Як зробити електронну пошту продуктивнішою та менш напруженою

Електронна пошта, безсумнівно, є корисним інструментом спілкування, але якщо її використовувати неналежним чином, вона може перетворитися на засіб, що забирає час, привертає увагу та постійно викликає стрес, що є радше тягарем, ніж користю. Якщо ви щодня боїтеся своєї папки «Вхідні», перегляньте цей список професійних методів, які допоможуть вам змінити сценарій і перетворити електронну пошту на інструмент продуктивності, яким вона має бути.

Встановіть (і транслюйте) свій неробочий час

Щоб електронна пошта не потрапляла у неробочий час вашого життя, доцільно встановити неробочий час, а не просто подумки зобов’язатися не перевіряти електронну пошту в певний час. або навіть увімкнувши параметри «не турбувати», щоб заблокувати сповіщення електронною поштою (що також є гарною ідеєю), а також налаштувавши відповідь «Не на роботі», щоб вона вмикалася після роботи години. Це допомагає керувати очікуваннями та допоможе встановити межі з вашими колегами, але без повного блокування спілкування, якщо з’явиться щось термінове.

Спочатку це може трохи дратувати, якщо ви звикли перевіряти електронну пошту в будь-який час доби, але з часом ви побачите, що перевірка електронної пошти в певні години доби заохочує вас бути більш зосередженими та ефективними протягом заблокованого часу вимкнено.

Візьміть під контроль каденцію

Подібно до того, як не перевіряти електронну пошту в неробочий час, також не ідеально постійно перевіряти свою поштову скриньку протягом дня. Електронну пошту не слід використовувати як програму для чату в реальному часі — це те, що Slack і Microsoft Teams є для. Таким чином, якщо для вас не важливо отримувати електронні листи негайно, було б доцільно налаштувати параметри папки «Вхідні» так, щоб нові повідомлення надходили лише в заздалегідь визначений час. Більшість популярних клієнтів електронної пошти сьогодні дозволяють налаштувати частоту отримання нових повідомлень у папку "Вхідні", а зменшення частоти може творити чудеса для вашої продуктивності. Окрім того, що електронна пошта не відволікає вас, стратегічне встановлення ритму дозволяє вам ефективніше блокувати фрагменти вашого розкладу для листування електронною поштою.

Ось як це робиться для Outlook і Пошта для Mac.

Агресивно відмовляйтеся від підписки на списки

Небажані, нерелевантні електронні листи зі списків розсилки — це неприємний факт життя, але якщо ваш спосіб боротьби з ними — просто натиснути кнопку видалення, ви робите собі погану послугу. Замість того, щоб просто видаляти ці повідомлення, варто витратити кілька додаткових секунд, щоб повністю скасувати підписку на список розсилки. Це займе трохи більше часу, але ці додаткові кліки окупляться вдесятеро в майбутньому, позбавивши вас від необхідності видаляти все більшу кількість небажаних електронних листів, які засмічують вашу папку "Вхідні".

Деякі сучасні клієнти електронної пошти спрощують цей процес для вас, автоматично виявляють повідомлення зі списку розсилки та пропонують легку для пошуку кнопку скасування підписки. Але навіть якщо ваш поштовий клієнт не має цієї функції, все одно варто прокрутити повідомлення донизу та вручну знайти посилання для скасування підписки. Якщо нічого не допомагає і немає посилання для скасування підписки, часто варто надіслати коротку відповідь електронною поштою, у якій відправника прямо просять «вилучити мене зі свого списку».

Використовуйте автозаповнення

Пропозиції автозаповнення (наприклад Розумний ввід Gmail) є, мабуть, однією з найкращих функцій, доданих до програм електронної пошти за останній час. Якщо ви не знайомі, вони в основному працюють, передбачаючи загальні слова та речення, які ви зазвичай використовуєте, а потім подають їх як пропозиції, які ви можете ввести одним натисканням клавіші. Хороші вивчають ваш стиль письма, чим більше ви їх використовуєте, і з часом можуть стати майже жахливо точними.

Чесно кажучи, пропозиції автозаповнення навряд чи заощадять вам більше, ніж кілька додаткових хвилин на тиждень, але вони можуть працювати чудеса для зменшення розумових зусиль, необхідних для створення електронного листа, особливо якщо вам важко знайти правильний шлях до слова щось. Ці пропозиції також можуть служити корисним нагадуванням, щоб все було коротким і приємним.

Дізнайтеся, коли пропускати електронну пошту та брати трубку

Однією з найкращих навичок роботи з електронною поштою, яку ви, можливо, можете розвинути, є здатність розпізнавати, коли електронна пошта є — і що важливіше, коли вона не є — ідеальним способом спілкування для використання в певній ситуації. У багатьох випадках електронна пошта є кращою, оскільки вона асинхронна, дозволяє надсилати більш обдумані відповіді та залишає за собою паперовий слід, що робить її чудовою для певних типів повідомлень. Але для менш офіційних розмов електронна пошта може бути не найкращим місцем спілкування. Якщо ваше спілкування не обов’язково потрібно реєструвати, швидше й ефективніше відправити коротке повідомлення Slack або навіть підняти трубку. У певних робочих ситуаціях виклики людей іноді викликають несхвалення, але якщо використовувати їх стратегічно, це приносить користь (додаткова швидкість, чіткість і можливість використовувати тон і інтонацію для передачі інформації) переважають витрати.

Рекомендації редакції

• 10 розширень для браузера, які допоможуть підвищити вашу продуктивність
• Простий злом GPU зробить ваш ноутбук RTX 3080 на 20% потужнішим, якщо ви наважитеся

Оновіть свій спосіб життяDigital Trends допомагає читачам стежити за динамічним світом технологій завдяки всім останнім новинам, цікавим оглядам продуктів, проникливим редакційним статтям і унікальним у своєму роді коротким оглядам.