не буде.
Авторство зображення: Роберт Дейлі/OJO Images/Getty Images
Використовуючи Microsoft Outlook 2013, заблокуйте час відпустки у своєму календарі, просто записавшись на зустріч. Якщо у вашому офісі використовується Microsoft Exchange, ви можете налаштувати автоматичні повідомлення-відповіді, які надсилатимуться лише користувачам вашої організації, одночасно надсилаючи інше повідомлення будь-кому, хто надсилає вам електронний лист, коли вас немає. Якщо ви не використовуєте Exchange, ви все одно можете надсилати автоматичні відповіді на повідомлення з Outlook, але вам потрібно буде залишити комп’ютер увімкненим, поки вас немає.
Час бронювання у вашому календарі
Крок 1
Відкрийте Календар у Outlook 2013, перетягніть курсор на дні, коли ви будете у відпустці, і клацніть правою кнопкою миші виділений проміжок часу. Крім того, ви можете просто натиснути кнопку «Нова зустріч» і ввести час початку та закінчення у відповідні меню.
Відео дня
Крок 2
Введіть "Відпустка!" або іншу відповідну назву для вашого вільного часу в полі «Тема». Якщо потрібно, введіть місцезнаходження в поле «Розташування». «Гаваї» завжди працює добре, навіть якщо ви просто залишаєтесь вдома на тиждень, щоб дивитися Netflix.
Крок 3
Клацніть поле «Показати як», розташоване в групі «Параметри» на вкладці «Зустріч», і виберіть «Поза офісом», щоб усі, хто має доступ до вашого календаря, бачили, коли вас не буде. Натисніть «Зберегти та закрити», щоб завершити плани на відпустку — принаймні, що стосується календаря Outlook.
Автоматичні відповіді з обміном
Крок 1
Натисніть меню «Файл» у Outlook 2013 і виберіть «Автоматичні відповіді (поза офісом)». Якщо ця опція недоступна, у вас немає облікового запису Microsoft Exchange. Відкриється вікно автоматичних відповідей.
Крок 2
Натисніть опцію «Надіслати автоматичні відповіді». Зверніть увагу, що вибрано вкладку «Всередині моєї організації».
Крок 3
Клацніть велике текстове поле та введіть повідомлення, яке потрібно надіслати будь-кому у вашій організації, поки вас немає. Зазвичай це має включати дату повернення. Якщо хтось прикриває вас, поки ви відсутні, ви можете вказати контактну інформацію цієї особи або свою контактну інформацію для екстрених випадків, якщо хочете. Використовуйте параметри форматування над текстовим полем, щоб налаштувати форматування так само, як і будь-яке повідомлення електронної пошти.
Крок 4
Натисніть вкладку «Поза моєю організацією», якщо ви хочете, щоб Outlook також автоматично відповідав людям, які не працюють у вашій компанії. Натисніть опцію «Автоматична відповідь людям за межами моєї організації». Виберіть опцію «Лише мої контакти» або «Будь-хто за межами моєї організації». Текст, який ви використовували для автоматичних відповідей у вашій організації, автоматично з’являється в текстовому полі повідомлення. Відредагуйте це повідомлення за бажанням або видаліть його та напишіть інше повідомлення.
Крок 5
Клацніть меню «Час початку» та «Час завершення», щоб вибрати дату та час, коли ви збираєтеся вийти у відпустку, а також коли ви повернетеся в офіс. Outlook надішле вашу автоматичну відповідь протягом цього періоду часу.
Крок 6
Вимкніть автоматичні відповіді, якщо ви повертаєтеся раніше, натиснувши меню «Файл», а потім натиснувши кнопку «Вимкнути» під опцією «Автоматичні відповіді».
Автоматичні відповіді без обміну
Крок 1
Натисніть кнопку «Нова електронна пошта» в Outlook 2013. Введіть відповідну назву в рядку «Тема», наприклад «На цьому тижні немає», а потім введіть повідомлення про відсутність офісу в полі «Повідомлення».
Крок 2
Виберіть «Зберегти як» у меню «Файл». Натисніть меню «Зберегти як тип» і виберіть «Шаблон Outlook». За замовчуванням назва файлу збігається з темою, але ви можете змінити це, якщо потрібно. Натисніть кнопку «Зберегти».
Крок 3
Натисніть кнопку «Правила», розташовану на вкладці «Головна» стрічки. Виберіть «Керувати правилами та сповіщеннями» зі спадного меню. Відкриється вікно Правил і сповіщень.
Крок 4
Натисніть кнопку «Нове правило». Відкриється майстер нових правил. Натисніть опцію «Застосувати правила до повідомлень, які я отримую», розташовану в розділі «Почати з пустого правила». Натисніть «Далі». З’являється список параметрів, щоб відфільтрувати, хто повинен, а хто не повинен отримувати ваше повідомлення про відсутність офісу. Наприклад, ви можете вказати, що повідомлення надсилається лише до повідомлень, коли ваше ім’я вказано в поле «Кому» поле, а не поле «CC», або ви можете вказати, що відповідь надсилається лише на повідомлення з високим важливості.
Крок 5
Виберіть параметри, щоб визначити, хто отримує чи не отримує автоматичну відповідь. Якщо залишити параметри пустими, автоматична відповідь буде надіслана всім, хто надсилає вам електронний лист. Натисніть «Далі».
Крок 6
Натисніть опцію «Відповісти за допомогою певного шаблону» у розділі «Крок 1», а потім натисніть посилання «конкретний шаблон» у розділі «Крок 2». Відкриється вікно навігації. Натисніть меню «Подивитися» та виберіть «Шаблони користувачів у файловій системі», а потім двічі клацніть шаблон повідомлення автоматичної відповіді, який ви щойно створили кілька хвилин тому.
Крок 7
Натисніть кнопку «Далі», перегляньте свій вибір і знову натисніть «Далі». Натисніть «Готово». Залиште Outlook запущеним на комп’ютері. Якщо комп’ютер переходить у режим сну, вимикається або Outlook закривається, повідомлення автоматичної відповіді нікому не надсилатиметься.
Крок 8
Торкніться значка «Пошук» на початковому екрані Windows 8.1, введіть «сон» і виберіть «Налаштування живлення та сну». Натисніть меню «Сон» і виберіть «Ніколи». На ноутбуці це доступне лише в розділі «Коли підключено, вимкнути після» меню.
Крок 9
Вимкніть автоматичну відповідь, коли ви повернетеся з відпустки, повернувшись до параметра «Керувати правилами та сповіщеннями» на кнопці «Правила». Натисніть прапорець біля правила, щоб вимкнути автоматичну відповідь, і натисніть «Застосувати». Не забудьте повернути сплячий режим комп’ютера в нормальний режим.
Порада
Якщо у вашому офісі використовується Microsoft Exchange, ви можете зробити співробітника представником електронної пошти та календаря, коли вас немає. Перейдіть на вкладку «Файл» Outlook 2013, виберіть «Параметри облікового запису», натисніть «Делегувати доступ», а потім натисніть «Додати». Введіть ім'я свого колеги, виберіть його та натисніть «Додати». Потім ви можете вказати, що може робити делегат, наприклад приймати зустрічі від вашого імені, у розділі Дозволи делегата діалогове вікно. Після цього ваш представник зможе отримати доступ до вашого облікового запису.
