Як користуватися Google Drive

Диск Google — це рішення для хмарного зберігання даних із 15 ГБ пам’яті, доступним для безкоштовних і платних планів, а також додатковим сховищем і функціями. Диск Google є зручним варіантом завдяки простому інтерфейсу та інтеграції з Документи Google.

Якщо ви вперше використовуєте Диск Google, ознайомтеся з наведеним нижче посібником, щоб дізнатися, як створити обліковий запис, завантажувати та завантажувати документи, ділитися своїми файлами та отримати максимальну віддачу від служби.

Починаємо

Доступ до Google Drive

Крок 1: якщо у вас його ще немає, вам знадобиться отримати обліковий запис Google перш ніж продовжити роботу з Диском. Реєстрація безкоштовна, і це дасть вам плавний, синхронізований доступ до всіх служб Google. Вам потрібно буде платити комісію якщо вам потрібно більше 15 Гб пам’яті, але те, чи ви вирішите це зробити, не вплине на вашу здатність користуватися послугою. Завантаження Гугл хром також не завадить, оскільки популярний веб-браузер має кілька розширень та інструментів, які добре інтегруються з Диском.

Крок 2: після реєстрації (або входу в існуючий обліковий запис) ви зможете отримати доступ до Диска через браузер або спеціальну програму для мобільних пристроїв, яка зараз доступна для обох Android і iOS.

Навігація

Увійшовши на Диск, натисніть різнокольоровий знак плюса новий у верхньому лівому куті або Мій диск, який розташований у центрі екрана. У мобільному додатку натисніть коло зі знаком плюс у нижньому правому куті. Це відкриє меню, яке дозволить вам створити або завантажити файл на Диск. Ви можете створити електронну таблицю, документ Word, презентацію слайд-шоу, форму, малюнок і багато іншого за допомогою програм сторонніх розробників.

Ми не будемо докладно розповідати про те, як користуватися кожною з цих безкоштовних програм, але ось кілька порад, як швидко навчитися користуватися цими службами:

Порада 1: Кнопки на Диску досить прості, але якщо ви не впевнені, що вони роблять, просто наведіть на них курсор миші. Має з’явитися спливаюче вікно з поясненням функції кнопки.

Порада 2: Якщо ви коли-небудь користувалися Microsoft Office — наприклад, Excel, Word або PowerPoint — то програмне забезпечення Таблиць, Документів і Презентацій Google повинно здаватися вам знайомим. Вони працюють аналогічно і, мабуть, більш інтуїтивно зрозумілі. Ви не знайдете стільки розширених функцій, скільки в програмному забезпеченні Microsoft, але Drive є безкоштовним, тож цього слід очікувати.

Порада 3: Поки можна переходити на первинну документи, Простирадла, або Слайди щоб переглянути всі файли цього типу в одному місці, створення папок може бути кращим способом упорядкування. Щоб створити папку, натисніть новий у верхньому лівому куті виберіть папка, і назвіть каталог файлів. Потім просто перетягніть свої файли у вибрану вами папку з головної сторінки Диска.

Ви також можете позначити зірочкою файли, до яких захочете отримати доступ пізніше, натиснувши Додати зірку у меню цього елемента, однак майте на увазі, що їх може переглядати лише особа, яка їх додала, а не ті, з ким ви надали спільний доступ до певного елемента.

Порада 4: Ще один спосіб швидко знайти об’єкт на Диску – скористатися Пошук на Диску функція. У верхній частині кожної сторінки є поле, де можна шукати файл за його назвою або типом файлу. Якщо натиснути стрілку вниз у цьому полі або Більше інструментів пошуку, ви можете вказати ще більше та шукати файли на основі конкретних критеріїв, таких як дата або те, з ким ви поділилися файлом.

Як отримати максимум від Google Drive

Завантаження та обмін документами

Щоб завантажити документ на Диск, натисніть будь-яку з них Завантажити файли або Завантаження файлу кнопка під новий або Мій дискі виберіть файл на комп’ютері. Диск чудово підходить для особистого використання, але те, що відрізняє його від інших хмарних служб, це його потужні інструменти для співпраці. Якщо вам потрібно віддалено працювати з кимось над проектом, ви можете поділитися з ними документом і разом вносити зміни в реальному часі.

Щоб поділитися створеним документом, натисніть Поділіться у верхньому правому куті додайте своїх співавторів за допомогою їхніх електронних адрес і натисніть синю кнопку Готово кнопку. Щойно їм буде надано доступ, документ має з’явитися під Поділився зі мною на інформаційній панелі Диска, і посилання на спільний документ також буде надіслано на їхню скриньку електронної пошти.

