Що таке таблиця в Microsoft Access?

Microsoft Access — це програма, яка використовується для створення баз даних. MS Access входить у пакет Microsoft Office Suite, але його можна придбати окремо. Бази даних MS Access зберігають дані в таблицях і можуть існувати у вигляді одного файлу, що дозволяє зберігати та отримувати основні дані. Кожен файл бази даних складається з об’єктів, включаючи таблиці, запити, форми та звіти.

Бази даних виконують функцію збору, управління та зберігання даних. Бази даних MS Access часто використовуються для особистого та/або ділового зберігання даних адресних книг, інформації про клієнтів, списків розсилки чи інвентарних списків. Відкликання вмісту бази даних є інтуїтивно зрозумілим, його можна запитувати, роздрукувати або опублікувати в Інтернеті.

Таблиці MS Access є ключовими об’єктами у файлі Access, оскільки вони містять дані, які зберігаються в базі даних. Таблиці складаються з рядків і стовпців і дозволяють безпосередньо вводити дані в їх сітки. Рядок — це запис, який містить окремі фрагменти даних, що утворюють окремий запис. Стовпці, які також називаються полями, складаються з категоризованої інформації. Наприклад, поля являють собою стовпці, що складаються з категоризованої інформації, наприклад, номерів телефонів.

Рядок — це запис, куди вводиться номер телефону. Дані можна сортувати і фільтрувати. Дані з Excel можна імпортувати або вирізати та вставляти в таблицю Access. Один файл може містити кілька таблиць, які можна зв’язати за допомогою запитів, звітів і форм.

Існує кілька способів створення таблиці: у режимі конструктора, за допомогою шаблону чи майстра або шляхом введення даних. Користувач вибирає метод, який він хоче використовувати, виділяючи його та вибираючи «Відкрити» у полі об’єкта файлу. Після створення таблиці користувач може вводити дані в таблицю.

Після введення першого запису та натискання кнопки «Enter» з’явиться наступний рядок для введення даних другого запису тощо. Після завершення введення даних користувач закриє таблицю, як і будь-яке вікно. Таблиця зберігається в розділах «Об’єкти» та «Таблиця» у списку об’єктів файлу. Після відкриття файлу список об’єктів завжди з’являтиметься.

Залежно від версії MS Access найпростішим способом створити таблицю, готову до введення даних, є використання майстра або шаблону. У MS Access 2007 шаблони таблиць — це порожні таблиці, які можна використовувати як є або налаштовувати за потреби. Шаблони включають контакти, завдання, проблеми, події та активи. Таблиця контактів створює базу даних для контактної інформації, такої як списки розсилки та номери телефонів. Стовпці легко створюються шляхом перетягування зі списку пропонованих полів.

У MS Access 2003 і попередніх версіях майстри — це функція, яка направляє користувача від початку до кінця у створенні потрібного об’єкта. Всього за кілька кліків ви можете створити таблицю, готову до введення даних. Хоча поля таблиці в майстрі попередньо визначені, користувач має можливість змінювати їх під час використання майстра та після створення таблиці.

MS Access дозволяє користувачеві налаштовувати поля, дані та форматування в таблиці. Користувач має можливість форматувати шрифт таблиці, висоту рядка, ширину стовпця, закріплювати та/або приховувати стовпці. Користувач має можливість змінювати ключові елементи таблиці, такі як перейменування полів таблиці та редагування записів таблиці на льоту практично з будь-якого місця програми.