Назвіть і створіть нову базу даних за допомогою команди «Нова» на вкладці «Файл». Виберіть вкладку «Головна», і відкриється нова таблиця. Перейдіть на «Вигляд дизайну».
Введіть назву "Первинного ключа" в стовпець "Ім'я поля" в рядку 1. «Ідентифікатор» — за замовчуванням із «Автономером» у стовпці «Тип даних». Його можна зберегти або змінити на інший унікальний ідентифікатор запису, наприклад, ідентифікаційний номер працівника або номер соціального страхування. "Тип даних" можна зберегти як "Автономер" або змінити на введення вручну, якщо властивість "Індексовано" встановлено на "Так (Без дублікатів)".
Створіть поля для всієї інформації, необхідної від нових співробітників. Це включає: 1. Ім’я та прізвище, ініціали або по батькові за бажанням 2. Домашні та поштові адреси 3. Робочі, домашні та мобільні телефони 4. Кількість відрахувань для федерального податку та податку на прибуток штату 5. Номер соціального страхування 6. Посвідчення водія або інший державний ідентифікаційний номер 7. Прапорець, який гарантує, що «доказ роботи» перевірено 8. Текстове поле для запису перевірених документів 9. Офіційна дата початку працевлаштування 10. Офіційна дата припинення трудових відносин (заповнюється при звільненні працівника) 11. Ставка заробітної плати 12. Назва посади та інша інформація за бажанням роботодавця Резюме та заявки можна оцифрувати та прикріпити до запису, за бажанням
Призначте тип даних кожному полю, встановивши необхідні властивості для форматування чисел, визначте кількість символів, дозволених у полі, і визначте, чи потрібно індексувати дані. Під час побудови бази даних також доцільно додати опис поля, що визначає його мету, дію для продовження пам’яті пізніше, коли базу даних потрібно змінити або переглянути.
Виберіть вкладку «Створити» та натисніть кнопку «Форма» в групі «Форма». Додайте всі або деякі поля до форми та збережіть її. Форматувати властивості поля відповідно до властивостей таблиці. Збережіть його ще раз, перш ніж повернутися до «Перегляд форми» на кнопці «Перегляд» на вкладці «Головна». Використовуйте форму для введення даних.
Виберіть вкладку «Створити» та натисніть кнопку «Повідомити» у групі «Звіт». Додайте всі або деякі поля, а потім перейдіть до перегляду «Макет». Змініть ширину стовпців і формат полів і міток. Змініть шрифти, кольори або виберіть попередньо відформатований дизайн зі спадного списку «Дизайн». Збережіть звіт. Шаблон звіту дозволить вам друкувати звіти про зарплату.
Шифруйте базу даних для безпеки. Закрийте базу даних, знову відкрийте в ексклюзивному режимі за допомогою стрілки вниз на кнопці «Відкрити» у вікні «Відкрити файл» і виберіть «Відкритий ексклюзив». Перейдіть на вкладку «Файл», виберіть команду «Інформація», а потім натисніть «Шифрувати за допомогою пароля» у розділі «Інформація». панель. Коли з’явиться діалогове вікно «Встановити пароль бази даних», встановіть пароль і введіть його вдруге для перевірки. Натисніть OK. Наступного разу, коли база даних відкриється, буде потрібно пароль. Введіть свій пароль у полі Пароль, введіть його ще раз у полі Підтвердити, а потім натисніть OK.
Порада
Надійні паролі мають мінімум вісім символів і включають цифри, великі та малі літери, і спеціальний символ, наприклад «!» або «&». Використовуйте властивості «Caption», щоб надати поля зрозумілою мовою імена. Зміна назви поля «FirstName» на «First Name» виглядає більш професійно у звітах. Існують онлайн- та готові пакети програмного забезпечення для нарахування заробітної плати, які обробляють розрахунок робочого часу та зарплати. Щоб зробити це в Access, потрібні надзвичайно складні навички програмування та розуміння за межами змісту короткої статті.
