Електронна пошта стала важливою формою ділового спілкування. Незважаючи на те, що особиста електронна пошта є неформальним, електронна пошта для бізнесу вимагає професіоналізму та ввічливості. Основні частини паперового ділового листа також стосуються листування в Інтернеті.
Тема
Зробіть тему короткою та точною. Уникайте використання позначень, які можуть спровокувати фільтр спаму одержувача, наприклад «Re», традиційна абревіатура офісної нотатки для «Regarding» або «Fwd», що означає переслане повідомлення електронної пошти. Завжди заповнюйте тему; якщо залишити його порожнім, ваше повідомлення також може бути перекинуто до папки спаму.
Відео дня
Привітання
Використовуйте професійне привітання для ділових повідомлень електронної пошти. «Дорогий містер Фостер» справляє набагато краще враження, ніж «Гей, Боб» і відображає ваш імідж ділової людини. Залиште порожній рядок після привітання, а потім почніть текст листа. Цей шаблон полегшує читання одержувача всього повідомлення.
Тіло
Дотримуйтесь стандартних інструкцій щодо ділових листів для тексту вашої електронної пошти. Використовуйте ввічливі слова, щоб зробити запит або пояснити те, що є. Якщо ви не впевнені, що одержувач запам’ятає вас, або якщо ви встановлюєте контакт вперше, представтеся в першому рядку. «Дякую за розмову зі мною минулого четверга щодо контракту з Джонсоном» — це вплине на пам’ять одержувача, перш ніж ви вникнете в деталі справи.
Підпис
Додайте порожній рядок після тексту електронного листа, щоб зробити повідомлення легшим для очей, а потім закінчіть повідомлення символом ввічливі знаки, як-от «З повагою», «З повагою» або навіть «Дякую». Після свого імені додайте адресу електронної пошти, телефон номер. ваш титул з компанією і навіть адреса офісу, якщо хочете. Це надає одержувачу всю вашу контактну інформацію в одному місці.
Прочитайте двічі, відправте один раз
Перш ніж натиснути «Надіслати», перечитайте електронний лист, щоб знайти проблеми: чи правильна адреса електронної пошти одержувача в «Кому» чи є відповідний рядок у полі "Тема" та чи повідомлення не містить орфографії, контексту або граматичних помилки. Також перевірте свій підпис і контактну інформацію.
Залишайтеся професіоналами
Використовуйте лише чорний текст на білому тлі. Виберіть діловий шрифт, наприклад Times New Roman або Courier. Не використовуйте кольорові, викривлені шрифти, фони з великими графіками, смайлики чи інтернет-сленг, наприклад «LOL» (Laughing Out Loud). Уникайте введення повідомлення великими літерами, що вважається криком у текстовій формі. Якщо ви надсилаєте діловий електронний лист великій кількості одержувачів, скористайтеся опцією Blind Carbon Copy (BCC). Таким чином, електронна адреса кожного читача буде захищена і менше шансів потрапити в чийсь список спаму.