Ви можете скористатися посиланням для спільного доступу внизу Поділіться з людьми та групами меню, щоб надіслати файл за допомогою текстового повідомлення або іншої служби обміну повідомленнями. Просто натисніть на Копіювати посилання у нижній частині цього меню.

Перебуваючи в спільному документі, ви можете побачити, хто ще редагує його, подивившись у верхній правий кут вікна. Імена співавторів відображатимуться різними кольорами (або разом із зображенням облікового запису), щоб ви могли швидко їх розрізнити. Просто наведіть курсор на будь-який колір, щоб побачити, кого він представляє.

Завантаження документів і доступ до файлів офлайн

Ще одна корисна функція Диска — це можливість переглядати та редагувати файли, навіть якщо у вас немає доступу до Інтернету. Все, що вам потрібно зробити, це завантажити Документи Google офлайн розширення для Google Chrome. Після завантаження — і ввімкнено у вашому Налаштування диска — ви можете отримати доступ до певних файлів (Документів, Таблиць і Презентацій), навіть коли ви подорожуєте або без Інтернету протягом кількох годин. Біля назви вашого файлу у вікні файлу з’явиться сіре коло з блискавкою, повідомляючи, що ви перебуваєте в автономному режимі.

Однак одним із недоліків цього є те, що ви можете отримати доступ лише до створених вами файлів, якими ні з ким не ділилися. Ви також повинні вже відкрити Google Drive у своєму браузері, щоб це зробити. Доступ до даних також можна отримати в автономному режимі через мобільний додаток, якщо ви ввімкнули цю функцію Налаштування заздалегідь.

Додавання кількох співавторів через групу Google

Якщо ви хочете поділитися документом з великою групою людей, ви можете не вводити кожну електронну адресу окремо, надавши доступ до документа всій Група Google. Кожен учасник цієї групи (а також люди, додані до групи пізніше) матиме доступ до всього, чим ви поділилися.

Обмін кількома файлами одночасно

Потрібно поділитися кількома файлами одночасно? Замість того, щоб ділитися кожним файлом окремо, ви можете перемістити їх у папку та поділитися цією папкою. Кожен, з ким ви поділилися папкою, матиме доступ до всіх даних у ній.

Перетворення документів, створених за допомогою інших програм

Якщо у вас є файл документа, створений в іншій програмі, але вам потрібно перетворити його на Google Диск, вам пощастило. Ви можете швидко внести зміни, якщо документи правильно відформатовані. Після того, як ви перемістите його в Google Docs, ви можете негайно поділитися файлом з будь-якими співавторами. Для початку завантажте вибраний файл. О. напишіть його на Диску, і з’явиться екран попереднього перегляду документа. Виберіть Відкрити за допомогою кнопки спадного меню. Залежно від типу файлу Google може автоматично запропонувати, якою програмою його відкрити. Зробіть вибір зі списку та конвертуйте файл у формат Google Docs. Нижче наведено формати файлів, які зараз можна конвертувати в Google Drive.

Повернення до старішої версії документа

Одним із найбільш значних недоліків спільних проектів є те, що може бути важко знайти правку співавтора та виправити її, якщо вони припустилися помилки. Це може бути громіздким для живих файлів, де кілька людей можуть вносити зміни одночасно. Google досяг значних успіхів, щоб мінімізувати проблему для співавторів. Диск зберігає кожну оновлену версію ваших документів протягом 30 днів або 100 змін, залежно від того, що відбудеться раніше. Ця функція автоматичного збереження дозволяє легко повернутися до старішої версії файлу, навіть якщо вам доведеться повертатися кілька разів.

Щоб відновити попередню версію документа, відкрийте файл, який потрібно змінити. Натисніть Файл і Історія версій, потім виберіть Перегляньте історію версій. Відкриється новий екран, і праворуч від документа з’явиться панель. Цей рядок є ключовим: у ньому буде перераховано всі попередні редакції в хронологічному порядку. Натисніть будь-який із них, щоб отримати попередній перегляд цієї версії. Коли ви знайдете виправлення, до якого хочете повернутися, натисніть синій значок Відновити цю версію яка з’являється у верхній частині екрана, і вона негайно зміниться. Ця історія переглядів також корисна, оскільки вона точно показує, хто вніс які зміни. Якщо ви помітили, що одна особа має тенденцію додавати більше проблем, ви можете змінити її права редагування на права лише читання.

Рекомендації редакції

• GPT-4: як використовувати чат-бот ШІ, який ганьбить ChatGPT
• Як конвертувати касети VHS на DVD, Blu-ray або цифрові
• Google щойно зробив цей життєво важливий інструмент безпеки Gmail абсолютно безкоштовним
• Wi-Fi не працює? Як вирішити найпоширеніші проблеми
• Google відмовляється від суперечливих змін у Google Drive